Začínáme s evidencí majetku

Samozřejmě stejně jako u všech modulů je nejprve nutné si rozmyslet co a jakým způsobem budete chtít provádět. Tedy při nastavení parametrů je důležité nastavit formu (použití průvodce pořízením, likvidace faktur...) a samotný obsah parametrů (kdy a jak se má provádět odepisování, nastavení některých často používaných pohybů, sestav...). Dále pro výpočty odpisů, případně možnost evidovat dvojí ceny, účetní a daňové, nezapomeňte vygenerovat a nastavit parametry vázané s kontem.

Stejně tak bude důležité jakým způsobem si předvyplnit číselníky. Nebo jakým způsobem si organizovat jejich strukturu. To se bude nejspíše týkat číselníku pohybů a nebo číselníku rozlišení, pokud budete chtít využívat různých rozlišení karet dlouhodobého majetku resp. operativní evidence pro inventurní či jiné účely. V kartách majetku, ale v kartách evidence vozidel se využívají globální číselníky určené pro celý systém jako jsou číselníky členění nebo číselník kont, tam potom nastavení bude souviset s celou koncepcí účetnictví.

Výsledkem celého snažení v evidenci dlouhodobého majetku jsou vytvořené daňové, účetní odpisy a jejich zaúčtování, dále možnosti inventarizací majetku. Stejně tak u operativní evidence je cílem možnost provádění inventarizace.

Základem evidencí jsou tedy karty, u kterých se evidují veškeré informace pro vazbu na účetnictví = stavy na kontech (vstupní ceny, zůstatkové hodnoty, umístění u středisek..) dále informace pro výpočty odpisů (způsoby výpočtu, jednotlivé sazby...) a informace vázané s inventarizací (počty kusů, umístění na střediscích resp. budovách nebo u referentů....). Jakmile jsou takto zavedeny karty je možné s nimi pracovat formou pohybů (převody na střediska, vyřazení, částečné vyřazení....). Jednak jsou vždy zachovány informace o historii karty, dále každý typ pohybu má určeno zda se o něm bude a jakým způsobem účtovat. Tj. jakým způsobem se pohyb provedený v modulu majetek promítne na kontech. Stejně tak měsíční zpracování účetních odpisů probíhá s pomocí pohybů, u kterých je zadán způsob zaúčtování. Pro inventurní účely je určeno spousta sestav nastavených podle různých kritérií.

Veškerá data se skládají z údajů, které by měly být neměnné (inventární číslo, datum zavedení do evidence...) a údajů, které v průběhu času mohou měnit svoji hodnotu (zůstatkové hodnoty, umístění...). Proto se karty jak dlouhodobého majetku, tak operativní evidence skládají z tzv. hlavičky a ročních údajů, které se nastaví pro následující období vždy na konci fiskálního období při ročním zpracování.

Pro evidenci vozidel je určující jak evidence vozového parku tak vytvoření daňového přiznání k silniční dani a jeho úspěšného zaúčtování. Je tedy důležité správně zadat informace pro karty vozidel, tak aby mohla být vypočtena silniční daň. Ta pak formou zpracování záloh se zaúčtuje na konta určená v souvztažnosti pohybu pro zaúčtování záloh a navíc do platebního kalendáře, takže je zaručeno i zaplacení záloh resp. vyúčtování silniční daně.

Veškeré změny v evidenci dlouhodobého majetku se provádí přes tzv. pohyby = změny. Ty mají svoji vlastní evidenci, která je přidělena ke každé kartě dlouhodobého majetku a umožňuje sledovat historii karty. S některými pohyby jsou vázány souvztažnosti na základě kterých je možné provázat evidenci dlohodobého majetku s účetnictvím formou vytvořených dokladů.

Dalším kriteriem pro sledování dlouhodobého majetku jsou daňové a účetní odpisy. Tvoří se nezávisle na sobě pomocí tzv. odpisových plánů a použitím funkcí měsíční a roční zpracování se z plánu stává skutečnost, která se promítá do historie karet formou typů pohybů "daňové odpisy" resp. "účetní odpisy", do účetnictvím formou dokladů vytvořených na základě souvztažností vázaných s příslušným pohybem. V případě výkaznictví IFRS se bude jednat o "odpisy IFRS".

