Saldokonto

Seznam témat :

popis funkce

umístění

možnosti prohlížeče saldokont

popis položek

přepočet saldokont

párování saldokonto

funkce odebrat ze evidence saldokont

inventurní saldokonto

inventurní saldokonto s ohledem na splátkový kalendář - informace pro vytváření sestav

kontrola na rozvahový kurz

Kaskádní změna klíče saldokonta v případě změny u předpisu saldokontního případu

Umístění

Funkce saldokonto umístěna v hlavním menu Účetnictví | Saldokonto:

Umístění funkce

Popis funkce

Prohlížeč saldokont je určený pro rychlé přehledy o saldokontech (účty závazků a pohledávek označené v číselníku stálých účtů pro sledování saldokont)  a pro možné opravy saldokont.

Prohlížeč a k němu formulář lze otevřít vícekrát novým spuštěním funkce saldkonto.

Funkce saldokonto sdružuje položky - řádky dokladů z hlediska závazků / pohledávek externích nebo interních. Evidence saldokonta je realizována přímo na položkách dokladů a pouze doplněna sumární tabulkou (usal). To znamená, že každá změna řádku dokladu se okamžitě a bez zásahu promítá do evidence saldokont a naopak, každý zásah do párovacího klíče saldokont u položky se okamžitě promítá do příslušných řádků dokladů. Jde o totožné záznamy v databázi.

Saldokontní případ je rozlišitelný položkami (primární )

Každý řádek účetního dokladu, zařazený do sledování saldokont má určený druh z hlediska saldokonta, t.j. Saldokonto - druh (položka saldruh). Může mít tyto hodnoty:

Do vyhodnocení evidence saldokont se dostávají řádky dokladů, které mají:

Saldokonto druh stanovuje program při zařazení položky do evidence saldokont podle nastavení položky v účtové osnově saldo strana předpisu, ke které je účet přiřazen, kromě účtů přechodných.

Pokud je v účtové osnově saldo strana předpisu určí uživatel, tedy jde o přechodný účet, program při vkládání řádku dokladu uživateli umožní nastavit, zda jde o předpis, nebo úhradu. Při párování program stanoví saldokonto druh podle protějšku.

Předpis saldokonta

Předpis saldokonta stanovuje program při stanovení saldokonto druh tak, aby existoval vždy nanejvýš jeden za saldokontní případ. T.j. je zajištěno, že saldokonto druh s hodnotou 1, nebo 2 bude jen jedenkrát za celý saldokontní případ.

Rozlišení variabilního symbolu program stanovuje při zařazení položky účetního dokladu do saldokont. Rozlišení variabilního symbolu umožňuje oddělit případy, které k sobě nepatří.

Postup zařazení řádku dokladu do saldokontního případu: Pokud má charakter předpisu, program se nejdřív pokusí najít vhodnou úhradu podle účtu, Variabilního symbolu, firmy, Multi a data splatnosti / zaplacení. Pokud nenajde založí nový saldokontní případ. Pokud jde o úhradu, program se vždy pokusí nalézt vhodný předpis podobně, jako v předchozím případě.

Pokud je saldokontní případ složený ze zápisů v jediné měně, program prostě součtuje předpisy a úhrady a takto vypočte sumární stav saldokont.

Pokud jsou v rámci saldokontního případu různé cizí měny, program přepočítává všechno do tzv. měny předpisu, t.j. měny, kterou má jedinečný řádek dokladu v rámci saldokontního případu se saldokonto druh = 1 nebo 2.

Pro přepočet do měny předpisu se používá kurz podle nastavení (viz kurzy měn, pevné kurzy, nastavení).

Položka menas - pro případ osamocené úhrady je nahrazuje měnu předpisu položka měna saldo-případu (menas). Používá se v platebních kalendářích k usnadnění párování.

Viz také ochrana citlivých údajů z mezd v účetnictví

Úvodní formulář prohlížeče saldokont

Před každým otevřením prohlížeče saldokont je možné vybrat, co se má zobrazit.

