Účetní knihy

Umístění funkce pro definování účetních knih je umístěna v hlavním menu Číselníky | Číslování dokladů | Účetní knihy nebo Účetnictví | Účetní doklady - nástroje | Účetní knihy:

Do účetního deníku jsou účtovány veškeré účetní případy. Účetní doklady je možné vytisknout a přiložit k prvotním dokladům. Knihy účetnictví vytváří přehledné a úplné účetnictví s přímou vazbou na archivaci účetních knih.

Kniha účetního deníku může obsahovat libovolný počet číselných řad, přičemž jedna číselná řada představuje archivaci účetních dokladů v jedné složce (i fyzické zakládání dokladů v šanonech nebo složkách).

Platí zásada pro informační systém Vision ERP, že moduly v nichž vznikají účetní doklady musí mít samostatatnou knihu (agendu) účetního deníku.

BA1 Bankovní účet číslo 111111/0100 (Každý bankovní účet samostatně.)

Přímo v prohlížeči účetních knih jsou umístěny funkce určené pro práci s knihami.

Funkce pro uzavření účetních knih je umístěna v záhlaví prohlížeče účetních agend.

Účetní knihu lze touto funkcí uzavřít označené účetní knihy pro vkládání a změny do Vámi natavené části účetního období.

Vision ERP obsahuje funkce pro zamezení neoprávněného zásahu do uzavřených dat. Je možné zamykat účetní období, zamykat část účetního období a navíc je možné zamykat touto funkcí jednotlivé účetní knihy - pro případ, že je nutné knihy uzavírat postupně.

Nejprve před aktivací funkce je nutné vybrat záznamy účetních knih v prohlížeči účetních knih. Teprve pak spustit funkci pro uzamčení účetních knih.Do položek knih "Uzavřeno po měsíc" se vepíše rok a měsíc uzavření. V knihách je možné položky uzavření libovolně měnit či mazat.

•	pořadové číslo měsíce je určeno pro ty z Vás, kteří máte nastaven hospodářský rok odlišný od roku kalendářního. V případě, že účetní období kopíruje kalendářní rok obě hodnoty kalendářní měsíc a pořadové číslo měsíce jsou shodné.

Pro změnu v uzavírání účetních knih lze použít funkce pro uzavření agend nebo zápis provést přímo do formuláře účetní knihy.

Karty účetních knih jsou určeny pro jednoduché rozčlenění účetního deníku, obsahují informace pro jednotlivé knihy

•

účetní kniha - název knihy účetního deníku. Položka může obsahovat libovolný třímístný kód, který společně s číselnou řadou účetních dokladů tvoří jednaznačné označení účetního dokladu. Třímístný kód by měl být volen nějakým logickým způsobem, aby bylo vždy zřejmé z označení knihy odkud doklad pochází. Např. KDF kniha došlých faktur, nebo DFA došlé faktury, VFA vydané faktury apod. Různé sklady mohou zahrnovat pro příjemky stejnou účetní knihu, a pro výdejky také stejnou účetní knihu. Charakter účetní knihy určí položka vlastnost

•

souvztažný účet - je určený pro knihy účetního deníku, které jsou v položce vlastnost označeny jako pokladna nebo jako banka a jsou určeny pro účtování pokladen nebo bank, či cenin apod. U ostatních knih účetního deníku je vhodnější souvztažný účet zadávat při definici číselné řady. Pokud v knize účetního deníku bude vlastnost nastavena, na pokladnu nebo banku a bude souvztažné konto vyplněno, a zatržena položka účtovat bude vždy účtováno souvztažně na toto konto. Při účtování v deníku jsou potom dostupné informace o stavu souvztažného konta (v pokladně nebo bance je vidět aktuální stav finančních prostředků apod).

Podle nastavené vlastnosti jsou příslušné knihy nabízeny jednotlivým modulům.

Druh účetní knihy je určen parametrem = vlastností nastavení číselníku účetní knihy.

Při účtování dokladů je nutné zadat jak příslušnou účetní knihu, tak řadu dokladu do které se bude účtovat. Pro některé agendy ( např. veškeré evidence majetkové, nájemné) mají parametricky přednastavené typy účetních knih a provádí se v rámci agend pouze výběr řad, do kterých se příslušné typy dokladů budou tvořit.

Postup je tedy takový, že před započetím zápisu jednotlivých dokladů si vyberete typ účetní knihy a na základě vybrané knihy se nabídne prohlížeč dokladů v rámci účetní knihy.

Struktura čísla dokladu tj. jednoznačné označení dokladu je pak dáno účetní knihou, řadou dokladu v rámci účetní knihy a pořadovým číslem, které je vygenerováno na základě účetní knihy a účetní řady v rámci účetní knihy.

Běžná účetní kniha nemá další konkrétní specifikace a je určena pro účtování běžných účetních dokladů, navíc je možné číselnou řadu v položce druh plnění označit "Uskutečněné" nebo "Přijaté" plnění.

