Seznam témat:
sledování stavu vydané objednávky
schvalování vydaných objednávek
potvrzování vydaných objednávek
plán rezervací na přijatých objednávkách
sledování historie jednání se zákazníkem
automatické zaskladnění vydané objednávky
Funkce pro práci s vydanými objednávkami je umístěna v hlavním menu :
Umístění funkce
Vydané objednávky v systému Vision ERP slouží k vytváření, sledování a zpracování agendy dodavatelských objednávek zboží, materiálu nebo služeb.
Vytvoření vydané objednávky
Funkce slouží k vytvoření vydané objednávky (VO) a má několik režimů. V základním režimu umožňuje uživateli vytvořit VO bez jakéhokoliv automatu. Uživatel zvolí řadu, dodavatele a objednávané položky. Objednávat lze zboží, materiál i služby. Položky VO lze běžným způsobem editovat, opravovat a rušit (vše v závislosti na uživatelských právech).VO lze odeslat přímo emailem. Při vytváření VO lze vycházet z poptávkového řízení nebo z knihy nákupů. Objednávané položky mohou být označeny i kódem a názvem, který používá dodavatel. Cenu lze naplnit z dodavatelského ceníku. U objednávaných položek lze nastavit různé termíny dodání a lze sledovat potvrzení termínu, ceny a množství pro jednotlivé položky objednávky. Funkce úzce spolupracuje se skladovým hospodářstvím, se zakázkami, přijatými objednávkami s poptávkovým řízením, s evidencí kooperací, s výrobou a s knihou požadavků na nákup. Evidence používá číselník skladových položek, číselník prací a služeb a číselník obchodních partnerů.
Vytvoření VO hromadně pomocí zadaného filtru
Funkce je jedním z pomocníků pro vytvoření VO. Umožňuje zobrazit všechny skladové položky (případně odfiltrovat skupiny, které se neobjednávají). Funkce pro každou položku nabízí i potenciální dodavatele s cenou a termínem dodání. Uživatel postupně označuje kolik které položky a od koho objedná. Po ukončení pomocníka program automaticky vygeneruje VO a v případě, že bylo použito více dodavatelů, vygeneruje odpovídající počet. Funkce dále umožňuje zobrazení podrobných informací o skladové položce, o požadavcích na termín dodání a podobě.
Vytvoření VO pomocníkem dle skladových položek
Funkce je jedním z pomocníků pro vytvoření VO. Umožňuje zobrazit všechny skladové položky, které aktuálně chybí na skladech. (případně umožní odfiltrovat skupiny, které se neobjednávají) a zobrazí chybějící množství. Vychází přitom ze stavů na skladě včetně rezervací, z nastavení minimálního množství a z již vystavených a potvrzených vydaných objednávek. Funkce současně pro každou položku nabízí i potenciální dodavatele s cenou a termínem dodání. Uživatel postupně označuje kolik které položky a od koho objedná. Po ukončení pomocníka program automaticky vygeneruje VO a v případě, že bylo použito více dodavatelů, vygeneruje odpovídající počet. Funkce umožňuje nabídku omezovat termínem potřeby materiálu, skupinami materiálu a skladovými referenty. Funkce dále umožňuje zobrazení podrobných informací o skladové položce, o požadavcích na termín dodání a podobě.
Vytvoření VO pomocníkem dle dodavatele
Tato funkce slouží ke zjištění chybějícího materiálu. Funkce je optimalizovaná pro případ, kdy uživatel objednává materiál u konkrétního dodavatele a z důvodů optimalizace dopravních nákladů potřebuje zjistit, jaký materiál (zboží) by bylo vhodné i tohoto dodavatele současně objednat. Funkce vyžaduje primárně identifikovat dodavatele a k tomu zobrazí položky, jež na skladech chybí a tento dodavatel je dodává. Označením množství lze automaticky vygenerovat VO. Funkce dále umožňuje zobrazení podrobných informací o skladové položce, o požadavcích na termín dodání a podobě.
Sledování stavu vydané objednávky
Vydané objednávky jsou programem označovány podle stavu. Uživatel má přehled o nově vytvořených objednávkách, částečně vykrytých objednávkách a plně vykrytých objednávkách. Dále je možno rozlišovat mezi objednávkami, které jsou dodavatele potvrzeny, objednávky které jsou zaskladněny a objednávky, které jsou zaskladněny pouze formou předběžné příjemky (předpříjemky).
Schvalování vydaných objednávek
Funkce umožňuje vytvářen návrhy vydaných objednávek, které schvaluje pověřená osoba. Funkce umožňuje, aby pro různé číselné objednávkové řady bylo možno stanovit jiné schvalovatele.
Potvrzování vydaných objednávek
Funkce slouží ke sledování aktivity dodavatele. Uživatel by měl s VO objednávkami pracovat tak, že VO objednávku lze považovat za závaznou, až když ji dodavatel potvrdí. Program tato potvrzení sleduje pro každou položku VO samostatně a navíc umožňuje částečné potvrzení. Potvrzuje se termín, cena a množství. Program s potvrzenou objednávkou pracuje jako by potvrzené množství v potvrzeném termínu bylo v té době dostupné.
Plán rezervací na přijatých objednávkách
Tato funkce umožňuje spolupracovat adresně s přijatými objednávkami. Při vytvoření VO prostřednictvím některého z pomocníků VO se zakládá i vazba mezi VO a přijatou objednávkou. Tato vazba se použije při příjmu zboží na sklad tak, že program toto zboží okamžitě rezervuje pro správnou přijatou objednávku a zamezí se tak nechtěnému vyexpedování objednávky jinému odběrateli. Vyváření plán rezervací musí být nastaveno v řadě VO a má další omezení.
Funkce náhrada slouží k řešení situací, kdy dodavatel nepotvrdí dodání objednané skladové položky a nabídne adekvátní náhradu. Funkce náhrada nejen že umožní změnit objednanou položku na novou, ale ve vazbě na odběratel provede obdobnou akci i na přijaté objednávce v případě, že existuje přímá souvislost mezi přijatou objednávkou a dotčenou vydanou objednávkou. Program spolupracuje s evidencí náhrad na skladové kartě.
Sledování historie jednání se zákazníkem
Funkce slouží k vedení záznamů o telefonických a jiných typech jednání s dodavatelem. Historie jednání obsahuje datum jednání, kdo, s kým jednal a popis jednání. U každého jednání se sleduje stav „splněno/nesplněno“. Funkce umožní uživateli evidovat seznam úkolů s termín vyřízení. Uživatel tak přesně vidí co kdy a s kým má řešit, má přehled o předchozích dohodách.
Automatické zaskladnění vydané objednávky
Tato funkce slouží k zautomatizování procesu příjmu na sklad. Program použije položky vydané objednávky k vytvoření příjemky nebo předpříjemky (podle nastavení). Program dále respektuje potvrzené množství a potvrzenou cenu od dodavatele. Funkce je přístupná přímo z evidence vydaných objednávek. Funkce má svůj obraz i v evidenci příjemek (Uživatel může vystavovat příjemky a plnit je pomocí vydaných objednávek).
Související témata