ISDOC - Import přijatého plnění

Funkce je umístěna v menu Účetnictví | Účetní doklady - nástroje | ISDOC naimportované přijaté faktury

Další umístění funkce: menu Nástroje | Importy a exporty | Speciální importy | ISDOC–importy ve formátu ISDOC | ISDOC naimportované přijaté faktury

Prohlížeč přijatých zdanitelných plnění umožňuje import přijatých plnění přetažením souboru faktury ISDOC nad prohlížeč( Drag and drop).

Prohlížeč přijatých faktur importem ISDOC import přijatých plnění přetažením souboru faktury ISDOC nad prohlížeč( Drag and drop).

Faktury se ze zdrojových souborů ve formátu ISDOC importují do importních tabulek v databázi Vision ERP (uisdpln, uisdplnsum, uisdplnit, uisdplnits, uisdzal, uisdplat). Obsah tabulek se nezahrnuje do účetnictví. Takto naimportované faktury lze prohlížet, označenou množinu v prohlížeči lze zaúčtovat do aktuálního období do zvolené účetní knihy a řady. Pokud jsou ve zvolené množině faktury i daňové doklady z úhrady zálohy, vyžádá si program zadat řadu pro faktury i řadu pro daňové doklady z úhrady zálohy.

Při účtování faktury se kontroluje, zda jsou všechny náležitosti dostupné, např. dodavatel, jednotlivé zálohové listy daňové i nedaňové, pokud program zjistí rozpor, nebo chybějící informaci, uloží informaci do naimporotvané faktury a označí ji jako chybnou a pokračuje dál v importu dávky.

Úspěšně zaúčtovaná faktura se v importní pomocné tabulce (uisdpln) označí OK a uloží se do ní vazba na zaúčtovaný doklad. Plugin umožňuje zobrazit takto zaúčtovaný doklad. Podobně v prohlížeči účetních dokladů je možnost zobrazit fakturu v importní tabulce, pokud doklad pochází odtud a faktura v pomocné tabulce ještě existuje.

Pokud obsluha zruší zaúčtovaný doklad, odpovídající faktura v importní tabulce se nastaví na nezpracován a obsluha ji může případně znovu zaúčtovat.

Import souborů faktur ve formátu ISDOC lze spustit buď přetažením množiny souborů, uložených na disku, nebo jako příloha aplikace Microsoft Outlook nad prohlížeč přijatých plnění( Drag and drop).

Pokud obsluha přetáhne jeden soubor .ISDOC, .ISDOCX, ISDOC.PDF, program naimportuje fakturu, zaúčtuje (program se dotáže na řadu, případně účetní knihu jako při účtování) a otevře zaúčtovanou fakturu ke kontrole a případné korekci.

Pokud obsluha přetáhne více souborů ISDOC, program naimportuje faktury do importních tabulek ISDOC a zaúčtování neprovede, předpokládá se, že uživatel nejprve zkontroluje naimporotvané faktury a potom zaúčtuje, jak je popsáno níže.

Pokud se importuje soubor .ISDOX, program naimportuje fakturu ISDOC a uloží přílohu .PDF.

Pokud se importuje soubor ISDOC.PDF, program naimportuje přílohu dokumentu .ISDOC a jako přílohu uloží dokument.PDF.

Pokud obsluha přetáhne množinu souborů, která obsahuje jediný soubor ISDOC a jediný soubor PDF, program naimportuje fakturu a do dokumentů faktury uloží kromě ISDOC souboru také soubor PDF a otevře naimportovanou a zaúčtovanou fakturu.

Pokud množina přetažených souborů obsahuje více souborů .ISDOC nebo .PDF (program nedokáže rozpoznat, který ISDOC a PDF patří k sobě), program naimportuje soubory ISDOC, ostatní ignoruje.

Program předpokládá, že všechny importované faktury budou mít hledisko "Tuzemsko", nebo Režim přenesení DPH.

Program nepodporuje import ISDOC souborů pro režim přenesení DPH v cizím státě.

Je nutné dodržet pořadí účtování pro vzájemně závislé doklady! Tj. nejdřív nedaňové zálohy, potom daňové zálohy, dále faktura, kde jsou použité zálohy, viz popis funkce.

Pro přenesenou daňovou povinnost program nepodporuje použití daňových záloh.

•	Faktura – běžný daňový doklad – doklad na osvobozená plnění v tuzemsku, daňový doklad v přenesené daňové povinnosti.

•	Doklad na úplatu (není-li předtím zúčtovaná úhrada zálohy, nelze účtování dokladu na úplatu provést, neprovede se vazba mezi úhradou a dokladem).