Účetní kniha nemá specifikovanou konkrétní vlastnost a mohou se zde účtovat libovolné účetní případy. Jedná se například o účetní knihy určené k zaúčtování ostatních vnitřních účetních dokladů a zaúčtování ostatních účetních dokladů v účetních knihách vytvořených dle potřeb účetní jednotky, případně k zaúčtování účetních dokladů vznikající v jiném programu než Vision ERP.

Pro účtování vnitropodnikových faktur, nebo pro účtování dokladů o použití, či ostatní fakturace a ostatní přijaté plnění lze v kterékoliv účetní knize nastavit řadu dokladů i pro přijaté, nebo uskutečněné plnění pomocí nastavení položky "druh plnění v číselné řadě".

Banka v tuzemské a cizí měně je účetní kniha se specifickými vlastnosti, napojena na výpis bankovní knihy se zobrazeným aktuálním stavem účtu, je-li účet vedený v cizí měně, je zobrazený aktuální stav konta v cizí měně.

Pokladny jsou účetní knihy, které mají specifické vlastnosti pro tisk příjmových a výdajových pokladních dokladů a pro vedení pokladní knihy. Obraty jsou účtovány na nastavený souvztažný účet zadaný v řadě dokladu.

Pokud bude účetní kniha určená pro účtování pohybů valut, bude vlastnost knihy uzpůsobena pro účtování valut na souvztažný účet zadaný v řadě dokladu.

Při větším obratu bude však přehlednější založit na každou měnu samostatnou účetní knihu. V pokladní knize budou navíc údaje o valutách, stejně na pokladních dokladech.

Je-li v účetní jednotce koncipovaná pokladna jen pro příjem a výdej peněz, přičemž osoba provádějící příjem a výdej peněz není schopna účtovat, nebo rozhodovat o účtování, je možné použít pro rozúčtování příjmových a výdajových pokladních dokladů použít speciální účetní knihu Rozúčtování pokladních příjmových a výdajových dokladů. Bližší údaje jsou uvedeny u účtování pokladen.

Účetní knihy určené pro účtování skladů musí mít jinou účetní knihu pro příjemky a jinou účetní knihu pro výdejky.

Účtuje se do účetních knih určených pro účtování uskutečněného plnění přímo z vystavených daňových dokladů, faktur, prodejek nebo účtů.

Účtování uskutečněných plnění je však možné nasměrovat i do pokladen do číselných řad označených pro účtování uskutečněných plnění a do každé účetní knihy označené v položce "vlastnost" na "běžná" je možné číselnou řadu v položce "druh plnění" označit "uskutečněné".

Přijatá zdanitelná plnění je možné zapisovat do účetních knih označených pro přijatá plnění, nebo do číselných řad pokladen označených pro účtování přijatých plnění a do každé účetní knihy označené v položce Vlastnost = Běžná je možné číselnou řadu v položce"druh plnění" označit "přijaté".

Jsou vystavovány a účtovány v účetní knize která má speciální funkce, jež umožňují vystavovat k uskutečněným plněním faktury na smluvní pokuty a penále a úroky z prodlení.

Účetní kniha obsahuje funkce které umožňují vystavovat opravné položky k pohledávkám po splatnosti.

Účetní kniha je napojená na mzdovou agendu, ve které jsou účtovány mzdy.

Účetní kniha je napojena na evidenci výroby slouží k zúčtování nedokončené výroby. Modul evidence výroby po skončení zpracovávaného měsíce bude vytvářet odváděcí výkaz výroby, ve kterém ve vypočtena změna stavu nedokončené výroby a tato je zde zaúčtovaná.

Účetní kniha evidence majetku je napojena na evidenci majetku a je určena k zúčtování všech pohybů, měsíčních a ročních odpisů, zúčtování technických zhodnocení a vytvořených rezerv.

Funkce pro práci s účetními knihami je umístěna v hlavním menu Účetnictví | Účetní doklady podle vlastností...:

Knihy účetního deníku představují logické rozdělení účetního deníku do jednotlivých účetních knih. Toto rozčlenění je organizováno dle místa vzniku účetních případů.

Účetní kniha běžná nemá specifikovanou konkrétní vlastnost a mohou se zde účtovat libovolné účetní případy. Jedná se například o tyto účetní knihy určené k zaúčtování ostatních vnitřních účetních dokladů a zaúčtování ostatních účetních dokladů v účetních knihách vytvořených dle potřeb účetní jednotky, případně k zaúčtování účetních dokladů vznikající v jiném programu než Vision ERP.