Výpočet odpisů jak daňových tak účetních resp. IFRS probíhá automaticky při zápisu karty do evidence dlouhodobého majetku nebo při jakékoliv změně na kartě, která by mohla změnit průběh nebo sazby odpisů (např. provedení pohyby technické zhodnocení na kartě majetku)

Neméně důležitým kritériem pro sledování dlouhodobého majetku je pak sledování umístění ať jsou to budovy, referenti nebo umístění na střediscích. Informací o umístění se dále využívá pro rozličné inventurní přehledy.

Sledování investic je určeno pro sledování převážně dlouhodobých investic. Zavedením investice do evidence pořízení investic se zavede tzv. účetní případ, stejně tak s každou další fakturou. Pořizování účetních případů je vázáno na evidenci investičních faktur a tedy následné likvidaci faktur.

Zavedení a práce s kartami v evidenci pořízení investic je ovlivněno nastavením parametrů.

Změny na kartách v evidenci pořízení investic se provádí na základě tzv. pohybů = změn, které jsou vázány s každou kartou. Všechny pohyby pro evidenci pořízení investic jsou bez vazby na účetnictví. Tj. o těchto pohybech se neúčtuje, pouze se evidují změny a účetní případy. K zaúčtování všech účetních případů dochází až v okamžiku převedení do používání, což ve skutečnosti znamená zavedení do evidence dlouhodobého majetku. Další práce pak již s těmito kartami v evidenci pořízení investic není možná a investice je po zavedení do používání je přístupná pouze k prohlížení bez možnosti úprav.

Stejně tak jako u předchozích evidencí je práce s kartami operativní evidence ovlivněna zadáním parametrů. Operativní evidence je neúčetní, což znamená, že o veškerých změnách v této evidenci se nebude účtovat.

Změny formou pohybů mají vliv pouze na stav karet, u každé karty se sleduje seznam provedených změn = pohybů. Na základě takto uchovávaných změn je kdykoli možné v libovolném čase si promítnout skutečnou situaci v evidenci operativní evidence. Systém nezávisle uchovávaných pohybů umožňuje sledování historie v evidenci.

Hlavním kritériem pro sledování operativní evidence nejspíše bude sledování umístění (budovy a místnosti, referenti nebo střediska) na základě kterých lze vytvořit inventurní přehledy.

Slouží pro evidenci vozidel a následnému výpočtu záloh silniční daně včetně zaúčtování jednotlivých plateb, v konečné fázi pak slouží jako podklad pro podání silniční daně.

V evidenci karet vozidel lze evidovat jak vozidla firemní, na základě evidence karet dlouhodobého majetku tak vozidla soukromá, za které firma či sám majitel platí silniční daň resp. evidovat všechna vozidla, která byla využita ke služebním cestám.

Pořízení nového záznamu může být vázáno na evidenci na evidenci dlouhodobého majetku, pokud bude vozidlo součástí přiznání k silniční dani. Výhodou vazby na evidenci dlouhodobého majetku je určitá provázanost evidencí. Tj. dojde-li například k pohybu v evidenci dlouhodobého majetku, které by mohly mít vliv na kartu vozidla v evidenci vozidel (např. provedení typu pohybu "převod na středisko"), program automaticky vazby vyhodnotí a nabídne provedení stejné akce na kartě v evidenci vozidel.

Samozřejmě je zde také kriterium sledování umístění vozidel pro tvorbu inventurních sestav. U vozidel se vede evidence karet na střediska a referenty.

Budeme předpokládat, že jsou nastaveny parametry a nastaveny číselníky nutné pro založení karet (pro pořízení evidence investic, dlouhodobého majetku a operativní evidence) je postup téměř totožný. V zásadě platí pro všechny evidence, že musí být založen číselník pohybů - tedy jak u všech investic, tak v evidenci vozidel. Všechny změny v těchto evidencích probíhají přes systém pohybů.

Doporučujeme mít nastaveno použití průvodce pořízením, usnadní pořízení karty - postupně jsou nabízeny základní a nezbytně nutné údaje.

•	nabídnou se pohyby pro založení karty (pokud nenastanou speciální podmínky, vždy by to měl být typ pohybu "nový nákup") Seznam pohybů pro zavedení nové karty do evidence

•

po vybrání pohybu je nutné zadat veškeré údaje - u dlouhodobého majetku je nutné zadat informace nutné pro výpočet odpisů daňových, účetních případně odpisů IFRS. Z tohoto důvodu je dobré využít průvodce pořízením, kdy se postupně nabízí jednotlivé skupiny položek a teprve po jejich zadání se nabídne k doplnění údajů celá karta.