Volba pohledu na saldokonto

Popis položek :

Co ukázat -

Jde o saldokontní případy, které nebyly vyrovnané k začátku (ke konci minulého období) účetního období (v případě inventurního saldokonta k inventurnímu)

Vyloučit účty záloh - do prohlížeče se nezahrnou položky záloh

Ukázat údaje poslední úhrady - do prohlížeče se zahrnou údaje o poslední úhradě. (pro některé kombinace nastavení tohoto dialogu je tato možnost vždy zahrnutá, potom je volba nepřístupná)

Zobrazit datum uskutečněného plnění - vede ke složitějšímu a také pomalejšímu dotazu z databáze, zvolte jen v případě nutnosti.

Setřídění - možnost nastavit třídění prohlížeče odlišně od výchozího

Inventurní saldokonto (rámeček) - je dostupné jen pro saldokonto inventurní.

Kalendářní rok a měsíc - Uživatel zde může zvolit ke kterému kalendářnímu roku a měsíci se má inventurní saldokonto zobrazit. Lze zadat / modifikovat kalendářní rok a měsíc, přepočítá se do účetního období a pořadového měsíce v rámci období.

Účetní období a pořadový měsíc v rámci období - Obdobně lze zadat / modifikovat účetní období a pořadový měsíc v rámci období, které se přepočítají na kalendářní rok a měsíc.

Ostatní funkce

 Funkce pro zvolení firmy umožní výběr položek zúžit pouze na jednu nebo několik firem (obchodních partnerů).

Náhled saldokonta pro jednu firmu je možné otevřít i z číselníku obchodních partnerů. V tomto případě je použita speciální varianta datové množiny s jiným uspořádáním sloupců a tříděním, která zobrazuje vždy celé saldokonto a není možné parametry zobrazení měnit.

 Funkce je určena pro přepočet saldokont.

Možnosti prohlížeče saldokonto

Přímo v  prohlížeči saldokonta jsou umístěny funkce určené pro práci se saldokontem:

Funkce pro práci nad záznamy saldokonta

Popis funkcí

 Funkce přepočítá označené saldokontní případy.

Funkce provede optimalizaci saldokontního případu. Provedou se následující akce :
         - vyhodnotí, co lze k sobě přiřadit, aby byl vyrovnán součet předpisů a úhrad a podle toho rozdělí do nových saldokontních případů
         - ke každému saldokontnímu případu vyhodnotí předpis a provede přepočet

 Funkce provede přepočet saldokont.

 Funkcí se přenastaví filtr pro upřesní, co zahrnout do pohledu ( nastavení výběru záznamů saldokonta).

 Pomocí funkce se zobrazí formulář dokladu odpovídající předpisu saldokontního případu, na kterém stojí kurzor. Vyvolání funkce se provede stiskem klávesy F3.

 Saldokonto k zadanému dni.

Opravy lze provádět přímo v prohlížeči saldokont, ovšem pro opravy saldokont je příjemnější funkce párování saldokont která umí vyfiltrovat účet pro párování saldokont a tím omezí položky.

Filtr pro výběr záznamů do prohlížeče saldokonta

Záložka "Co ukázat"

Nastavení výběru

Popis položek:

Setřídění - lze zvolit setřídění saldokontních případů

Zvolené nastavení tímto formulářem na záložce Co ukázat se neukládá.

Záložka "Dny prodlení - barvy"

Nastavení barev v návaznosti na dny prodlení

Nastavuje barvy sloupce "Prodlení dny" (počet dnů prodlení). Kategorie dnů prodlení se nezobrazuje, pouze se nastaví barvy počtu dnů prodlení.

Výběr barvy

Náhled prohlížeče, záložka Saldokonto hlavičky, položky účetního dokladu, daňového dokladu

Náhled v prohlížeči saldokonta

Záložka Text obsahuje podrobný text příslušného předpisu saldokontní položky.