•

Daňový doklad. Pokud ISDOC nese informace o zdaněných zálohách a zúčtované doklady na úplatu a zálohy odpovídají, Vision provede zúčtování, a to i nezdaněných záloh (pokud doklad na úplatu nepředcházel a ISDOC nese informace o nedaněné záloze), a to v závislosti na nastaveném parametru „Metoda odečítání zdaněných záloh z vyúčtování“. Pokud je záloha, doklad na úplatu a vyúčtování v různých měnách, nabízí se vždy alternativní způsob odpočtu daně, část zdaněné zálohy se vloží do položky „Není předmětem“, stejně v případě, že doklad na úplatu neexistuje.

•	Tabulka přijatých faktur - uisdpln - obsahuje naimportované doklady přijatých faktur. Kromě položek, daných formátem ISDOC, jehož popis patří k tomuto dokumentu, obsahuje řádky:

•	Pod-tabulka řádky faktury uisdplnsum - do této tabulky se ukládá sumář podle sazby DPH a případného režimu přenesení daňové povinnosti

•	Pod-tabulka kolekce odúčtování daňových a nedaňových záloh uisdzal - do této tabulky se ukládají jako detail případné použité zálohy

Konfigurace importu ISDOC je dostupná ve sdílených parametrech účetnictví, v záložce ISDOC import.

V programu lze nastavit pouze jednu knihu, která bude sloužit pro import došlých faktur ve formátu ISDOC. V této knize však mohou být i doklady, které jsou pořízeny ručně (standardním způsobem).

1.	Obsluha může vytvořit speciální účetní knihu pro účtování přijatých faktur importovaných z ISDOC s vlastností „Přijatá zdanitelná plnění“, kterou uloží do parametrů pluginu - v tabulce sdílených parametrů („globals“) této hodnotě odpovídá záznam s identifikátorem „u_isdoc_agenda“.

2.	Pokud obsluha nechce mít speciální knihu pro účtování přijatých plnění importovaných z formátu ISDOC, tento parametr pluginu ponechá prázdný. V takovém případě se program před každým účtováním dotáže nejprve na účetní knihu, potom řady.

Pro účetní knihu (knihy), kam se budou účtovat přijaté faktury importované ve formátu ISDOC, je nutné vytvořit alespoň jednu řadu s druhem plnění „přijatá“ a hlediskem „Tuzemsko“ a nebo „Tuzemsko výpočet shora“, případně "režim přenesení DPH", dále alespoň jednu řadu pro zálohové nedaňové faktury (Základní účet musí odpovídat zálohám)

Pro větší přehlednost doporučujeme importované doklady ISDOC účtovat do samostatné účetní knihy.

•	Adresář importních souborů ISDOC: Obsluha může nastavit adresář, odkud bude importovat soubory faktur ve formátu ISDOC.

•	Ocenění cizí měnou: Uživatel může stanovit, jakým způsobem bude při účtování dokladů ISDOC oceněno přijaté plnění v cizí měně. Standardní nastavení je "Ponechat kurz importního souboru", tomu odpovídá metoda do verze 167.318.

Pokud zvolí obsluha "Ocenit kurzem účetní jednotky k datu dle par. datum", program přepočítá částku v domácí měně dle kurzu účetní jednotky k datu faktury. V případě hlediska Tuzemsko program vypočítá z cizí měny celkem částku v domácí měně celkem a rozdíl mezi částkou celkem v domácí měně a součtem základů daní a daní vloží do zaokrouhlení. V případě hlediska Tuzemsko výpočet shora" program vypočítá částky v domácí měně z částek v cizí měně pro sazbu základní i sníženou samostatně, potom znovu vypočte DPH a základy daní metodou shora, dále vypočte celkem v domácí měně z částky celkem v cizí měně a do zaokrouhlení vloží rozdíl mezi částkou celkem v domácí měně a součtem základů daní a daní.

"Dle data dokladu importního souboru" - zaúčtuje fakturu s datem dokladu, uvedeným v importním souboru

"Dle data dokladu importního souboru" - zaúčtuje fakturu s datem případu, uvedeným v importním souboru

Datum uskutečněného zdanitelného plnění se bere vždy z importního souboru.

DPH měsíc se pro přijatá plnění s přenesenou daňovou povinností počítá z data uskutečněného plnění, pro ostatní přijatá plnění z data případu.

Zaúčtované doklady může uživatel libovolně měnit, nebo zrušit. Po zrušení zaúčtovaného dokladu se faktura v pomocných tabulkách, je-li dostupná, nabídne znovu k importu.

Byla přidaná možnost importu a zpracování souborů ISDOC přímo pod funkci přijatého plnění.

Z e-mailu (či jiného úložiště) „přetáhnete“ soubor ISDOC přímo nad prohlížeč (browser) knihy přijatého plnění. V této chvíli je provedený import a nabízí se zaúčtování souboru do číselné řady dokladů. Vyberete řadu a zkontrolujete před-účtovaný doklad. Zapíšete souvztažný účet (nebo vyberete souvztažnost, případně zúčtujete přijaté plnění na více účtů, středisek apod.)
Program k přijatému plnění vždy přiloží importovaný dokument ISDOC, čímž je podklad pro zaúčtování archivovaný pro následnou kontrolu.

Po spuštění funkce se zobrazí prohlížeč „Přijaté faktury importem ISDOC“. Prohlížeč zobrazí všechny záznamy importní tabulky „uisdpln“, zpracované i nezpracované s příznakem převodu - "stav".

Další položky odpovídají struktuře importní věty, viz popis formátu ISDOC.

Funkce importu ISDOC je možné využívat i dávkově, kdy se soubory ukládají do úložiště definovaného v parametrech a následně se zpracovávají. Funkce pro Import do importních tabulek se spustí použitím funkce Import přijatých faktur ve formátu ISDOC v záhlaví browseru:

Po importu provede program kontrolu elektronického podpisu, případný nesoulad program zobrazí v položce "Stav".

Import souborů faktur ve formátu ISDOC lze provést také přetažením množiny souborů, uložených na disku, nebo jako příloha aplikace Microsoft Outlooku nad prohlížeč faktur ISDOC( Drag and drop).

Import se spustí funkčním tlačítkem dle obrázku "Import souborů faktur ve formátu ISDOC". Program otevře prohlížeč přijatých faktur ISDOC a dialog pro zvolení souborů s příponou .isdoc, .isdocx, .pdf

Po zvolení jednoho nebo více souborů provede import do přijatých faktur ISDOC, které je ještě nutné zaúčtovat tlačítkem na prohlížečem přijatých faktur ISDOC

Import souborů faktur ve formátu ISDOC lze spustit přetažením množiny souborů, uložených na disku, nebo jako příloha aplikace Microsoft Outlooku nad prohlížeč přijatých plnění( Drag and drop). Program také umožňuje případné uložení PDF souboru do dokumentů přijatého plnění, pokud se přetáhne jediný ISDOC soubor a jediný PDF soubor.

Import a okamžité zaúčtování lze provést přetažením jediného souboru ISDOC (případně včetně jediného pdf souboru) nad prohlížeč přijatých plnění. Po přetažení program naimportuje fakturu, zaúčtuje (program se dotáže na řadu, případně účetní knihu jako při účtování) a otevře zaúčtovanou finální fakturu k případné korekci a doplnění. Soubor ISDOC se také uloží do dokumentů v importních ISDOC tabulkách (uisdpln) a u výsledného přijatého plnění. V případě přetažení jednoho souboru ISDOC současně s jediným souborem PDF se po importu faktury do dokumentů uloží i PDF soubor. Kdyby PDF souborů bylo více, PDF soubory se ignorují.

Pokud obsluha přetáhne více ISDOC souborů, program naimportuje faktury do importních tabulek ISDOC a zaúčtování neprovede. Případné přetažené PDF soubory se ignorují. Program předpokládá, že uživatel nejprve zkontroluje naimportované faktury a potom je zaúčtuje.

Pokud se importuje soubor .ISDOX, program naimportuje fakturu ISDOC a uloží přílohu .PDF a fakturu zaúčtuje.

Pokud se importuje soubor ISDOC.PDF, program naimportuje přílohu dokumentu .ISDOC a jako přílohu uloží dokument.PDF a fakturu zaúčtuje.

Nabízí se číselná řada dle nastavené účetní knihy (dle parametrů účetních) k importu:

V případě, že se k dokladu nachází současně druh plnění RPDP (daň odvede zákazník – povinnost odvést DPH) a část s TUZEMSKO (běžný daňový doklad s DPH), program vloží automaticky fakturu do dvou zápisů přijatého plnění:

V záložce účetního dokladu „Dokumenty“ naleznete vložený soubor ISDOC který byl importován.

Soubor ISDOC je možné zobrazit asociovaným externím programem ve Windows, nebo je možné přejít k importovanému souboru i prostřednictvím tlačítka „Ukázat ISDOC“.

Po zobrazení načtených dat ve struktuře systému lze stiskem F7 zobrazit asociovaný formulář faktury a provést tisk.

Vytvořené záznamy v přijatém plnění je možné prohlížet a opravit a DOPLNIT ÚČTOVÁNÍ (účet vyrovnání nebo souvztažnost. Anebo přímo rozúčtovat (pokud je potřeba vložit více účtů pořízení nebo nákladů). Je možné měnit vztažný účet,….

U přenesené daňové povinnosti je importován i rozpis z hlediska kódů RPDP:

Další možnosti importu a účtování souborů ISDOC je možnost využití schvalovacích postupů.

Import ISDOC souboru a ne základě schvalovacího postupu následné souhlasy odpovědných pracovníků kdy po ukončení schvalovacího postupu dojde předání účtárně k zaúčtování a dalšímu zpracování (úhradě, likvidaci proti skladu, zařazení do evidence majetku apod.).

Funkce je umístěna v záhlaví prohlížeče naimportovaných faktur ISDOC. Po výběru faktur k zaúčtování se provede stiskem tlačítka „Účtovat naimportované faktury ISDOC“.

Prohlížeč naimportovaných faktur - tlačítko Účtovat naimportované faktury ISDOC

1. Daňový doklad z úhrady zálohy při účtování předpokládá již zaúčtovanou příslušnou úhradu.
2. Konečný daňový doklad předpokládá uhrazené všechny použité nedaňové zálohy a správně zaúčtované všechny daňové doklady z úhrad záloh.

Nedodržení těchto předpokladů povede k nesprávnému zaúčtování nebo chybě „nenalezená záloha“.

Pokud program rozpozná v ISDOC souboru režim přenesení DP, program automaticky nastaví hledisko na režim přenesení DPH. Pokud faktura obsahuje i jiné položky, než jen přenesení DPH, program při účtování vytvoří 2 faktury, program o tom informuje a neotevře dialog naimportované faktury.

Podobně u účetních dokladů je tlačítko „ukázat ISDOC doklad". Pokud program ISDOC doklad nenalezne, stisk tlačítka zůstane bez odezvy.

Ve formátu ISDOC jsme postupně obdrželi 2 zálohové listy (VS 4100002 a 4100003).

Po úhradě jednoho z nich (VS 4100002) jsme obdrželi daňový doklad z úhrady zálohy.

Uhradili jsme i druhou zálohu (VS 4100003) a ve lhůtě jsme obdrželi konečnou vyúčtovací fakturu.

Nyní máme splněné všechny podmínky pro to, aby zaúčtování konečné faktury proběhlo i s použitím záloh správně. TJ. máme zaúčtované příslušné zálohové listy, jejich úhrady a máme správně zaúčtovaný daňový doklad z úhrady zálohy (VS 4100002). Provedeme tedy její zaúčtování.

Na obrázku je vidět dole zaúčtování použitých záloh, nahoře konečné saldokonto, zůstatek odpovídá zbývající částce k úhradě.

•	Opatřený ISDOC elektronickým podpisem zajišťuje plnou věrohodnost a neporušenost obsahu dle zákona o DPH o zákona o účetnictví, importovaný soubor se archivuje přímo ve Vision ERP.

•	Doklad lze přímo exportovat do tvaru, který protistrana bez problémů naimportuje včetně polo-automatizovaného zpracování.

•	Lze zajistit jednoduchou archivaci, po importu se doklad nejen před-účtuje, ale současně se soubor k účetnímu dokladu připojí.

•	Standardní formulářové programy umí ISDOC soubory přímo zobrazit (např. form-filer, který ke komunikaci využívá státní správa), fakturu lze vytisknout i ve Vision ERP.

•	Na straně přijatého plnění lze využívat systém spisové služby včetně schvalovacího systému oběhu dokladů v účetní jednotce.

•	Na straně uskutečněného plnění lze pomocí schvalovacích postupů docílit vědomého odesílání elektronických faktur e-mailem včetně uzamykání dokladů a archivace odeslaných souborů přímo v odesílaném dokladu.

•	§ 26 odst.3 - Daňový doklad má elektronickou podobu tehdy, pokud je vystaven a obdržen elektronicky. S použitím daňového dokladu v elektronické podobě musí souhlasit osoba, pro kterou se plnění uskutečňuje.

•	§ 34 - Zajištění věrohodnosti původu, neporušenosti obsahu a čitelnosti daňových dokladů … věrohodnost původu daňového dokladu v elektronické podobě a neporušenost jeho obsahu lze vedle kontrolních mechanismů procesů zajistit také uznávaným elektronickým podpisem, …

•

§ § 35a - Elektronické uchovávání daňových dokladů - Daňový doklad lze převést z listinné podoby do elektronické a naopak, daňový doklad lze uchovávat elektronicky prostřednictvím elektronických prostředků pro zpracování a uchovávání dat, při uchovávání daňových dokladů prostřednictvím elektronických prostředků musí být rovněž elektronicky uchovávána data zaručující věrohodnost původu daňových dokladů a neporušenost jejich obsahu.