Práce s pohledávkami - jednání o pohledávkách

Funkce je umístěna v hlavním menu Účetnictví | Saldokonto | Práce s pohledávkami | Práce s pohledávkami - jednání o pohledávkách:

Dále jsou funkce pro již přímou práci s pohledávkami konkrétních obchodních partnerů umístěny:

•	ve formuláři účetního dokladu (uskutečněného plnění), záložka Saldokonto

Funkce slouží k interaktivní práci s pohledávkami, jako je evidence jednání a korespondence o pohledávce, urgence, upomínky, evidence soudu, prodeje, konkurzu, plánování příštího jednání, tisk a odeslání upomínek, přihlášení pohledávek do insolvence, potvrzení přihlášení pohledávek do insolvence a zaúčtování opravných položek na základě tohoto potvrzení atd.

Po spuštění funkce v hlavním umístění (Účetnictví, Saldokonto, Práce s pohledávkami, Práce s pohledávkami - jednání o pohledávkách) se otevře seznam obchodních partnerů, u nichž mám pohledávky.

Před započetím práce s pohledávkami je potřeba mít splněné následující požadavky na nastavení:

Uživatel nyní v seznamu pohledávek (Pohledávky aktuální stav) označí 1 nebo více pohledávek, ke kterým chce vložit nové jednání a stiskne tlačítko Přidat v sekci Jednání o pohledávkách. Nyní může uživatel zvolit, odkud vzít seznam pohledávek do nového právě zakládaného jednání.

•	z označených jednání - program vloží seznam pohledávek z označených jednání a nastaví u nich aktuální údaje.

•	prázdný - program založí nové jednání s prázdným seznamem pohledávek (lze doplnit ve formuláři nového jednání)

Po zvolení některé z možnosti kromě storna program otevře formulář nového jednání se seznamem pohledávek podle zadání. Formulář jednání, viz Historie jednání.

•	Ve formuláři "Práce s pohledávkami" se nahoře zobrazí Firma a ID, t.j. IČO obchodního partnera a rozlišení pro případ pobočky firmy.

Rozlišení ID 0 odpovídá vždy hlavní kartě obchodního partnera, jiná hodnota než 0 odpovídá pobočce.

•

Je - li rozlišení ID = 0 zobrazuje se formulář vždy pro celého obchodního partnera včetně všech poboček. V takovém případě je zaškrtávací box "Všechny pobočky" nepřístupný a zaškrtnutý. Měnit jej je možné jen pro případ pobočky obchodního partnera, potom jeho stav rozhoduje o tom, zda formulář bude za celého obchodního partnera (všechny pobočky), nebo jen za danou pobočku (ID).

•	Práci s pohledávkami za pobočku firmy lze otevřít v detailu obchodního partnera v záložce Pobočky, nebo v prohlížeči "Obchodní partneři (včetně poboček)"

•	V horní části formuláře se zobrazuje platební bilance firmy. Tlačítkem "Nastavit" lze nastavit privátní parametry pro zobrazení platební bilance.

•	V sekci Pohledávky se zobrazují všechny pohledávky po splatnosti k obchodnímu partneru.

•	V sekci Jednání o pohledávkách se zobrazují všechna jednání o pohledávkách k obchodnímu partneru.

•	Zobrazení Jednání o pohledávkách lze přepnout na "za pohledávku", potom se zobrazí všechna jednání k pohledávce v sekci Pohledávky, na které je aktuální pozice.

•	Prostor mezi sekcemi Pohledávky a Jednání o pohledávkách lze plynule měnit.

V číselníku typů jednání pro funkčnost jednání o pohledávkách je nutné nastavit následující položky

•	typ jednání - kód, který bude vložen do položky jednání o pohledávce. Doporučujeme použít alfanumerické znaky bez mezer, speciálních znaků a bez diakritiky.

•	použití - specifikuje o co v jednání jde a zda se týká pohledávek. Od naposledy provedeného jednání se pak odvíjí stav pohledávky (soud, prodej, insolvence....)

o	Jednání - odpovídá běžnému jednání v historie jednání (telefon, e-mail....)

První hodnota "Jednání" odpovídá běžnému jednání původní historie jednání. Další hodnoty odpovídají jednáním o pohledávkách. Tím program pozná jednání o pohledávkách a o jaké jde.

Pro správnou funkci jednání o pohledávkách musí uživatel vložit do číselníku seznam typů pro jednotlivé druhy jednání o pohledávkách, které bude používat.

V rámci distribuce IS Vision ERP, jsou základní typy jednání přednastaveny včetně návrhu textů obsahu e-mailové zprávy v případě upomínek a ostatních jednáních o pohledávkách.

•	skript pro tlačítko odeslat - položka je dostupná pouze pro použití vymáhání pohledávek. Obsahuje skript, který zajistí odeslání e-mailem jednoho jednání vymáhání pohledávek.

•	texty pro sestavy - tento text pro různé jazyky (domácí, anglicky, německy) se použije do sestavy upomínek a do těla mailu. Jazyk se zjišťuje podle záznamu v číselníku firem - ne podle kontaktu! Do předmětu e-mailové zprávy se vkládá obsah textu záložky "věc".

