Zaúčtování mezd

Funkce pro zaúčtování mezd je umístěna v hlavním menu Personalistika a mzdy | Mzdy | Měsíční zpracování ... | Výstupy a sestavy | Zaúčtování mezd:

Funkce je určena pro zaúčtování mezd do účetnictví a případné zařazení zadaných položek do převodního příkazu. Zaúčtování je poslední akcí mezd v měsíci, po vypočtení všech výplat a vytvoření a kontrole výstupů. Bezpomínečně musí zaúčtování předcházet Výstup pro OSSZ - přehled o výši pojistného, ze kterého se načítají data do zaúčtování (výše pojistného, slevy). Provádí se na základě zadaného účetního předpisu (souvztažností), podle těchto pravidel jsou mzdy podle něj zaúčtovány a v účetnictví je vytvořen účetní doklad do příslušné mzdové agendy (účetní knihy) a účetní řady.

Za každý měsíc je vytvořen jeden účetní doklad o zaúčtování mezd s označením měsíce. Pokud je potřeba mzdy přeúčtovat, není to problém a to až do doby, než založíme další období (měsíc) či mzdy z účetnictví uhradíme (tedy je na doklad navázán platební příkaz), potom už se nesmí přeúčtovat.

Pro zaúčtování mezd jsou důležité nastavení účetních předpisů (jednotlivé položky mzdy) a účtů (srážky mezd s přiřazenými bankovními účty)

Pro vytvoření převodních příkazů má navíc vliv nastavení položky "splatnost ke dni" u jednotlivých srážek v číselníku účtů. Převodní příkazy se budou tvořit dle zadaných bankovních účtů vlastních a podle data splatnosti.

•	měsíc, rok - měsíc a rok, za který se provede zaúčtování. Nemusí nutně souhlasit s aktuálně nastaveným obdobím. Nabízí se vždy poslední zpracovaný měsíc

•

zaúčtování mzdy za měsíc - položka zaúčtování mzdy za měsíc a zaúčtování mzdy za rok určena pro případy, kdy fiskální období není shodné s kalendářním rokem. Je tak umožněno zaúčtování mezd do jiného účetního období. Při zaúčtování mezd je nabídnut nejvyšší měsíc a rok z měsíčních dat. Zaúčtování mezd za zvolený měsíc a rok proběhne do toho účetního období, do kterého je uživatel, který zaúčtování spustí, právě přihlášen. Pokud bude třeba zaúčtovat např. mzdy za 1/2005 do účetního období 2/2005, tak se uživatel přihlásí do 2/2005 a zvolí v zaúčtování mezd 1/2005.

•

nepoužívat osobní čísla - při zatržení (standard) nebude možné identifikovat výplaty dle osobních čísel zaměstnanců - poboček, výplaty i srážky pracovníků nebudou v identifikaci platby obsahovat osobní číslo. Není vhodné používat osobní čísla pro identifikaci výplat z důvodu GDPR, proto je položka standardně zatržena a nepřístupná. Pro zpřístupnění položky je třeba v uživatelském účtu nastavit oprávnění "mzOCZauctovani". S tímto oprávněním uživatel může jednorázově zatržení zrušit, příště ale bude automaticky opět zatrženo.

Na základě zadaných položek je vystaven doklad pro zaúčtování mezd. Standardně se vytváří účetní doklad, ale je možné zároveň vytvářet i převodní příkaz či jen převodní příkaz (má význam pro uživatele, kteří nepoužívají účetnictví).

POZOR. Bez ohledu na aktuálně nastavené účetní období, vždy nabízí období posledního zaúčtování mezd.

Účetní předpis je souhrn pravidel (souvztažností) na základě kterých se jednotlivé složky mzdy zaúčtují.

Účetní předpis je nutný pro vytvoření účetního dokladu zaúčtování mezd v účetnictví, ze kterého můžeme následně vystavit platební příkaz na mzdy. Účetní předpis zadáváme ve 3 relativně oddělených oddílech, přičemž samotný princip nastavení je totožný:

•	nastavení zaúčtování hrubé mzdy (popřípadě jejich jednotlivých složek), odvodů daní, zdravotního a sociálního pojištění

Princip nastavení spočívá v nastavení stran MD a DAL pro každou položku účetního předpisu. Program vyžaduje číslo účetního případu, čímž zajistíme spojení položek, které k sobě logicky patří (např. odvod zálohové daně z příjmů a vyrovnání daně). Číslo účetního případu je uživatelsky nastavitelné, zajišťuje spojení položek, které k sobě logicky patří, např. hrubá mzda a položky do ní patřící budou mít číslo 1, srážková daň 2..., např. tak, jak je popsáno v příkladu nastavení zaúčtování hrubé mzdy

V účetním předpise máme možnost nastavit členění účtů, popřípadě ovlivnit pomocí pracovních kategorií či pracovních poměrů rozúčtování položek na různé účty (např. zvlášť společníky a zvlášť ostatní zaměstnance). Další důležité nastavení je na straně DAL účtů, které jsou předpisy k úhradě, zde nastavujeme, zda se budou účtovat a následně i platit jednotlivě (zatrhneme) či hromadně jednou částkou.

