Seznam témat:
hromadné generování poptávkového řízení
Funkce je umístěna v hlavním menu :
Umístění funkce
Dále je možné zvolit funkci "Přidat označené položky do požadavků na nákup" přímo v záhlaví prohlížeče skladových položek:
Umístění funkce
Funkce umožňuje vytvořit seznam interních požadavků na nákup, případně služby, s možností oslovení dodavatelů a vyhodnocení jejich nabídek až po konečné vystavení vydané objednávky.
Postup může být řízen buďto ručně nebo pomocí schvalovacího postupu, kde typ schvalovacího postupu je uveden v řadě požadavků na nákup. Tento postup doporučujeme.
Postup práce s požadavky na nákup
| • | založení požadavku (libovolný uživatel bez omezení) bez nutnosti zadat konkrétní skladovou položku nebo službu (pro stanovení skladové položky nebo služby jsou určeny příslušné číselníky) výchozí stav požadavku = "Rozpracováno" |
| • | kontrola požadavku (pouze uživatel, který má v číselníku kontaktů nastavenou vlastnost "pracovník nákupu") změna stavu na "Zkontrolováno" |
| • | akceptování (schválení) požadavku (pouze uživatel s oprávněním "oNakupPozStav") změna stavu na "Akceptováno" |
| • | jako poslední může nastat jedno z následujících řešení: - vygenerování poptávkového řízení (pouze uživatel s oprávněním "oNakupPozPopt") změna stavu na "V poptávkovém řízení" - vygenerování vydané objednávky (pouze uživatel s oprávněním "oNakupPozObj") změna stavu na "Objednáno" - zamítnutí požadavku (pouze uživatel s oprávněním "oNakupPozStav") změna stavu na "Zamítnuto" |
Řada požadavků na nákup
Stavy požadavků na nákup je možné řídit schvalovacím postupem nebo přímo pomocí jednotlivých funkcí v záhlaví prohlížeče.
Kromě základní standardních funkcí pro prohlížeč jsou k dispozici navíc následující funkce.
Záhlaví prohlížeče požadavků na nákup
Funkce je určena pro hromadnou kontrolu požadavků. Po schválení kontroly se u označených požadavků nastaví stav na "Zkontrolováno".
Uživatel musí mít v číselníku kontaktů nastavenou vlastnost "pracovník nákupu".
Povolené stavy:
- Rozpracováno
- Požadováno
Funkce je určena pro hromadné akceptování požadavků (= schválení). Změní stav označených záznamů na "Akceptováno".
Uživatel musí mít oprávnění "oNakupPozStav" (viz nastavení v řadách).
Povolené stavy:
- Rozpracováno
- Požadováno
- Zkontrolováno
- V poptávkovém řízení
Funkce je určena pro hromadné zamítnutí požadavků. Změní stav označených záznamů na "Zamítnuto".
Uživatel musí mít oprávnění "oNakupPozStav" (viz nastavení v řadách).
Povolené stavy:
- Rozpracováno
- Požadováno
- Zkontrolováno
- Akceptováno
- V poptávkovém řízení
- Nelze dodat
Funkce pro rozdělení požadavků na nákup. (Pouze při požadavku na více kusů.)
Z požadavku lze oddělit množství maximálně do výše množství, které neobsahuje svázaná položka poptávkového řízení, resp. položka vydané objednávky.
Funkce pro hromadné generování poptávkového řízení. Změní stav na "V poptávkovém řízení".
Povolený stav:
- Akceptováno¨
Funkce pro hromadné generování vydaných objednávek. Změní stav na "Objednáno".