Záložka Přepočet obsahuje informaci o případném stavu této saldokontní položky při přepočtu na pozadí, dále tlačítko Přepočítat, po jehož stisku proběhne okamžitě přepočet této otevřené saldokontní položky

Záložky Zálohy a daňové doklady a Použití záloh

Záměrem je, aby se u záloh v podrozvahové evdenci (npř. 754, 764) a stejně tak u záloh v rozvahové (např.314, 324) zobrazovaly:

Poklepáním lze otevřít daňový doklad z úhrady této zálohy

Poklepáním lze otevřít daňový doklad, kde byla tato záloha použitá

Popis položek

Formulář saldokontního případu se skládá z více záložek:

Záložky formuláře saldokontního případu

Formulář poskytuje celkový přehled o stavu saldokontního případu. Kromě sumárních údajů zobrazuje:

Záložka saldokonto formuláře saldokonto

Záložka Saldokonto obsahuje základní údaje saldokontního případu (seznam položek, které tvoří saldokontní případ) včetně aktuálního stavu.

Saldokonto detail

V případě, že jde o účet zálohy, zobrazí se další 2 záložky - "Zálohy a daňové doklady" a "Použití záloh". Význam podrobně viz záložka Saldokonto

Ostatní funkce

Funkce otevře účetní doklad zvolené položky saldokontního případu. Funkci je možné spustit klávesou F3.

Funkce otevře formulář pro změnu párování zvolené položky saldokontního případu. Funkce saldokonto neslouží přímo k opravám párování, ale umožňuje to. K opravám párování slouží funkce párování saldokonto.

Záložka poznámka, splátkový kalendář

Záložka pro zápis případné poznámky a seznam záznamů ve splátkovém kalendáři

Další - splátkový kalenář.

Záložka Historie

Záložka Historie zobrazuje změny stavu saldokotního případu podle období a pořadového měsíce, podrobněji viz

Inventurní saldokonto - informace pro vytváření sestav inventurního saldokonta

Záložka výpočet úroku z prodlení

V záložce je zobrazen přibližný průběh výpočtu úroku z prodlení u pohledávky. Zatím tento výpočet vychází z aktuálního zůstatku pohledávky a předpokladem je vystavené uskutečněné plnění, nestačí jen záznam pohledávky v položce dokladu.

Později bude vypracován přesnější přehled a výpočet.

Ostatní funkce

Funkce provede přepočet saldokonta. Funkci je možné spustit klávesou F4.

Zobrazí se seznam jednání o pohledávce. Funkci je možné spustit klávesou F7.

Přepočet saldokont

Funkce slouží k provedení přepočtu zvolené množiny jednotlivých saldokontních případů. Funkce je přístupná z formuláře pro zadání výběr zobrazení saldokont:

Aktivace funkce "přepočet saldokont" z formuláře nastavení výběru saldokontních případů

Po použití funkce se nabídne formulář pro bližší nastavení parametrů pro průběh přepočtu saldokont.

Formulář pro přepočet saldokont

Popis položek:

Ostatní funkce

Aktivací tlačítka se začne provádět přepočet s ohledem na nastavené parametry.

Funkce přeruší již probíhající přepočet. Vždy se dokončí právě probíhající přepočet jednotlivého saldokontního případu, takže reakce na stisk tlačítka může být zpožděná.

Příklad: 

Zadáním konto = '32' se provede přepočet všech kont začínajících na 32; zadáním Konto '3' se provede přepočet všech kont, začínajících na 3.

Postup přepočtu

Funkce opraví případný nesprávně vyhodnocený stav saldokontního případu (záznam v tabulce usal).

Párování saldokonto

Funkce je dostupná v hlavním menu Účetnictví | Saldokonto | Oprava párování saldokont:

Umístění funkce

Po spuštění funkce jako první  program vyžaduje zvolit saldokontní účet.

Zvolit saldokontní účet pro opravy párování

Otevře se prohlížeč saldokonta  pouze pro zvolený účet.

Zde se zobrazí jednotlivé řádky dokladů saldokontních případů, které nejsou vyrovnány, seřazené podle variabilního symbolu. Obsluha může využít různých možností třídění a výběru prohlížečů Vision ERP a najít tak vhodný pár. Změnou některé z položek variabilní symbol (VS), rozlišení VS, Ičo nebo Multi (pobočka) na hodnotu, kterou má protějšek lze docílit sjednocení do jednoho saldokontního případu a tím ke spárování. Slouží k tomu formulář pro opravu párování.