Evidence historie jednání obsahuje seznam pohledávek, ke kterým se jednání vztahuje. Umožňuje přidat/odebrat pohledávky, ke kterým se jednání vztahuje.

•	v horní části záložky se zobrazuje platební bilance firmy. V případě hlavní firmy (ID=0) je bilance za hlavní firmu a všechny pobočky,

•	ve spodní polovině je prohlížeč pohledávek, připojených k jednání. Zobrazuje:

- stav k jednání: Splatnost, Měna, Částka, což odpovídá datu splatnosti, měně a částce zůstatku pohledávky v okamžiku jednání

- stav k minulému jednání: Datum minulého jednání, Splatnost, Měna a Částka zůstatku pohledávky k minulému jednání,

- aktuální stav pohledávky: Splatnost, Měna, Zůstatek, Prodlení do měsíce (kategorie prodlení měsíců) atd.

Prohlížeč umožňuje přidat nebo odstranit pohledávku do/z jednání. Jako detail se zobrazuje formulář saldokonto.

Po stisku tlačítka Přidat u prohlížeče pohledávek, přiřazených k jednání se zobrazí všechny pohledávky k obchodnímu partneru ke kterému je jednání. Obsluha může označit množinu pohledávek a uložit (F2 nebo ENTER). Program připojí označené pohledávky k jednání. Stiskem tlačítka odstranit dojde k vyřazení pohledávky ze seznamu pohledávek, přiřazených k jednání.

Změny seznamu pohledávek, přiřazených k jednání, se ukládají až při uložení celého formuláře jednání.

Označí otevřené jednání jako splněné, založí nové jednání (Ctrl + F2) podle popisu historie jednání a kromě toho přenese seznam pohledávek do nového jednání s tím, že pohledávkám nastaví aktuální hodnoty splatnosti, měny a částky.

Funkce pro vytvoření hromadných upomínek (Alt+U) je umístěna v prohlížeči "práce s pohledávkami", jde v podstatě o seznam obchodních partnerů u kterých jsou evidovány pohledávky s prodlením.

Funkce slouží k hromadnému vygenerování jednání typu upomínka k obchodním partnerům. Obsluha může zvolit seznam obchodních partnerů nebo může spustit funkci pro všechny, ke kterým mám pohledávky. Upomínky lze omezit limitem prodlení, rozmezím dat splatnosti. Lze vystavit upomínky vždy jedinou za obchodního partnera nebo podle úrovní upomínek (1-9). Další možností je zvolit typy jednání pro jednotlivé úrovně upomínek.

Upomínky lze vystavovat za celé firmy (všechny pobočky), nebo lze zvolit pobočky firem, ke kterým se budou vystavovat upomínky samostatně. Upomínky lze vytisknout nebo přímo odeslat mailem.

Do upomínek se zahrnou pouze ty pohledávky, jejichž stav není "soud", "prodej", ani "konkurz".

Stav pohledávky se zjišťuje na základě probíhajících jednání a nastavení v číselníku typů jednání.

•	Nastavit typy pro jednotlivé upomínky a druhy jednání v číselníku typy jednání.

•	Nastavit sestavu pro tisk vytvořených hromadných upomínek (i v případě odesílání, se sestava použije pro vytvoření přílohy ve formátu pdf) - v parametrech účetnictví - sdílené - v záložce "upomínky a penalizace".

•	Nastavit skript pro odeslání vytvořených hromadných upomínek - v parametrech účetnictví - sdílené - v záložce "upomínky a penalizace".

•	Nastavení tvorby upomínek u jednotlivých obchodních partnerů. U pobočky obchodního partnera lze v záložce Obchodní podmínky nastavit možnosti penalizace.

o	Program vystaví jednotlivé množiny upomínek za jednotlivé pobočky firmy, u kterých je nastavena tato vlastnost.

o	Nakonec program vystaví množinu upomínek za firmu celkem, ve které již nebudou pobočky s nastavenou touto vlastností.

•	Možnost omezit vystavení hromadné upomínky pro daný účet se nastavuje přímo u konkrétního konta v evidenci účtového rozvrhu.

Výchozí nastavení parametru "Vystavovat upomínky k pohledávkám při hromadném vystavení" v účtovém rozvrhu je ano = vystavovat.

Po otevření prohlížeče Práce s pohledávkami může obsluha zvolit obchodní partnery, ke kterým chce vygenerovat upomínky, v případě, že chce vygenerovat pro všechny, nemusí zvolit žádné. Po stisku tlačítka Vygenerovat upomínky (Alt+U) se otevře formulář Vytvořit upomínky (na základě číselníku typy jednání).

- upomínky za zvolené partnery - vždy je zvolen alespoň jeden obchodní partner;
- upomínky za všechny - vystaví se upomínky za všechny obchodní partnery, ke kterým mám pohledávky, vyhovující dalším limitům.

