Sledování umístění - dlouhodobý majetek

Funkce pro sledování umístění naleznete přímo v kartě dlouhodobého majetku v záložce umístění

Funkce umístění karet dlouhodobého majetku pro potřeby inventarizace. Karty je možné evidovat podle několika pohledů:

•	podle členění - umístění na středisku má význam i pro účetní zápisy (odpisy apod..)

•	podle členění - fyzické umístění - pro případ, že karta je účetně vedena na jednom středisku, ale fyzicky na středisku jiném. Pokud není nastaveno jinak, předpokládají se oba údaje shodné. Tedy členění pro účetní účely = členění -fyzické umístění.

•	podle referentů - pro určení hmotné zodpovědnosti, vázáno s číselníkem referentů

Sledování umístění na střediska = členění je pomocí mechanismu pohybů převodů na střediska a evidence záznamů u budov a místností resp. referentů platností data od =do umožněno sledování včetně historie. V kartě je vždy aktuální stav umístění podle nastaveného aktuálního účetního období.

Pohyby mezi jednotlivými umístěními je možné provádět jednotlivě přímo v kartách majetku ať už pomocí pohybu oprava, tedy přímým zápisem do počátečních stavů karet nebo do záznamů o umístění u budov a místností resp. referentů dále k tomu určenými pohyby převod na středisko nebo částečný převod na středisko. Pro větší množství pohybů jsou pak určeny hromadné převody. Ovšem u hromadných převodů se vždy vychází z předpokladu, že vybrané karty mají stejné umístění (podle povahy převodu - členění, referent....) a cílové umístění bude také shodné pro všechny vybrané karty k převodu.

Veškeré změny se provádí buď zápisem nějakého pohybu (u členění či členění - fyzické umístění) nebo zápisem do evidence umístění (u budov a místností resp. u referentů).

Tento princip umožňuje, aby v každém časovém okamžiku bylo možné získat aktuální údaje o umístění karet dlouhodobého majetku.

Pokud jde o evidenci členění vždy je na kartě vidět počáteční stav a stav dle aktuálního nastaveného období.

U evidence umístění u budov a místností resp. referentů je neplatný zápis označen a platnost je dána datumem ukončení platnosti.

Zápis o umístění, kterému již v aktuálním období skončila platnost je označen a je určen.

Funkce pro sledování umístění členění naleznete přímo v kartě dlouhodobého majetku v záložce umístění, členění

Sledování historie umístění členění je umožněna systémem pohybů. Pro převod na středisko je určen speciální typ pohybu "převod na středisko". Aktuální nastavení určuje vždy naposledy provedený pohyb v době do aktuálně nastaveného období. Pokud neexistují pohyby, je platné to, co je uvedeno v kartě v počátečním stavu.

Pro členění jsou dva zápisy, první, který je také možné editovat obsahuje počáteční stav tj. k počátku účetního období nebo zavedení do evidence, dále stav k aktuálně nastavenému období. Jednotlivé stupně členění jsou vázány na příslušné číselníky.

Změny v nastavení členění je možné provádět přímo v prohlížeči karet dlouhodobého majetku nebo v kartě dlouhodobého majetku pomocí tlačítka změny. Pro nastavení členění u více karet najednou na jedno středisko jsou určeny hromadné převody na středisko. Mechanismus zápisu pohybů a následné zaúčtování probíhá stejně jako u karty jedné.

Převody se provádí na základě pohybů “převod na středisko”. Kromě inventarizace slouží umístění na středisko k účtování změn. Platnost do je určena datem provedení pohybu. V rámci měsíce je platný vždy poslední zápis převodu na středisko. Pokud karta obsahuje vice kusů, předpokládá se, že na středisku je vedena celá karta tj. všechny kusy.

Celá karta i případě, že obsahuje více kusů je vždy vedena na jednom středisku, činnosti.... Stejně tak platí pro členění - fyzické umístění.

Středisko - fyzické umístění je určeno pouze pro potřeby inventarizace, v případě, že je majetek fyzicky na jiném místě, než kam se má účtovat. V ideálním případě jsou položky středisko a fyzické umístění shodné.

Pohyb převod na středisko je určen pro převody karet mezi středisky. Pokud je zároveň v kartě nastaveno také fyzické umístění, při převodu na středisko je možné zároveň provést změnu umístění střediska - fyzické umístění.

Při převodu na středisko a zároveň převodu na středisko-fyzické umístění se do seznamu pohybů ke kartě založí dvě změnové věty o provedených pohybech (převod na středisko a převod na středisko - fyzické umístění)

Chcete-li, abyste kdykoliv kdy budete chtít svázat oba pohyby (převod na středisko, převod na středisko-fyzické umístění) nemuseli doplňovat vazbu na pohyb převod na středisko-fyzické umístění, je dobré si provázat oba pohyby přímo v číselníku pohybů. K používanému pohybu "převod na středisko" doplníte do pohybu následného (tedy pohybu, který bude proveden zároveň) požadovaný pohyb "převod na středisko-fyzické umístění".