Formulář pro opravu párování

Tento formulář umožňuje změnit některý z údajů Variabilní symbol, Rozlišení variabilního symbolu, datum splatnosti/zaplacení, bankovní účet vlastní, firmu a bankovní účet obchodního partnera.

V případě, že jde o předpis, otevře se formulář ve stavu, kdy nepovoluje změny a teprve stiskem tlačítka "Povolit změny" program umožní něco měnit. Jde o ochranu údajů faktury přijatého nebo uskutečněného plnění, protože změna některého z údajů se provede v příslušné faktuře, což by mohlo vést k nežádoucí změně faktury. Změnu za účelem spárování se doporučuje provést vždy u úhrady.

Je nutné si uvědomit, že po změně některé z položek, které určují saldokontní případ řádek ze seznamu položek "zmizí" - přiřadí se tím k jinému saldokontnímu případu.

Kaskádní změna klíče saldokonta v případě změny u předpisu saldokontního případu

Pokud dojde ke změně některé z položek klíče saldokonta u předpisu saldokonta - zpravidla faktura - (účet, ič firmy, multi firmy, variabilní symbol, rozlišení variabilního symbolu), změnu program přenese do celého saldokontního případu.

Při změně některého párovacího symbolu v položce dokladu, která je předpisem saldokontního případu se má změna přenést do celého saldokontního případu, např. když změníte VS u faktury, která je již uhrazená plně nebo částečně, program provede změnu VS v každé položce saldokontního případu (kaskádě), tedy v našem příkladu i do úhrady.

Pokud program zjistí, že nelze provést změnu v celém saldokontním případu proto, že některá položka saldokontního případu spadá do uzavřeného období, přičemž uživatel nemá povolení změn v uzavřeném období, program o tom informuje chybovým hlášením a změnu neprovede.

U některých účtů, které nejsou účty pohledávek nebo závazků je tato kaskádní změna nežádoucí. K tomu slouží nastavení v účtovém rozvrhu Neprovádět kaskádní update při změně saldo klíče u předpisu saldokonta.

Obdobně lze u účtu nastavit, aby se tato kontrola vztahovala jen na změnu účtu, tedy aby program umožnil změnu variabilního symbolu a jeho rozlišení, firmy a multi firmy, má-li uživatel právo změn v uzavřených obdobích a nezdržoval obsluhu kontrolami a chybovými hlášeními.

Parametry stálého účtu

Neprovádět kaskádní update při změně saldo-klíče u předpisu saldokonta - Umožňuje u saldokont na tomto účtu zakázat provádění změny v celém saldokontním případu při změně saldo-klíče u předpisu saldokonta

Při kaskádní změně saldo-klíče v uzavřených obdobích kontrolovat jen účet - Umožňuje zajistit, že se při kaskádní změně saldo-klíče bude kontrolovat změna pouze účtu v uzavřených obdobích, nebude se kontrolovat změna IČ a id firmy, ani VS, VS2, má-li uživatel právo změn v uzavřených obdobích, takže veškeré změny kromě změny účtu proběhnou bez upozornění, tedy nebudou zdržovat obsluhu.

V prvním měsíci období se před spárováním kontroluje kurz saldokontního případu na rozvahový kurz minulého období.

Funkce "odebrat z evidence saldokont"

Funkce je dostupná v záhlaví prohlížeče kont (stavy účtů):

Umístění funkce

Funkce odebere všechny položky zvolených účtu pro všechna období až po aktuální měsíc, rok.

Změna má za následek nevratnou ztrátu informací k saldokontním položkám a nevratnou ztrátu splátkových kalendářů dotčených saldokontních případů.

Změna se provede nastavením položky saldokonto - druh (udokit.saldruh) na hodnotu 7 - nesledovat v saldokontu. Odebrání ze saldokont a následné vrácení může mít za následek změnu přiřazení jednotliých položek do saldokontních případů.

Informace pro techniky: Saldokontní případy účtů, které nejsou přechodné lze vrátit do saldokont nastavením udokit.saldruh na 0 a následným provedením přepočtu.