Pro účtování vnitropodnikových faktur, nebo pro účtování dokladů o použití, či ostatní fakturace a ostatní přijaté plnění lze v ktarékoliv účetní knize nastavit řadu dokladů i pro přijaté, nebo uskutečněné plnění pomocí nastavení položky druh plnění v příslušné účetní řadě

Účetní kniha musí mít vyplněné souvztažné konto na něž budou souvztažně účtovány veškeré zápisy. Kniha bude napojena na výpis pokladní knihy. Účetní doklady doporučujeme účtovat ve čtyřech číselných řadách:

•	vnitřní příjmové pokladní doklady - pro účtování převodů mezi pokladnami a bankami, účtování úhrad v hotovosti vystavených faktur apod.,

•	vnitřní výdajové pokladní doklady - pro účtování výplat, cestovních a jiných náhrad zaměstnancům, převodů mezi pokladnami a bankami apod.

Účetní kniha určená pro účtování pohybů valut. Agenda může mít definované souvztažné konto, nebo v jedné knize může být účtováno o různých měnách, přičemž různé měny mohou být evidovány i na jediném účtu. Při větším obratu bude však přehlednější založit na každou měnu samostatnou účetní knihu. V sestavě pokladní kniha valutová jsou navíc údaje o valutách.

Je-li v účetní jednotce koncipovaná pokladna jen pro příjem a výdej peněz, přičemž osoba provádějící příjem a výdej peněz není schopna účtovat, nebo rozhodovat o účtování, je možné použít pro rozúčtování příjmových a výdajových pokladních dokladů použít tuto speciální účetní knihu. Tato kniha bude v budoucnu napojena na evidenci pokladen určených jen pro příjem a výdej peněz.

Účetní kniha banka v tuzemské měně má specifické vlastnosti. Je napojena na výpis bankovní knihy, musí mít definovaný souvztažný účet který bude v položce "aktuální stav" vždy zobrazený aktuální stav daného konta. Po každém zápisu v účetním dokladu je automaticky doplněna záznam na souvztažném účtu, který je opatřen i identifikací účtované položky pro možnosti vyhodnocování Cash Flow. K tomuto účelu musí být zatržena položka účtovat v příslušné řadě dokladů.

Účetní kniha má stejné vlastnosti jako banka v tuzemské měně, navíc je účtování uzpůsobeno tak, že se na souvztažné konto zachytí obrat i v cizí měně a v cizích měnách se zachytí ostatní položky výpisu z banky. Navíc je zobrazený aktuální stav konta v cizí měně. I zde musí být zatržena položka "účtovat vztažný". Program vypočítává kurzové rozdíly v případě, že přepočet kurzem je odlišný od předpisu. Vision ERP používá kurzy dle nastavení Parametrů a uložených kurzů, s možností ručního zadání kurzu.

Přijatá plnění mohou být buďto účtována do souvislých číselných řad účetních knih přijatých plnění bez ohledu zda jsou placená převodem či v hotovosti apod., nebo jsou rozdělovaná dle způsobu úhrady, kdy plnění placená převodem jsou účtována prostřednictvím knih přijatých plnění s možným rozdělení do číselných řad a přijatá plnění placená v hotovosti jsou účtována prostřednictvím číselných řad pokladen pro přijatá plnění. Přijatá plnění, u kterých vzniká účetní případ až zaplacením jsou evidovány ve speciálních číselných řadách při jejich přijetí až do jejich zaplacení, jsou-li placená převodem. Jsou-li placená v hotovosti, rovnou se proúčtují v pokladně, poněvadž vnikl účetní případ.

Modul Vision ERP pro evidenci majetku v sobě zahrnuje přímé napojení na účtování odpisů, pohybů majetku, investic, likvidace přijetého plnění na účtech pořízení majetku.

Pro toto účtování je nutné vytvořit účetní knihu pro účtování evidence majetku. Účetní doklady jsou účtovány do samostatných číselných řad pro odpisy, likvidaci přijatého plnění na účtech pořízení majetku, sdružování přijatého plnění na účtech majetku v investice a ostatní pohyby majetku. Účetní předpis je nutné vytvořit v menu číselníky majetku v číselníku typů pohybů používaných v modulu evidence majetku. Po provedeném pohybu vzniká automaticky účetní doklad.

Před zadáním libovolného účetního dokladu je nutné vybrat nejprve účetní knihu a na základě účetní knihy řadu dokladu. V případě, že v účetním období, ve kterém nový doklad vytváříte nejsou zadány číselníky účetních knih, jste na tuto skutečnost upozorněni. Pak je nutné přejí zpět do číselníku účetních knih a doplnit záznamy o účetních knihách

Pokud je číselník účetních knih zadaný může tato hláška znamenat, že máte nedostatečná práva k vytvoření účetního dokladu

Kromě uzavření celého období je možné také provést uzavření přímo vybrané účetní knihy zadáním roku, měsíce (pořadové číslo měsíce v roce se vypočte - význam u fiskálního období, které je různé od kalendářního roku).

Zde je potřeba si uvědomit že uzavření po měsíc platí v rámci aktuálně zadaného účetního období.