V případě, že má na karta dlouhodobého majetku vazbu na kartu vozidla (tj. karta vozidla vznikla na základě této karty dlouhodobého majetku), předpokládá se, že při převodu karty dlouhodobého majetky na jiné středisko, by se měla provést také aktualizace střediska u vozidla. Na dotaz se pak provede automaticky zápis také do evidence vozidel k příslušné kartě vozidla do.

Zároveň s převodem na středisko se předpokládá také změny v umístění na budovy a místnosti nebo referenty. Zde záleží na způsobu vedení karty. Tedy zda je vedena jako celek nebo je na kartě více kusů. Platnost původní záznamy se ukončí zadáním datumu ukončení platnosti - datum provedení pohybu a vytvoří se záznam nový.

Pouze u karet kde je vedených více kusů je nutné při převodu zadat počet kusů umístěných u budovy a místnosti resp. referenta

Při převodu na středisko se také předpokládá změna v nastavení podílového rozdělení odpisů na střediska. U pohybu je možné nastavit nové zatížení středisek odpisy v záložce. Po zápisu pohybu převod na středisko se ukončí platnost původních záznamů o podílovém rozdělení zadáním data do datum provedení pohybu.

Zadání nového podílového rozdělení na střediska u pohybu převod na středisko

U karet majetku v seznamu podílového rozdělení odpisů na střediska budou pak původní záznamy vyznačeny jako neplatné a po provedení pohybu přidány záznamy nové. Jestliže při pohybu "převod na středisko" zůstane seznam pro úpravu podílového rozdělení odpisů na střediska prázdný, zůstanou záznamy o podílovém rozdělení beze změny.

Seznam záznamů podílové rozdělení na střediska u karty dlouhodobého majetku

Při nastaveném účtování u pohybu není potřeba zadávat souvztažnosti, program automaticky vytvoří doklad, kde cena pro odpis se zaúčtuje na konto, na kterém je karta vedena, plusem na nové a mínusem na staré středisko.

Na kartě je vždy uveden počáteční stav (tj. stav buď datu pořízení nebo počátku účetního období nebo zavedení do evidence) a stav aktuální (tj. středisko zadané pohybem s nejvyšším datem, které samozřejmě nesmí být vyšší než aktuální datum.

Pohybem částečné převedení na středisko se odebere část jedné karty a založí se karta nová se stejnými parametry, ovšem se zadanou částkou převodu. Pro zadání pohybu je rozhodující jakým způsobem je karta vedena tj. zda je vedena jako jeden celek nebo na kusy. Potom i zadání pohybu respektuje zadání cen v kartě.

Při zavedení typu pohybu "částečný převod na středisko" se na straně původní karty zapíše pohyb "částečný převod na středisko" a nově vzniklé pak typ pohybu "počáteční zavedení - převod na středisko". Pohyb "počáteční zavedení - převod na středisko" pouze říká kdy a jakým způsobem karta vznikla, umožňuje sledovat historii protože teprve od tohoto data vázaného s pohybem se bude karta objevovat ve všech přehledech přestože datum pořízení a datum zavedení do evidence je stejné jako na kartě původní.

Vazba mezi oběma kartami je zachovaná z původní karty je možné si otevřít kartu nově vzniklou a naopak a to jak přímo ve formuláři karty, tak z pohybů.

Z původní karty a pohybu částečný převod na středisko vazba na kartu nově vzniklou. Z nově vzniklé karty a pohybu počáteční zavedení - částečný převod na středisko na kartu původní.

U verze karet vedených v počtech kusů zároveň s částečným převodem je nutné v případě, že je karta vedena pro inventurní potřeby na budovách a místnostech resp. na referentech, převést také tyto informace. Chcete-li převést původní zápis u budov resp. referentů, vyberte příslušnou budovu resp. referenta a zadejte novou budovu resp. referenta. Po tomto nastavení se upraví zápisy u původní karty a zapíší u karty nové.

U verze vedení karty jako celku, pokud budete chtít také novou kartu mít umístěnou na budově resp. referentovi, zadat budovu resp. referenta při zápisu karty nebo dodatečně funkcí umístění

Stornovat pohyb je možné pouze smazáním pohybu "částečné převedení na středisko" (na straně původní karty) v seznamu pohybů. Tady je potřeba si uvědomit, že se automaticky odstraní i nově vytvořená karta.

Nebo pokud odstraníte kartu vzniklou pohybem "částečné převedení na středisko" automaticky se odstraní také pohyb "částečné převedení na středisko" u původní karty.

Funkce pro sledování umístění členění - fyzické umístění naleznete přímo v kartě dlouhodobého majetku v záložce umístění, členění

nebo v záhlaví prohlížeče karet dlouhodobého majetku v záložce fyzické umístění.

Určeno pouze pro potřeby inventarizace v případě, že je majetek fyzicky umístěn na jiném středisku, než kde je majetek veden účetně. V ideálním případě jsou položky středisko a fyzické umístění shodné.