Inventurní saldokonto

Prohlížeč Inventurní saldokonto zobrazí údaje podobně jako saldokonto (běžné) s tím rozdílem, že do vyhodnocení bere položky účetních dokladů, které jsou ze zadaného období a měsíce nebo starší. I ostatní funkčnost a možnosti jsou podobné se saldokontem.

Odlišnosti formuláře saldokonto v případě inventurního saldokonta

Částky Předpis, Úhrada, Rozdíl jsou vyhodnocené k zadanému inventurnímu období a pořadovému měsíci (v tomto případě 1.1.2022 2).

Zůstatek k období a měsíci přihlášení je vyhodnocen jinak (v tomto případě k 1.1.2022 3).

Stav podle měn je vyhodnocen k zadanému inventurnímu období a pořadovému měsíci (v tomto případě 1.1.2022 2).

Splátkový kalendář v záložce Poznámka, splátkový kalendář není povoleno měnit, aby nedošlo k chybné modifikaci.

V záložce Historie je zobrazená celá historie změn saldokontního případu bez ohledu na inventurní období a měsíc

Další údaje a záložky jsou shodné se saldokontem (běžným) a již bez ohledu na inventurní období a měsíc.

Následující informace jsou určeny pro vývojáře - tvorba sestav inventurních saldokont apod.

Historie saldokont je realizována pomocí tabulky usal_hist, kde je zachycena měsíční historie změn saldokontních případů. Z toho lze získat efektivně datový zdroj inventurního saldokonta k danému období a měsíci.

Historie saldokont (usal_hist) obsahuje ke každému saldokontnímu případu stav v okamžiku vzniku plus každou změnu částek nebo předpisu v měsíci.

Tabulka obsahuje:

primární klíč do saldokont (konto, ico, multi, vsym, vsym2) plus

obdmes - celočíselná hodnota, která obsahuje rok období * 10000 + měsíc období * 100 + pořadové číslo měsíce změny

Příklad:

pro období 1.1.2014, měsíc 5 bude hodnota obdmes = 20140105

Tabulka obsahuje další položky podobně jako hlavní tabulka saldokont usal:

0-neuhrazeno : předpis > úhrada

1-vyrovnáno : předpis = úhrada

2-uhrazeno : předpis < úhrada

Příklad:

Pro usnadnění výpočtu hodnoty odpovídající obdmes z období a pořadového čísla měsíce je připravená

funkce dbo.ugetobdmes (:obd date, :idxmon integer)        (funkce vrací hodnotu obdmes)

Výpočet hodnoty obdmes

Pro usnadnění výpočtu hodnoty odpovídající obdmes z období a pořadového čísla měsíce je připravená funkce

dbo.ugetobdmes (:obd date, :idxmon integer)        (funkce vrací hodnotu obdmes)

Naplnění historie saldokont

Update databáze db169_33.upg obsahuje nastavení položky usal_prepocitat na hodnotu 8. Události, již dříve implementované provedou na pozadí (jen na serveru v době nečinnosti) u těchto položek naplnění historie saldokont v tabulce usal_hist a přepočítání stavového záznamu v tabulce usal.

Tato akce je sice násobně rychlejší, než přepočet saldokont, ale i tak nějakou dobu trvá a do jejího dokončení nelze spolehnout na obsah historie saldokont usal_hist. U střední databáze lze odhadovat, že do příštího dne bude výpočet historie dokončen, u velké to bude déle.

Kontrolu naplnění tabulky historie saldokont lze provést např.

SELECT * FROM dba.usal WHERE prepocitat>0

Kromě toho se informace o stavu přepočtu na pozadí zobrazuje při otevírání saldokont v okamžiku volby nastavení prohlížeče saldokont.