Nastavení použití průvodce pořízením

•	pokud je potřeba, pak zadejte též informace o umístění majetku (členění, budovy, místnosti, referenti) Karta majetku - umístění Umístění je možné zadat dodatečně přím v prohlížeči karet, bez toho že by bylo potřeba kartu otevírat Funkce pro zadání umístění

•	u dlouhodobého majetku nezapomeňte zadat informace týkající se evidence DPH, zvláště v případě kombinovaného využití daného přijatého plnění (odpočet a vyrovnání DPH)

•

po uložení záznamu se na pozadí u dlouhodobého majetku vypočte roční odpisový plán. Zde je dobré si pamatovat, že vždy při jakékoliv změně, která má vliv jak na způsob výpočtu (změna algoritmu), tak výši odpisů (např. částečné vyřazení) vždy se na pozadí provede přepočet ročního odpisového plánu dle aktuálního zadání podle uvedených pravidel - viz roční odpisový plán.

•	pokud je v číselníku pohybů u vybraného u pohybu nastaveno účtovat, pak vytvoření dokladu

•	vypočte se roční odpisový plán dle nastavení karty a systému (české - slovenské odpisy atd.)

Pro sledování evidence pořízení investic musí být povolena v parametrech evidence majetku likvidace faktur.

•	nabídnou se pohyby pro založení karty investice (vždy se zde jedná typ pohybu "nový nákup")

•	pokud je potřeba, pak zadejte též informace o umístění majetku (členění)

•	nabídnou se pohyby pro založení karty - vzhledem k tomu, že se zde o operativní evidenci přímo neúčtuje, je vcelku jedno zda použijete typ pohybu "nový nákup" či "počáteční zavedení"

•	zadejte též informace o umístění majetku (členění, budovy, místnosti, referenti)

•	Pokud se jedná o vozidlo, které je zároveň investicí a je v evidenci dlouhodobého majetku, je výhodné převzít informace a zároveň vytvořit vazbu mezi kartou vozidla a kartou vozidla v evidenci majetku. Pak nemůže stát např. při vyřazení, že by došlo k vyřazení pouze v jedné evidenci

•	U evidence vozidel je potřeba zadat údaje na základě kterých se provede výpočet silniční daně pro aktuální rok - základní údaje a roční údaje. Zadání údajů do karty vozidla

•	pokud je potřeba, pak zadejte též informace o umístění (členění, referenti)

•	u evidence vozidel nezapomeňte zadat roční údaje - mohou ovlivnit výpočet silniční daně pro aktuální kalendářní rok

Nejprve je nutné pořídit jednotlivé evidence ( pořízení investic, dlouhodobý majetek, operativní evidence, evidence vozidel) dle daných pravidel. Pak na základě existence karet v jednotlivých evidencích je možné provádět nad těmito kartami různé operace (evidence a zaúčtování odpisů, inventurní přehledy, sledování investic, přiznání k silniční dani...) Jednotlivé evidence mohou pracovat nezávisle na sobě, ovšem systém umožňuje propojení jednotlivých evidencí tak, aby nevznikala duplicita.

Pořízení nového záznamu provedete použitím klávesy Insert v libovolném prohlížeči.

Při pořízení záznamů do některých evidencí jsou některé z položek přednastaveny s možností změny. Nastavení vyplývá buď z konstrukce příslušné evidence nebo je nastavení provedeno na základě zadání parametrů.

Při pořízení karty majetku se hodnoty pro daňové a účetní odepisování naplní hodnotami zadanými v parametrech pro nastavení daňových a účetních hodnot.

U některých položek je přednastavení pevné bez možnosti úprav. Jsou to položky, které mají skrytý význam a uživatel položku nevidí nebo je položka ve formuláři pro zadání nového záznamu vidět, ale je zašedlá tj. nepřístupná k editaci.

Při zakládání nového záznamu do číselníku typů pohybů se automaticky předvyplní do záznamu fiskální období, ve kterém je záznam pořizován. Fiskální období je zde navíc obsaženo v jednoznačném určení hledaného záznamu.