- jedinou upomínku - program vytvoří jedinou upomínku za každého obchodního partnera, kde budou zahrnuté všechny pohledávky. Upomínka bude mít číslo, odpovídající nejvyšší doposud vytvořené upomínce k některé z pohledávek.
- za každou úroveň upomínky zvlášť - program vytvoří upomínky za obchodního partnera pro každou úroveň zvlášť.

•	limit prodlení (počet dnů) - program vytvoří upomínky na pohledávky, jejichž počet dnů prodlení přesahuje zadaný limit.

Rozmezí dat splatnosti - Program vytvoří upomínky na pohledávky, jejichž datum splatnosti padne do stanoveného rozmezí (včetně krajních hodnot).

•	typy upomínek - na začátku program naplní seznam typů pro jednotlivé úrovně upomínek tak, že bere první v pořadí podle typu. Pokud některá úroveň chybí, měla by ji obsluha doplnit. Obsluha může zvolit jiné typy, program si nastavení zapamatuje (jen v případě úspěšného vytvoření upomínek).

•	text - Vpravo od nastavení typů upomínek se zobrazuje text z číselníku typů jednání (text e-mailu)

•	protokol - program zapisuje chyby v průběhu generování upomínek. Pokud se generování upomínek v důsledku chyby zastaví, doposud vytvořené upomínky zůstanou, program je nezruší.

F3 Vytvořit upomínky - po nastavení podmínek pro vytvoření upomínek stiskem tohoto tlačítka program vytvoří upomínky. Pokud došlo k vytvoření alespoň jedné upomínky, spustí se skript, který provede vytištění upomínek do formátu PDF a jejich odeslání maily. Dále program otevře prohlížeč s právě vytvořenými upomínkami. Nyní může uživatel odstranit nebo upravit některé upomínky a vytisknout.

F5 Moje upomínky - toto tlačítko slouží k otevření prohlížeče naposledy mnou vytvořených upomínek. Prohlížeč vždy zobrazuje upomínky, které vytvořil aktuální uživatel, tedy moje upomínky.

S prohlížečem vystavených upomínek je asociovaná standardní sestava "CRM - hromadná upomínka (poznamená tisk do databáze)". Sestavu lze vytisknout i bez poznamenání tisku do databáze. Poznamenání se provede nastavením data odeslání do upomínky (příslušného jednání).

Pokud je sestava spuštěná z tohoto prohlížeče, vždy tiskne označené upomínky. Pokud je sestava spuštěná odjinud, sestava vždy tiskne upomínky vytvořené kterýmkoliv uživatelem s těmito možnostmi:

Vlastní odeslání upomínky je realizováno skriptem - Skripty |Ucto |Upominky |UpominkaHromaEmail.

________________________________________________________________________________________________________

Část text (Vážení obchodní přátele a dál) může obsluha nastavit v číselníku typů jednání v položce Text. Pokud je v číselníku typů jednání nastaven text, může obsluha nastavit také předmět mailu v položce Popis.

E-mailová adresa se bere z číselníku kontaktů dle kontaktu v jednání o upomínce. Před vlastním odesláním upomínek program zkontroluje, zda kontaktní osoby u všech zvolených jednání o upomínkách mají v číselníku kontaktů uloženou emailovou adresu. Program nekontroluje tvar ani platnost emailové adresy.

V účtovém rozvrhu (u stálého účtu) lze nastavit, zda při hromadném generování upomínek vystavit upomínky k pohledávkám na tomto účtu

Pokud chcete tuto funkci spustit z prohlížeče obchodních partnerů je nutné po otevření prohlížeče zkontrolovat zvolit variantu dotazu textem "Pohledávky".

Prohlížeč obchodních partnerů - standardní varianty prohlížeče (datové množiny)

Pouze pro tuto variantu dotazu bude dostupné tlačítko "Vygenerovat upomínky (ALT+U).

V případě, že se obchodní partner dostane do insolvence, lze zapsat jednání o jeho pohledávkách s přihlášením seznamu pohledávek do insolvence. Postup je popsán u popisu funkce, jen uživatel zvolí typ jednání z číselníku typů jednání, který má použití "Vymáhání pohledávek (Přihlášení insolvence)".

Jakmile přijde potvrzení o přijetí přihlášení pohledávky do insolvence, lze vytvořit jednání o pohledávkách - potvrzení o přijetí pohledávek do insolvence. Tento typ jednání lze vytvořit již popsaným způsobem u popisu funkce.

Jednání typu potvrzení o přijetí přihlášení pohledávek do insolvence je podnětem k účtování opravných položek. To lze provést, pokud je správně nastaven číselník kategorií opravných položek.

Na záložce Pohledávky jednání typu potvrzení o přijetí přihlášení pohledávek do insolvence je možné provést účtování opravných položek k pohledávkám v insolvenci v rámci tohoto jednání stiskem tlačítka F4 Zaúčtovat. Pokud je jednání již zaúčtované, je název tlačítka "Účetní doklad" a jeho stiskem se otevře dříve vytvořený účetní doklad.

Metoda zaúčtování opravných položek pohledávek přihlášených do insolvence