Operativní evidence

Funkce pro práci s kartami operativní evidence jsou umístěny v hlavním menu Majetek | Operativní evidence:

Operativní evidence je určena ke sledování informací drobného majetku. Základními informací je pořizovací hodnota s možností sledování skutečné ceny, počátečního stavu, prodejní ceny vedené ke každé kartě na kartě s přiřazeným inventárním číslem. Operativní evidence je orientovaná na vedení karet v počtech kusů.

Pro práci přímo s kartami operativní jsou určeny funkce pro snadnější práci s kartami podle různých kritérií:

Funkce práci s kartami dlouhodobého majetku jsou umístěna v záhlaví prohlížeče karet operativní evidence

Po zvolení funkce se nabídne seznam možností pro prohlížení a nastavení dokladu vázaného s pořízením karty operativní evidence. Při volbě "prohlížení" se nabídne doklad zadaný při pořízení karty se nabídne formulář dokladu, při "opravě dokladu" je možné bez otevírání celé karty pouze doplnit či změnit zadaný doklad, při "rušení vazby" se odstraní zadaná vazba na doklad.

Vyvolání funkce se provede buď stiskem levého tlačítka myši nebo stiskem kombinace kláves Alt+ D.

Funkce pro vyřazení nebo částečné vyřazení karty operativní je umístěna v záhlaví prohlížeče operativní evidence. Vyvolání funkce se provede buď stiskem levého tlačítka myši nebo stiskem kombinace kláves Alt+ V. Funkce určena pro celkové nebo částečné vyřazení karet operativní evidence. Po zvolení funkce a vybrání příslušného pohybu se provede zápis pohybu vyřazení, ten je pak přístupný k prohlížení v seznamu pohybů. Vyřazení není to samé jako fyzické odstranění karty z evidence.

Funkce pro prohlížení pohybů k jednotlivým kartám je umístěna v záhlaví prohlížeče karet operativní evidence. Po spuštění funkce se zobrazí pohyby k aktuálně nastavené kartě. Vyvolání funkce se provede buď stiskem levého tlačítka myši nebo stiskem kombinace kláves Alt+ P. Seznam všech změn, které jsou vázány s kartou.

Funkce pro prohlížení a nastavení jednotlivých umístění karty operativní evidence je umístěna v záhlaví prohlížeče operativní evidence. Vyvolání funkce se provede buď stiskem levého tlačítka myši nebo stiskem kombinace kláves Alt+ U. Funkce slouží pro prohlížení a úpravy umístění aktuálně nastavené karty pro budovy a místnosti, referenty

Funkce pro volání ostatních pohybů pro aktuálně nastavenou kartu operativní evidence je umístěna v záhlaví prohlížeče operativní evidence. Vyvolání funkce volání ostatních pohybů v prohlížeči karet operativní evidence se provede buď stiskem levého tlačítka myši na tlačítko pro aktivaci této funkce nebo stiskem kombinace kláves Alt+ Z

Funkce pro nastavení prohlížeče karet operativní evidence je umístěna v záhlaví prohlížeče operativní evidence. Nastavení prohlížeče je možné také přímo v parametrech operativní evidence. Vyvolání funkce nastavení sloupců v prohlížeči karet operativní evidence se provede buď stiskem levého tlačítka myši na tlačítko pro aktivaci této funkce nebo stiskem kombinace kláves Alt+ S

Při prohlížení nebo jakékoliv práci s kartami operativní evidence je možné mít v prohlížeči umístěn tzv. náhled karty, který umožňuje bez vstupu do karty mít některé informace okamžitě k dispozici

Pro pořízení karty jsou určeny typy pohybů "nový nákup" a "počáteční zavedení". Vzhledem k tomu, že o operativní = neúčetní evidenci se neúčtuje, oba pohyby jsou nastaveny jako neúčetní.

Odstranění karty operativní evidence není to samé jako vyřazení karty. Vyřazením karty typem pohybu "vyřazení" se provedou všechny úkony vázané s vyřazením a karta do konce účetního období zůstává v evidenci.

Odstraněním se provede trvalé vymazání karty z operativní evidence včetně všech ostatních záznamů spojených s touto kartou. Tedy včetně veškerých pohybů, umístění apod. Provede se trvalé odstranění veškeré historie karty včetně všech ročních údajů v předchozích letech.

Použitím funkce odstranit větu se nabídne seznam možností, jakým způsobem pracovat s kartou operativní evidence.

•	odstranění karty včetně hlavičky - provede trvalé vymazání karty z operativní evidence, tedy včetně historie a všech informací svázaných s kartou

•	odstranění ročních údajů - provede se trvalé odstranění ročních údajů včetně záznamů vázaných s kartou operativní evidence v aktuálním období. Historie týkající se předchozích účetních období zůstane zachována

•	vyřazení - po výběru typu pohybu "vyřazení" se provedou všechny úkony vázané s vyřazením karty operativní evidence

Karty operativní evidence jsou složeny s údajů, které jsou stálé a jejich hodnoty nejsou vázány na období resp. na jiné akce prováděné v rámci zpracování dat operativní evidence. K jejich změnám může dojí pouze ruční opravou uživatelem.

Některé z údajů na kartě operativní evidence jsou přímo vázané na období a jejich hodnota se podle nastaveného účetního období mění.

Roční údaje jsou ovlivněny prováděnými pohyby v rámci jednotlivých účetních období. Jedná se o pohyby, které nějakým způsobem mění průběžně hodnoty - technické zhodnocení, částečné převody, částečné vyřazení....

Formulář karty operativní evidence se skládá kromě hlavičky = záhlaví z následujících záložek:

Každá karta obsahuje tzv. hlavičku, to jsou ty údaje, které identifikují kartu operativní evidence. Zadání v hlavičce karty by mělo zůstat po celou dobu existence karty operativní evidence neměnné. Kartu operativní evidence jednoznačně určuje inventární číslo. Pro číslování operativní evidence je určena jednotná řada.

•	inventární číslo - je tvořeno na základě zadaných parametrů v číslování operativní evidence. Program obecně umožňuje duplicitní inventární čísla. Při zadávání karet je duplicita inventárních čísel kontrolována a pokud tato situace nastane, budete na tuto skutečnost upozorněni.

Při použití vygenerování inventárního čísla funkcí programu by tato situace nastat. Nicméně pokud jste inventární číslo zadali ručně a program zjistil duplicitu je možné opětovně inventární číslo vygenerovat podle zásad uvedených v parametrech pro číslování operativní evidence pomocí funkce umístěné přímo ve formuláři karty dlouhodobého majetku.

•	název - pro zapsání názvu karty operativní evidence, pod kterým bude veden

Pro pořizování karet platí, že opravovat = editovat se mohou pouze počáteční stavy. Tj stav k počátku účetního období nebo zavedení do evidence.

Proto u položek, které jsou závislé na čase a mohou s příslušnými pohyby (technické zhodnocení, částečné vyřazení...) měnit svou hodnotu, jsou uvedeny dvě hodnoty. První z nich ukazuje počáteční stav a ten je také možné měnit a druhá hodnota ukazuje aktuální k právě nastavenému účetnímu období

•	počet kusů - program při zadávání nové karty přednastaví na hodnotu 1.

•	cena / karta - hodnota vstupní ceny dopočítána automaticky - počet kusů * cena za kus

•	prodejní cena - má význam pouze informativní, pokud by došlo k prodeji - význam pouze pro různé seznamy majetku

•	DPH - sazba DPH může nabývat hodnot bez daně, snížená sazba nebo sazba základní. Pro jednotlivé roky se pak výše sazby DPH může měnit. Nastavení sazeb DPH najdete v parametrech účetnictví a odbytu.

Položky počet kusů, celková cena, středisko jsou aktualizovány v čase tak, jak probíhaly změny na kartách operativní evidence (zhodnocení, částečné vyřazení, převedení na středisko..). U těchto položek je vždy počáteční stav (stav k počátku období nebo zavedení do evidence) a stav aktuální změněný pohyby.

Záložka je určena pro zadání jednotlivých umístění podle referentů, tyto informace jsou určen pouze pro potřeby inventurních sestav a přehledů.

Záložka je určena pro zadání jednotlivých umístění podle budov a místností, tyto informace jsou určen pouze pro potřeby inventurních sestav a přehledů.

Položky v záložce technických parametrů jsou určeny pro další upřesnění. Všechny zde zadávané položky nejsou nepovinné.

•	položka 1 a položka 2 - položky nemají specifický význam, zde je možné zadávat hodnoty pro které nemá karta dlouhodobého majetku jiného vymezení.

•	rozlišení - je možné využít pro rozčlenění majetku, kdy již nestačí konta a SKP. Např. je potřeba vědět kolik je majetku určité značky apod. Pro nastavení rozlišení je určen číselník jehož obsah je libovolný dle vašich potřeb.

Do zápisu poznámky je možné uložit libovolný text určený k další bližší identifikaci majetku na kartě operativní evidence, případně libovolný dokument nebo obrázek.

Záložka obsahuje údaje o veškerých změnách, které na kartě probíhají, jako jsou přesuny na střediska, opravy.... Všechny pohyby vznikají po vyvolání nějaké akce a po zadání příslušného pohybu. Zde jsou uveden všechny pohyby od počátku zavedení karet do evidence bez ohledu na nastavené účetní období

Seznam případných parametrů umožní rozšířit seznam sledovaných informací u karet operativní evidence

•	vytvoření inventárního čísla - na základě vnitřního počítadla a parametrů pro tvorbu inventárního čísla je možné opětovně vygenerovat inventární číslo.

•	změny - funkce pro provedení pohybů na kartě. Vyvolání funkce se provede stiskem levého tlačítka myši na tlačítku pro změny nebo použitím kombinace kláves Alt+ Z

Funkce je určena pro zadání resp. prohlížení dokladu, na základě kterého byla karta operativní evidence pořízena. Po zvolení funkce je nabídnuto menu s dalšími možnostmi. Doklad se do položky ukládá ve tvaru AAA/RRR/DDDD, kde AAA je agenda resp. kniha dokladu, RRR je řada v rámci knihy a DDDD je číslo dokladu.