Tato informace se nebude brát pro potřeby účetnictví. Převod na středisko - fyzické umístění se provádí pomocí pohybů "převod na středisko - fyzické umístění" nebo zároveň s typem pohybu "převod na středisko". Aktuální nastavení určuje vždy naposledy provedený pohyb v době do aktuálně nastaveného období. Pokud neexistují pohyby,je platné to, co je uvedeno v kartě dlouhodobého majetku- počáteční stav.

Pokud karta obsahuje vice kusů, předpokládá se, že na středisku je vedena celá karta tj. všechny kusy.

Pokud není nastaveno jinak, předpokládá se, že fyzické umístění je shodné se členěním pro účely účetní. Převod se provádí zároveň s převodem na středisko (hodnoty jsou shodné) nebo přímo pohybem “převod / fyzické umístění“.

Funkce pro sledování umístění na budovy a místnosti naleznete v záhlaví prohlížeče dlouhodobého majetku u funkce umístění v záložce budovy / místnosti nebo přímo v kartě dlouhodobého majetku v záložce umístění, budovy:

U jednotlivých karet, u kterých je uvedeno vice kusů, může být několik zápisů umístění na budovu a místnost – do výše počtu aktuálních kusů na kartě. Převod se provádí zároveň s pohybem "převod na středisko", v tomto případě se předpokládá i změna budovy resp. místnosti. Zde se datumem změny myslí poslední den v aktuálně nastaveném měsíci.

Při pohybech "částečné vyřazení" resp. "částečné převedení na středisko" je možné zároveň provést převod nebo vyřazení u budovy. Potom u vyřazených záznamů se do data do doplní datum převodu a do vytvoří se nový záznam se správným počtem kusů. U částečných převodů na střediska se provede zápis umístění (budova / místnost) u nové karty

U jednotlivých karet, u kterých je uvedeno více kusů, může být několik zápisů umístění na budovu a místnost – do výše počtu aktuálních kusů na kartě. V opačném případě nebudou souhlasit inventurní sestavy s aktuálním stavem na kartě.

Součet kusů platných zápisů u budov musí být vždy roven počtu platných kusů na kartě.

Převod mezi budovami a místnostmi se provádí zároveň s převodem na středisko, v tomto případě se předpokládá i změna budovy resp. místnosti. Nebo přímým zápisem do evidence budov. Tady je potřeba ukončit předchozí zápis (datum do) resp. změnit počet kusů uvedených u stávajícího zápisu evidence u budovy a místnosti.

Jestliže dojde např. k přejmenování budovy resp. místnosti či je potřeba převést více karet mezi budovami a místnostmi je dobré použít hromadné převody mezi budovami. Původní zápis je buď ukončen datumem převodu nebo jsou upraveny počty kusů, pokud se převádí jen část počtu kusů vedených u budovu a místnosti.

Funkce pro sledování umístění u referentů naleznete v záhlaví prohlížeče dlouhodobého majetku u funkce umístění v záložce referent nebo přímo v kartě dlouhodobého majetku v záložce umístění, referent

U jednotlivých karet, u kterých je uvedeno vice kusů, může být několik zápisů umístění na referenta – do výše počtu aktuálních kusů na kartě. V opačném případě nebudou souhlasit inventurní sestavy s aktuálním stavem na kartě. Převod se provádí zároveň s pohybem "převod na středisko", v tomto případě se předpokládá i změna referenta. Zde se datumem změny myslí poslední den v aktuálně nastaveném měsíci.

Při pohybech "částečné vyřazení" resp. "částečné převedení na středisko" je možné zároveň provést převod nebo vyřazení u referenta. Potom u vyřazených záznamů se do data do doplní datum převodu a do vytvoří se nový záznam se správným počtem kusů. U částečných převodů na střediska se provede zápis umístění (referent) u nové karty.

Součet kusů platných zápisů u referentů musí být vždy roven počtu platných kusů na kartě.

Převod se provádí zároveň s převodem na středisko, v tomto případě se předpokládá i případná změna referenta.

Nebo přímým zápisem do evidence umístění u referentů. Tady je potřeba ukončit předchozí zápis (datum do) resp. změnit počet kusů uvedených u stávajícího zápisu evidence u referenta. Hromadné převody mezi referenty jsou určeny pro převod jedné či více karet. Původní zápis je buď ukončen datumem převodu nebo jsou upraveny počty kusů, pokud se převádí jen část počtu kusů vedených u referenta.

Inventurní přehledy jsou vždy vytvořeny k aktuálně nastavenému účetnímu období. Některé ze sestav obsahují veškerý majetek, tedy sestavy jsou včetně operativní evidence.

Aby inventurní přehledy odpovídaly skutečnosti, záznamy budov a místností by vždy měly odpovídat skutečnosti. Tedy aktuální počet kusů v kartě dlouhodobého majetku musí být shodný se součtem počtu kusů v platných záznamech u budov a místností

Inventurní seznamy jsou umístěny v seznamu sestav v hlavním menu, majetek, dlouhodobý majetek, inventurní

Nelze vytvořit inventurní přehled sestavu, kde by byli zároveň budovy / místnosti a referent. Tato kombinace není možná z důvodu možnosti vice zápisů u budov / místností a referentů. Jsou možné kombinace středisko-referent, středisko – budovy.