Seznam témat:
zařazení pracovníka vlastní firmy
procedury a funkce s údaji o kontaktech
parametry "nepoužívat" a "aktivní vazba"
Číselník kontaktů je přístupný v menu .
Umístění číselníku kontaktů v menu
S ohledem na GDPR je číselník kontaktů od 27.5.2018 přístupný výhradně privilegovaným uživatelům.
Ostatní uživatelé můžou na údaje o kontaktech přistupovat pouze nepřímo - přes příslušné procedury.
Funkce slouží k evidenci osob a kontaktů obchodních partnerů.
Veškeré informace o kontaktech jsou přístupné vždy s ohledem na GDPR úroveň daného uživatele:
0 - uživatel nesmí vidět žádné osobní údaje
10 - uživatel může vidět: jméno, příjmení, tituly
20 - uživatel může vidět: telefon, mobil, fax, email (+ název a adresu firmy při anonymizaci)
25 - uživatel může vidět: jméno a příjmení zaměstnanců vedených jako pobočky vlastní firmy
30 - uživatel může vidět: bydliště
40 - uživatel může vidět: přihlašovací údaje k přístupu na web
50 - uživatel může vidět: citlivé informace (pohlaví, účast v odborech...)
60 - uživatel může vidět: mzdové informace
Nepřístupné údaje se v SQL dotazech prohlížečů nebo sestav zobrazí jako speciální řetězec znaků ("x x x") nastavitelný v parametrech GDPR konfigurace.
Na dialogu kontaktu se odpovídající pole zobrazí s textem "(nedostupný údaj)".
Příklad zobrazení informací v číselníku kontaktů pro uživatele s GDPR úrovní 10
Funkce nad číselníkem kontaktů
Varianta prohlížeče "Dnes mají svátek"
Číselník kontaktů obsahuje variantu prohlížeče "Dnes mají svátek", která zobrazuje všechny kontakty, které mají v daný den svátek v českém, resp. slovenském kalendáři (dle domácího státu databáze). Varianta prohlížeče vychází z tabulky "gsvatky".
Formulář s informacemi o kontaktu
Na formuláři se zadávají informace týkající se daného kontaktu (v závorce je uvedena hodnota požadované GDPR úrovně):
| • | příjmení, jméno, tituly (GDPR 10) |
| • | (nepovinná) hlavní vazba na obchodního partnera, funkce a postavení |
| • | vazby na další obchodní partnery |
| • | telefonní čísla (GDPR 20) |
| • | trvalé bydliště (GDPR 30) |
| • | e-mail (GDPR 20) |
| • | datová schránka (GDPR 20) |
| • | přístup na web (GDPR 40) |
| • | hodnoty uživatelsky definovaných parametrů |
| • | cizí jazyky |
| • | další poznámky |
| • | historie jednání s daným kontaktem nebo firmou |
| • | zařazení pracovníka (týká se výhradně kontaktů vlastní firmy) |
Formulář s informacemi o kontaktu
Seznam žádostí k souhlasu se zpracováním osobních údajů kontaktu
Po volbě tlačítka Souhlas se zprac. os. údajů se otevře formulář, který obsahuje seznam všech vygenerovaných žádostí o souhlas. Po dvojkliku na vybraný řádek se otevře detail žádosti.
Tlačítka mají následující funkčnost:
| • | Generuj žádost - umožní vytvořit novou žádost pro zvolenou šablonu s požadovaným účelem. Okamžitě po vytvoření následuje na dotaz akce odeslání žádosti na webový server a potvrzovacího emailu osobě z kontaktu. |
| • | Odeslání - samostatná akce pro odeslání žádosti na webový server a potvrzovacího emailu osobě z kontaktu. Použije se v případě, že v rámci akce Generuj žádost obsluha neprovedla odeslání žádosti. |
| • | Dotaz na stav - pro všechny odeslané žádosti se provede kontrola, zda a jak reagovala osoba kontaktu na obdržený mail s odkazem na webovou stránku obsahující žádost o souhlas. Stav se pak přenese do záznamu na klientovi Viseion32. |
| • | Anonymizace - pokud pro daný kontakt existují pouze zamítnuté žádosti o souhlas je možno nad kontaktem spustí anonymizaci. Ta buď kontakt smaže, pokud to však není možné, vyplní citlivé údaje kontaktu anonymizačním řetězcem (viz. parametry GDPR). |
Vazba na obchodního partnera
Všechny kontakty obchodního partnera se zobrazují na dialogu partnera na záložce "Kontakty".
Kontakty obchodního partnera
Nové kontakty lze k obchodnímu partnerovi přidat z dialogu partnera 2 způsoby:
| • | založením nového kontaktu s "hlavní" vazbou na daného obchodního partnera (tlačítko "Přidat") |
| • | přiřazením již existujících kontaktů s provázáním na obchodního partnera přes "další vazby" (tlačítko "Přiřadit existující") |
Funkce pro přidání nových kontaktů k obchodnímu partnerovi
Na zakázkách, projektech, poptávkovém řízení, nabídkách, přijatých objednávkách, vydaných objednávkách apod. se kontakty obchodních partnerů používají k zadávání referentů příslušného odběratele (dodavatele).
Referenti poptávající firmy a konečného příjemce na nabídce
Historie jednání s kontaktem
Na záložce "Jednání" se zobrazují dva prohlížeče s historií jednání:
| • | jednání s daným kontaktem |
| • | všechna jednání s danou firmou |
Zařazení pracovníka vlastní firmy
U kontaktů vlastní firmy se zpřístupní speciální záložka, na které lze nastavit tzv. zařazení pracovníka:
| • | zaměstnanec - nastavuje se automaticky (oprávnění uživatelé zde můžou přímo zakládat, příp. editovat osobní karty zaměstnanců) |
| • | uživatel systému Vision ERP - nastavuje se automaticky (uživatelé s administrátorským oprávněním zde můžou přímo zakládat, příp. editovat uživatelské účty) |
| • | pracovník obchodu (nabídky, zakázky, přijaté objednávky) |
| • | pracovník na projektech |
| • | pracovník nákupu (požadavky na nákup, poptávkové řízení, vydané objednávky) |
| • | pracovník TPV |
| • | výrobní pracovník/zdroj na zakázkách - nastavuje se automaticky (oprávnění uživatelé zde můžou přímo zakládat výrobní pracovníky) |
| • | referent v evidenci majetku |
| • | účastník workflow |
| • | řidič |
| • | skladník |
Procedury a funkce vracející informace o kontaktech
S ohledem na GDPR je číselník kontaktů (tab. "gfkontakt") od 27.5.2018 přístupný pouze privilegovaným uživatelům.
Neprivilegovaní uživatelé můžou na údaje o kontaktech přistupovat pouze nepřímo přes následující procedury vracející seznamy kontaktů.
Procedury lze využít v sestavách, uživatelských prohlížečích nebo variantách standardních prohlížečů.
| • | SELECT * FROM dba.gf_kontakty () - vrátí seznam všech kontaktů (včetně vazeb na "hlavní" firmu) |
| • | SELECT * FROM dba.gf_kontaktyhlavni () - vrátí seznam hlavních kontaktů všech firem (včetně vazeb na "hlavní" firmu) |
| • | SELECT * FROM dba.gf_kontaktyfirmy (ico, multi) - vrátí seznam kontaktů daného obchodního partnera (tj. včetně "vedlejších" vazeb kontaktů) |
| • | SELECT * FROM dba.gf_kontaktyfirmy (ico) - vrátí seznam kontaktů za všechny pobočky daného obchodního partnera |
| • | SELECT * FROM dba.gf_kontaktyvl () - vrátí seznam všech kontaktů vlastní firmy |
| • | SELECT * FROM dba.gf_kontaktyvazby () - vrátí seznam všech kontaktů včetně všech vazeb na obchodní partnery ("hlavní" i "vedlejší") - jeden kontakt se v seznamu bude vyskytovat tolikrát, kolik vazeb na obchodní partnery má |
Procedury pro zjištění údajů o daném kontaktu:
| • | SELECT * FROM dba.gf_kontakt (@kontakt, @kontaktdataid) |
| • | SELECT * FROM dba.gfkontakt_info (@kontakt, @kontaktdataid) |
- použití těchto procedur je mnohem efektivnější, než podobný dotaz typu:
SELECT * FROM dba.gf_kontakty () WHERE id_kontakt = @kontakt and data_id = @kontaktdataid
Funkce pro zjištění jména daného kontaktu:
| • | function dbo.gfkontakt_jmeno (in @kontakt integer,in @dataid integer,in @titul integer default 0) |
- pro GDPR úroveň uživatele 10 a větší vrátí příjmení a jméno kontaktu (podle zadaného ID kontaktu a ID databáze, které jednoznačně identifikují daný kontakt v tab. "gfkontakt") a případně i titul, pokud je parametr @titul nastavený na hodnotu 1
Funkce pro zjištění, zda daný kontakt odpovídá aktuálně přihlášenému uživateli (vrací hodnotu 1 nebo 0):
| • | function dbo.gfkontakt_iscurrentuser (in @kontakt integer,in @dataid integer)procedure DBA.gfkontakt_firmy(@kontakt integer,@kontaktdataid integer) |
Funkce pro zjištění informací o hlavním kontaktu obchodního partnera:
| • | function dbo.gf_hlavnikontakt (in @ico ico_,in @multi integer) |
- pro GDPR úroveň uživatele 10 a větší vrátí příjmení, jméno, titul, funkci a postavení hlavního kontaktu a pro GDPR úrovně 20 a větší navíc i telefonní čísla a emailovou adresu
Pro zjištění všech obchodních partnerů, kterých je daný kontakt členem, lze použít procedurku:
| • | procedure DBA.gfkontakt_firmy (@kontakt integer,@kontaktdataid integer) |
- procedurka vrací tyto hodnoty: IČ a multi ID firmy a parametr, zda je vazba kontaktu na firmu aktivní
Parametry "nepoužívat" a "aktivní vazba"
Parametr "Nepoužívat"
Parametr "Nepoužívat" jednoznačně říká, že se kontakt již dále nemá nabízet pro potřeby zadávání nových záznamů (historie jednání, referent při zadávání nabídek, objednávek, v majetku...).
Parametr "Nepoužívat" na formuláři pro kontakt
Parametr "Aktivní vazba"
Parametr "Aktivní vazba" je vázaný na konkrétního obchodního partnera - ať už "hlavního" nebo "vedlejšího" (z tabulky vazeb na další obchodní partnery).
Je to informace, zda daná vazba na partnera je stále aktivní. Tzn. zda se má kontakt zobrazovat v seznamech kontaktů daného obchodního partnera.
Zrušením tohoto parametru zůstane vazba na obchodního partnera v evidenci, ale bude považována za neplatnou.
Parametr "Aktivní vazba" na formuláři pro kontakt
Je potřeba rozlišovat, jestli se kontakt nemá používat vůbec, nebo se používat má, ale u daného obchodního partnera již není "aktivní".
Nastavení parametru "Nepoužívat" má vyšší prioritu než parametr "aktivní vazba"...
Související odkazy