Vyplnění hodnot u některých položek je podmíněno hodnotami v číselnících. Kde číselníkem se zde myslí určitý výčet možností určený právě pro tuto příležitost. Tj. položka vázaná na číselník nemůže obsahovat jinou hodnotu než tu, která je v číselníku obsažená. Většinu číselníků můžete volně zadávat hodnotami, které si určíte. Pak jsou číselníky, u kterých je pevně daný obsah. Tyto číselníky jsou většinou jednoznačně určeny např. zákonem o dani z příjmů a jejich obsah nelze měnit. Vygenerování takovýchto číselníku je umožněno na základě funkcí programu (odpisová tabulka, typ vozidla z pohledu silniční daně.....). Výhodou vazby je kontrola obsahu položek, možnost výběru hodnoty z číselníku, výčet daných možností.

Při zadání karty vozidla musí být vyplněna položka "sazba daně" na základě hodnot z číselníku sazby daně, aby mohla být vypočtena silniční daň

Některé z položek sice mohou být svázány s číselníkem, ovšem jejich obsah pak striktně nemusí obsahovat možnost z výčtu položek číselníku. Zde je pak výběr z číselníku pouze jedna z možností, jak zadat hodnotu položky.

Při zadávání hodnoty v "osobní číslo" v číselníku referentů může jeho hodnota nabývat některé z hodnot z vygenerované nabídky osobních čísel. Pak je záznam v číselníku referentů vázán s konkrétním zaměstnancem a jeho konkrétním pracovním poměrem. Nebo může obsahovat např. vazbu na činnost a určitý majetek pak nebude registrován na osobu, ale na činnost

Pro opravu již stávají nového záznamu použijte klávesu Enter v libovolném prohlížeči, kde je umožněno opravit záznam nebo se funkce pro opravu stávajícího záznamu provede stiskem levého tlačítka myši na tlačítku upravit větu.

U některých evidencí nelze provádět opravy rovnou přes klávesu Enter resp. pomocí tlačítka pře úpravu věty, ale opravy se evidují pomocí typů pohybů "oprava". Formulář pro pořízení věty je zašedlý a teprve po aktivaci pohybu "oprava" se povolí změny položek. Jakmile se provedení změn ukončí, uloží se změnové věty s informací, která položka byla změněna, původní a novou hodnotu (viz příklad 5).

Pro některé evidence není povoleno opravovat, přidávat nebo rušit záznam. Jedná se většinou o ty evidence, které vznikly na základě funkcí programu. V případě, že některá z těchto je zakázaná, je tlačítko v záhlaví prohlížeče zašedlé.

V evidenci karet dlouhodobého majetku se opravy karet provádí pomocí typu pohybu "oprava". Po použití běžné funkce pro opravy záznamů, se zobrazí dialog, do kterého nelze provádět zápisy.

U každé karty v evidenci dlouhodobého majetku pak naleznete seznam vytvořených pohybů včetně typy pohybů "oprava"

Zrušení již stávají nového záznamu se provedete použitím klávesy Delete v libovolném prohlížeči, kde je umožněno rušit záznam nebo se funkce pro opravu stávajícího záznamu provede stiskem levého tlačítka myši na tlačítku upravit větu.

V evidenci pořízení investic, dlouhodobého majetku, operativní evidence omezeně též u evidence vozidel se veškeré změny v evidencích provádí pomocí tzv. pohybů = změn. Tyto změny se ukládají samostatně mimo záznam, u kterého se pohyb aktivoval. Tento systém umožňuje v rámci sledovat historii evidencí. Změny tak jsou variabilní a lze s nimi dále pracovat (oprava, pohybu, rušení pohybu....)

Jednotlivé pohyby jsou v evidencích nabízeny podle funkce, kterou právě potřebujete provést. Tj. jiný seznam se nabídne při pořízení nové karty dlouhodobého majetku a jiný při vyřazení karty operativní evidence.

Použití funkce průvodce vám může zpříjemnit a ulehčit zadávání nových záznamů. Zvláště tam, kde je velké množství položek, vám průvodce pořízení bude nabízet postupně jednotlivé položky k zápisu, aby nedošlo k opomenutí vyplnění některé z položek. Po ukončení zadávání v průvodci se zadané hodnoty přenesou do formuláře odpovídajícímu zadávání.

Záložky v průvodci většinou odpovídají jednotlivým záložkám v kartě majetku nebo jsou obsahově příbuzné

Záložka v průvodci pro zadání základních informací v kartě dlouhodobého majetku

záložka se základními hodnotami se po ukončení editace průvodce "přenese" do formuláře karty dlouhodobého majetku

Výběr karet pro hromadné akce. V horním okně se provádí výběr (např. karet dlouhodobého majetku), vybrané karty se pak přesouvají do spodního okna. V okamžiku, kdy máte vybranou množinu záznamů, se kterou potřebujete pracovat spustíte akci, pro kterou jste výběr prováděli. Vybrané karty k pro hromadné opravy se zobrazují ve spodní části okna.