Velmi důležité je nastavení sledování v účetním rozvrhu respektive stálých účtech. Je potřeba rozlišit účty, ze kterých bude provedena platba, pak je nutné nastavit pole sledovat na možnost Platební styk a účty, které nejsou určeny pro platby, a pak je nastavit buď jako saldokontní (pokud chceme na položky zaúčtované na těchto účtech párovat), či nesledovat nic. Dále je nutné podotknout, že účetní předpis musí obsahovat všechny položky, které používáme při výpočtu výplaty, jinak se nám do účetnictví nedostanou.

Do účetního dokladu navíc vstupuje zaúčtování jednotlivých srážek, tak jak jsou nastaveny souvztažnosti v číselníku účtů a to pro srážky s kódem 0-38.

Zpracování mezd je zakončeno zaúčtováním zpracovaných výplat dle účetního předpisu do účetnictví, což znamená vytvoření účetního dokladu do agendy mezd do zvolené řady. Dále se s tímto dokladem pracuje stejně jako s ostatními účetními doklady a vytváří se z něj platební příkaz.

Vytvoří se tolik platebních příkazů, kolik je datumů splatnosti či bankovních účtů, ze kterých se jednotlivé položky hradí (např. může být nastavený jiný podnikový účet pro úhradu sociálního pojištění, jiný pro mzdy zaměstnanců na účty, položky můžou mít i jiný datum splatnosti, více v číselníku mzdových účtů).

U platebního příkazu je ošetřena možnost, že roční zúčtování daně je vyšší než odváděná daň, daň se sníží v následujícím měsíci či více měsících.

Zaúčtování poloviny náhrad mzdy při pracovní neschopnosti probíhá podle hodnoty na řádku 92 v parametrech mezd. Při zaúčtování za 1/2011 se automaticky nastaví v účetním předpise pro zaúčtování mezd u náhrad nemoci 0% místo dosavadních 50%, pokud je v parametrech mezd na řádku 92 hodnota 0 (neodečítat polovinu náhrady mzdy), tj. náhrada mzdy nebude snižovat odvod sociálního pojištění.

Účetní souvztažnosti pro zaúčtování mezd obsahují 2 řádky "rezerva na dovolenou" a "rezerva na dovolenou minulý měsíc". U nich lze nastavit účty, členění, strany účtů podle potřeby.

Při zaúčtování mezd se vezme aktuální stav dovolené (jako by pracovník k poslednímu dni v měsíci ukončil pracovní poměr) snížený o již vybranou dovolenou v tomto měsíci a vynásobí se aktuálním hodinovým průměrem a denním úvazkem pracovníka.

Kladná částka se zaúčtuje podle nastavených souvztažností pro "rezerva na dovolenou", záporná či nulová se neúčtuje.

Potom se načtou průměr a zůstatek dovolené z minulého měsíce, dovolená se opět pokrátí k poslednímu dni minulého měsíce, obě hodnoty se vynásobí (i denním úvazkem) a zaúčtuje podle nastavených souvztažností pro "2. rezerva na dovolenou minulý měsíc". Opět se záporné či nulové částky nebudou účtovat.

Při opakovaném zaúčtování mezd se nově neruší celý doklad s hlavičkou a položkami, ale pouze položky dokladu. Hlavička dokladu zůstane původní, vloží se nové položky.

Zaúčtování mezd není možné opakovat, pokud bylo založeno nové mzdové období nebo byl proveden PP.

Přeúčtování probíhá tak, že původní doklad v účetnictví je zrušen a následně založen nový se správným zaúčtováním. Pozor, uživatel musí mít právo rušení účetního dokladu, jinak mu musí účetní - uživatel s příslušným oprávněním doklad zrušit a teprve potom je možné mzdy znovu zaúčtovat.

Dále zde vyberete bankovní účet, ze kterého budou mzdy hrazeny a nastavíte období, do kterého chcete promítnout náklady spojené s tímto zaúčtováním mezd.