Povolené stavy:
- Akceptováno
- V poptávkovém řízení
Formulář pro zadání požadavků na nákup je složen z několika záložek:
| • | dokumenty - možnost přiřazení dokumentu nebo odkaz na dokument |
Formulář pro zadání požadavku na nákup
Popis položek:
| • | základní údaje - název, účel personální jištění a časové údaje požadavku |
| • | identifikace - vlastní řada požadavků, pořadové číslo |
| • | položka - typ, identifikace, množství a cena požadované položky (při typu skladová položka nebo služba je nutné vybrat položku z příslušného číselníku) |
| • | navržení dodavatelé - seznam navržených dodavatelů (v případě vygenerování poptávkového řízení z tohoto požadavku bude do poptávkového řízení seznam dodavatelů importován) |
| • | členění - poznámka, důvod případného zamítnutí a členění na středisko, činnost, zakázka a další |
| • | vazby - vazby na poptávkové řízení resp. vydanou objednávku |
| • | aktuální stav požadavku - významové a barevné odlišení stavu |
Do seznamu dodavatelů je možné zařadit dodavatele přiřazené ke skladové položce, pokud typ položky = skladová položka.
Pro zadání požadavků je možné volit z následujících možností:
Ostatní funkce
Doplní ze seznamu potenciálních dodavatelů u skladové položky dodavatele s prioritou = "primární dodavatel".
Doplní ze seznamu potenciálních dodavatelů u skladové položky všechny uvedené dodavatele.
Seznam změn na položce v knize požadavků na nákup:
Zápisy jednotlivých změn
Funkce je umístěna v záhlaví prohlížeče požadavků na nákup nebo přímo ve formuláři.
Rozdělení požadavku na nákup v prohlížeči
Rozdělení požadavku na nákup ve formuláři
Po zadání počtu kusů se vygeneruje nový požadavek na nákup ve stejné řadě se stejným požadavkem a zadaným počtem kusů.
Rozdělení lze s výhodou využít v případě, že u již připravené položky k objednání u nějakého dodavatele se nabízí pro další "přiobjednání" pouze tento dodavatel.
Hromadné generování poptávkového řízení
Požadavky na nákup musí projít procesem od založení po schválení, resp. akceptaci požadavku. Postup popsán výše.
Funkce ze všech vybraných požadavků vygeneruje poptávkové řízení (pokud aktuální stav požadavku odpovídá stavu "Akceptováno", položka je typu skladová nebo služba a uživatel má práva k tomuto úkonu - viz oprávnění "oNakupPozPopt"). Pokud v seznamu figurují požadavky bez výchozí řady poptávkového řízení (v řadě požadavků na nákup), je nutné řadu vybrat ze seznamu. Po uložení poptávkového řízení přejdou vyhovující požadavky do stavu "V poptávkovém řízení".
V případě neúspěšného vytvoření je na tuto skutečnost uživatel upozorněn:
Příklad upozornění
Při generování poptávkového řízení se "stejné" požadavky na nákup typu skladová položka sdružují (grupují), a to s ohledem na:
| • | cenu |
| • | termín |
| • | členění |
Mechanismus řízení požadavku na nákup je možné svázat se schvalovacím postupem tak, že v určitých krocích (založení, kontrola, schválení, akceptace, vygenerování objednávky či poptávkového řízení..) je umožněn na základě příslušného kroku a je vygenerován úkol na vybraného uživatele.
Vazba na konkrétní schvalovací postup je určena nastavením v řadě požadavků na nákup:
Formulář řady požadavků na nákup
Pro evidenci požadavků nákupu je třeba mít nadefinovánu řadu požadavků a nastavená práva pro schvalování (příp. zamítnutí) a generování poptávkového řízení a vydaných objednávek.
Pro vyplnění osoby zadavatele a vyřizující osoby je nutno mít tyto pořízeny v personální agendě osobních karet a zároveň v kontaktech nastaveno jako "pracovník nákupu":
Formulář kontaktů - nastavení pro požadavky
Pro naplnění seznamu potenciálních dodavatelů je potřeba mít tyto firmy pořízeny v agendě firem.
Po vygenerování poptávkového řízení nebo vydané objednávky se stav daných požadavků na nákup mění dle aktuálních stavů PŘ a VO. Pokud u vydané objednávky vytvořené z požadavku nákupu je potvrzení dodávek nastaveno na nula (u všech dílčích), je stav požadavku nákupu změněn na "Zamítnuto".
Související témata