Při výběru jedné karty použijete tlačítko

pro přesun karty do spodního okna (kliknutím na levé tlačítko myši v poloze na šipka) nebo použitím klávesy Insert se aktuálně nastavená karta přesune.

•	držet tlačítko Ctrl+ kliknutím na levé tlačítko myši vybírat jednotlivé karty

•	držet tlačítko Shift+ šipkou nahoru / dolů se vyberou karty po sobě jdoucí v seznamu

Vybrané karty se podbarví a pak kliknutím na levé tlačítko myši v poloze na šipka

nebo stisk klávesy Insert se provede přesun všech vybraných karet do spodního okna.

Každou kartu je možné vybrat pouze jednou, po výběru karty a přesunu do spodního okna se řádek označí (bude zadýmené). Pro různé druhy hromadných akcí je pak nutné zadat další položky podle povahy příslušné hromadné akce.

Zrušení výběru provedete označením vybrané položky ve spodním - výběrovém okně a kliknutím na levé tlačítko myši v poloze na šipka

Při evidenci karty ve více kusech a jednotlivé kusy jsou vedeny u budov a místností resp. referentů je nutné zároveň provést vyřazení u umístění. Jestliže by se provedlo vyřazení pouze v kartě mohlo by dojít k nesouladu u inventurních sestav podle budov a místností resp. referentů.

Výběr budovy a místnosti resp. referenta pro vyřazení se provádí buď dvojitým poklepem na levého tlačítko myši na vybrané budově a místnosti resp. referentů použití tlačítka šipka

pro přesun do pravého okna nebo dvojitým poklepem na levé tlačítko myši na vybrané budově a místnosti resp. referentů a stisk klávesy INSERT.

Zrušení výběru se provede poklepem na levé tlačítko myši na vybrané budově a místnosti resp. referentů, jehož výběr chcete zrušit, a použití tlačítka

šipka pro přesun do pravého okna nebo kliknout na levé tlačítko myši a klávesou DELETE.

V seznamu umístění, je pak původní zápis označen jako neplatný a vytvořen zápis nový s novým počtem kusů.

Všechny záznamy i vazby mezi jednotlivými záznamy je možné použít do libovolných výstupů. V modulu majetek jsou spolu s databází a systémem Vision ERP dodáván také souhrn sestav, které pokryjí všechny oblasti kolem majetku (stavy karet, informace o odepisování...)

Další jsou formuláře určené pro určené pro některé úlohy (např. přiznání k silniční dani)

Hromadné akce jsou všechny ty, kdy na základě nějakého výběru či akce, se provede jedna funkce na více záznamech (kartách). Jedná se o všechny hromadné zápisy změn, zpracování odpisů apod.

3.	přepočet odpisů - výběr karet pro přepočet se provede na základě předem zadaného filtru

4.	přepočet odpočtu DPH - výběr karet pro přepočet se provede na základě stanovených podmínek pro přepočty odpočtu DPH

5.	výpočet vyrovnání odpočtu DPH - výběr karet pro přepočet se provede na základě stanovených podmínek pro výpočet vyrovnání odpočtu DPH

6.	zaúčtování odpočtu DPH - určenou pouze pro karty, u kterých platí podmínky pro přepočty odpočtu DPH

7.	zaúčtování vyrovnání DPH - určenou pouze pro karty, u kterých platí podmínky pro výpočet vyrovnání odpočtu

8.	převod karet dlouhodobého majetku do operativní evidence - tato akce je nevratná a měla by se používat velmi opatrně a vyjímečně např. při zavádění nových dat do systému Vision ERP

9.	přepočty silniční daně - určeno pro všechny karty evidence vozidel a pro všechna přiznání (řádné, opravné i dodatečné)

U všech ostatních hromadných akcí je před zpracováním nabídnut výběr karet. Před některými hromadnými akcemi se ještě výběr položky pro příslušné hromadné akce zúží o předem nastavený výběr (např. při převodech mezi referenty se nejprve zadá výchozí referent). Jsou to:

V modulu majetek naleznete některé další hromadné akce, tj. kdy se naráz provádí více stejných opakování některých procesů a postupů. Jsou to: