|
Seznam témat : Umístění funkce pro nastavení číslování účetních dokladů je umístěna v hlavním menu : Umístění funkce
Číselníky číslování dokladů zahrnují systém číslování všech dokladů které navazují na účetnictví, jako jsou příjemky, výdejky a převodky skladové evidence, daňové doklady, zálohové faktury, účty za úroky z prodlení, faktury na smluvní penále, zaúčtování mezd, zařazení majetku do používání, odpisy majetku a ostatní pohyby majetku a investic, účtování nedokončené výroby, účtování podnikové spořitelny a další moduly navazující na vznikající účetní doklady. Číslo dokladu je tvořen na základě účetní knihy a řady dokladu. Účetní kniha určuje charakter knihy, tedy o čem se bude účtovat, a řada v rámci knihy potom jakým způsobem se toto bude provádět. Číslování dokladů úzce souvisí s archivací účetních dokladů, která by měla pro průkazné účetnictví probíhat v souvislých číselných řadách. Je to jedním z předpokladů k prokázání správného a úplného účetnictví. Účetní doklady přitom mohou vznikat z různých ekonomických a výrobních agend a informační systém Vision ERP zajišťuje archivaci účetních dokladů v jednotlivých účetních knihách které mohou zahrnovat různý počet číselných řad. Konkrétní nastavení naleznete v kapitole: Řady účetních knih, nastavení Do účetního deníku jsou účtovány veškeré účetní případy. Účetní doklady je možné vytisknout a přiložit k prvotním dokladům. Knihy účetnictví vytváří přehledné a úplné účetnictví s přímou vazbou na archivaci účetních knih. Kniha účetního deníku může obsahovat libovolný počet číselných řad, přičemž jedna číselná řada představuje archivaci účetních dokladů v jedné složce (i fyzické zakládání dokladů v šanonech nebo složkách). Každá kniha účetního deníku může mít definován libovolný počet číselných řad účetních dokladů. Každá z řad znamená samostatné zakládání účetních dokladů do souvislé číselné řady zakládané v samostatných šanonech. Systém číslování účetních dokladů navazuje na archivaci účetních dokladů dle zákona o účetnictví a také plní funkci dle § 11 zákona o DPH pro soupisy daňových dokladů. Souvislost číslování je zajištěna tak, že účetní doklad obdrží od systému číslo až v té chvíli, kdy obsluha zadá první položku účetního dokladu, při účtování bankovních výpisů v okamžiku vybrání funkce k účtování výpisu. V této chvíli je založené číslo účetního dokladu a obsluha může akci vložení účetního dokladu stornovat jen v tom případě, že další účetní doklad v dané číselné řadě neexistuje. Vzhledem k této vlastnosti je možné, aby několik operátorů pořizovalo účetní doklady v jedné účetní knize a jedné číselné řadě. Například v obchodní účetní jednotce může několik operátorů vystavovat výdejky, prodejky či faktury, aniž doklady vystavovali v různých číselných řadách. Problémy mohou samozřejmě vznikat tak, že po uložení dokladu účetní doklad zruší. Pokud vznikne v číselné řadě neobsazené číslo, může uživatel s právem měnit čísla dokladu (administrátor programu je oprávněn přidělit) použít funkci na přečíslování dokladu, nebo obsluha v účetním období, které není uzavřené, může doklad obsadit tak, že po založení účetního dokladu do položky číslo dokladu uvede příslušné neobsazené číslo. Samozřejmě doklady spojené s účetnictvím jsou číslovány shodným způsobem. To znamená, že vystavené faktuře přidělí systém číslo až v okamžiku kdy obsluha vloží první položku faktury, stejně u výdejek, příjemek a dalších účetních dokladů. Je však nutné zajistit, aby omylem vystavené doklady byly řádně stornovány storno zápisem, ne mazány, aby nemohlo docházet k narušení číselné řady. Pokud i přes tato opatření dojde k porušení souslednosti číselných řad dokladů, je nutné uvést zdůvodnění. (možné zapsat do poznámky dokladu) Program čísluje doklady v rámci číselné řady. Číslo dokladu je přiděleno až v okamžiku jeho uložení. Důvodem je možnost síťové práce v jedné číselné řadě. Program postupuje tak, že v okamžiku vložení (po stisku Insert, nebo po stisku Shift- Enter (kopie)) nového dokladu ještě nemá stanovené číslo až do okamžiku jeho prvního uložení (při vložení první položky účetního dokladu). Při tomto způsobu práce musí být řada dokladů vždy souvislá, pokud nebudou pracovat 2 lidé na stejné řadě nebo pokud následně nebude doklady uživatel s oprávněním rušit. Pořadové číslo je vždy šestimístné.
Každá kniha účetního deníku může mít definován libovolný počet číselných řad účetních dokladů. Každá z řad znamená samostatné zakládání účetních dokladů do souvislé číselné řady zakládané v samostatných šanonech. Systém číslování účetních dokladů navazuje na archivaci účetních dokladů dle zákona o účetnictví a také plní funkci dle § 11 zákona o DPH pro soupisy daňových dokladů. Struktura čísla účetního dokladu Struktura čísla účetního dokladu potom představuje až čtyři místa na označení řady a šestimístné pořadové číslo. Program čísluje doklady v rámci číselné řady, číslo dokladu je přiděleno v okamžiku jeho uložení. Při definici číselných řad je nutné brát v úvahu vlastnost příslušné účetní knihy Struktura čísla dokladu
Příklad: Označení pro přijaté daňové doklady placené bankou: Účetní kniha DFA - došlé faktury. R - číselná řada pro režijní faktury, Z - číselná řada pro faktury za zboží, M - číselná řada pro faktury za materiál, I - číselná řada pro faktury investiční, ... .
Do číselné řady může být kódovaný i rok (2001 = 01 pro materiálová faktury např. M01). Vhodnější pro střední a malé účetní jednotky bude kódovat rok do pořadového čísla. (rok 2001 bude první materiálová faktura označena M010001). Pro pokladnu může být definováno: - pro běžné příjmové doklady řada p - pro běžné výdajové doklady řada v - pro uskutečněná plnění či prodeje řada Dp - pro přijatá plnění či nákupy řada Dv
Číslování lze definovat i jinak. Například pro běžné příjmové a výdajové doklady řadu 1, pro nákupu v hotovosti řadu 2 a uskutečněná plnění placená v hotovosti vystavovat fakturací daňových dokladů a úhrady provádět běžnými příjmovými doklady. Dále je možné prodejky účtovat přímo do pokladny. Nebo použít pokladnu jen pro příjmové a výdajové doklady a do účetní knihy rozúčtování pokladních dokladů tyto doklady rozúčtovat do příslušných řad. Vkládání Při vkládání prvního dokladu v řadě, máte možnost volit strukturu vytvoření čísla dokladu s možností zakomponovat do čísla dokladu poslední dvojčíslí Nastavení čísla účetního dokladu
Při zadávání prvního dokladu v agendě a řadě se na základě zvolených možností zadání dokladu doplní podle nastavení do formuláře pořizovaného dokladu. Číslo dokladu ve formuláři dokladu
Pro jednotlivé typy účetních dokladů je nutné definovat účetní záznamy v číselníku účetních knih a číselných řad Související témata Obecný případ účetního dokladu - zobecnění účtování dokladu
|