Kontrola správnosti vypočtené historie saldokont

U posledního záznamu v tabulce usal_hist k danému saldokontnímu případu musí být shodné částky ke stavu saldokonta v tabulce usal

select * from dba.usal as s left outer join dba.usal_hist as h on h.konto=s.konto and h.ico=s.ico and h.multi=s.multi and h.vsym=s.vsym and h.vsym2=s.vsym2 and

 h.menad=s.menad and h.obdmes=

(select max(obdmes) from dba.usal_hist as hh where hh.konto=s.konto and hh.ico=s.ico and hh.multi=s.multi and hh.vsym=s.vsym and hh.vsym2=s.vsym2 and

 hh.menad=s.menad)

where h.pocet<>s.pocet or h.predpis<>s.predpis or h.uhrada<>s.uhrada or h.menap<>isnull(s.menap, s.menas) or h.predpp<>s.predpp or h.uhrp<>s.uhrp

Rozdíl může vzniknout jen u "přechodných" účtů, kde byl dříve nesprávně vyhodnoceno, zda jde o předpis nebo úhradu (udokit.saldruh).

Příklad: 

Datový zdroj inventurního stavu saldokont k požadovanému období obd a pořadovému měsíci idxmon

SELECT s.konto, s.ico, s.multi, s.vsym, s.vsym2, s.menad, s.predpis, s.uhrada, s.menap, s.predpp, s.uhrp, s.vyrovnano, i.*

FROM dba.usal_hist as s LEFT OUTER JOIN

dba.udokit as i ON i.data_id=s.dataprp and i.id_den=s.denprp

WHERE obdmes=(SELECT max(obdmes) FROM dba.usal_hist as h WHERE h.konto=s.konto and h.ico=s.ico and h.multi=s.multi and h.vsym=s.vsym and h.vsym2=s.vsym2 and h.menad=s.menad and obdmes<=dbo.ugetobdmes(:obd,:idxmon))

ORDER BY s.konto, s.ico, s.multi, s.vsym, s.vsym2

Pokud je požadavkem zjistit neuhrazená saldokonta k období obd a pořadovému měsíci idxmon, stačí podmínku where doplnit

s.vyrovnano=0

Inventurní saldokonto s ohledem na splátkový kalendář

Poznámka:
 

Informace v této kapitole jsou určeny pro vývojáře - tvorba sestav.

Pro vytvoření datového zdroje pro inventurní saldokonto s ohledem na splátkový kalendář slouží uložená procedura

usalspl_plkalinv (@kontol konto_,@obd date,@idxmon integer,@vlozitvsespl smallint= null)

Procedura naplní pomocnou tabulku usal_splinv inventurním stavem nevyrovnaných saldokont a to s ohledem na případný splátkový kalendář k požadovanému období (@obd) a měsíci (@idxmon) a kontu (@konto). Jako konto lze zadat počáteční část znaků zakončených %, v proceduře se použije like @konto, např. '32%' naplní tabulku inventurním saldokontem se splátkovým kalendářem pro konta, začínající na 32.

Hodnota @vlozitvsespl=1 slouží k tomu, aby do inventurního saldokonta se splátkami byly vložené všechny splátky včetně uhrazených a případně i těch, které přesahují předpis. Týká se jen splátek!!!

Pokud součet splátek není roven předpisu, jde o chybný stav, za který zodpovídá obsluha. Takový stav lze zjistit kontrolou splátkového kalendáře:

Menu Účetnictví | Platební styk | Kontrola splátkového kalendáře

Vývojář při tvorbě sestavy může využít obsah procedury usal_splinv k sestavení vlastního datového zdroje, v některých případech tak lze docílit efektivnější práce sestavy.

Předpokladem je správně vyhodnocené saldokonto a tabulka usal_hist.

Příklad: 

inventurní saldokonto s ohledem na splátkový kalendář  

call "DBA"."usalspl_plkalinv"('321%','2012-01-01',2)

select * from dba.usal_splinv

Kontrola na rozvahový kurz k poslednímu dni minulého období

V prvním měsíci období se při vložení položky k saldokontnímu případu kontroluje jeho rozvahový kurz k poslednímu dni minulého období.

Kontrola je implementovaná k

Kontrola je vypínatelná.

Možnost vypnout kontrolu je řešená privátním parametrem a je možné ji v parametrech účetnictví osobních opět zapnout.

Každé nové období je založen parametr k danému období a zapnutý.

Související témata

Účtování běžných účetních dokladů

Platby

Splátkový kalendář

Stálé účty