OCR - Import přijatého plnění

OCR neboli optické rozpoznávání znaků (z anglického Optical Character Recognition) je metoda, která pomocí umožňuje digitalizaci tištěných textů, s nimiž pak lze pracovat jako s normálním počítačovým textem. V praxi to znamená, že pomocí aplikace OCR je možné přečíst údaje z faktury. Tyto údaje jsou pak předány do systému Vision ERP a zde zpracovány do podoby záznamu v knize přijatého plnění.

K vytěžení (přečtení) dat z faktury je nutné použít externí aplikaci třetí strany (např. DOCU-X OCR od firmy SOCOSIT s.r.o. www.socosit.cz nebo webovou službu LiDok http://lidok.cz/ ). Z hlediska přístupu a zpracování dělíme aplikace OCR do dvou kategorií:

1. interaktivní (DOCU-X) - vlastní vytěžování dat probíhá s fyzickou asistencí uživatele, který má možnost vytěžená data kontrolovat, upravovat a příp. "učit" aplikaci OCR kde hledat v dokumentu konkrétní data a jakým způsobem je zpracovat.

2. bezobslužné (LiDok) - vytěžování dat probíhá na pozadí mimo systém Vision ERP a bez asistence uživatele, tj. soubor je k vytěžení někam odeslán a a Vision ERP pouze přjme zpět vytěžená data.

Upozornění: Vzhledem k tomu, že vytěžení dat probíhá prostřednictvím třetí strany na pozadí mimo aplikaci Vision ERP bez jakékoli možnosti ovlivnění výsledku jak ze strany uživatele, tak ze strany aplikace Vision ERP, veškerá odpovědnost za správnost vytěžených dat je na straně provozovatele služby.

V aplikaci Vision ERP je vytěžování a import dat došlých faktur součástí modulu OCRZpracDataSet.bpl (Nastavení a ruční zpracování vytěžených dat z OCR). Modul se umisťuje do adresáře „Vision32\Plugins“ a před spuštěním vlastního vytěžování je nutné modul správně nakonfigurovat.

Bez aktivního modulu nemá uživatel přístup k funkcím pro vytěžení a zpracování dat.

Nastavení modulu OCR (Konfigurace - Konfigurace modulů) Obecná nastavení modulu:

- Nabízet k úpravě obchodní partnery vložené aplikací OCR, pokud byl obchodní partner vložen do číselníku aplikací OCR, před vložením prvního dokladu se nabídne možnost úpravy karty obchodního partnera.

- Varianta aplikační server --> spisová služba, (volba je dostuná pouze pro interaktivní aplikace). Pro tuto variantu je nutný modul „OCRZpracData.bpl“ pro aplikační server (umisťuje se do adresáře Vision32 stejně jako „v32appsrv.exe“). Aplikační server pak monitoruje změny v adresáři pro umístění zdrojových souborů a v případě změny (tj. objeví se nový soubor) provede automatické zpracování vytěžených dat současně se založením záznamu do spisové služby (Evidence dokumentů).

- Neimportovat soubory do databáze, zdrojové soubory nebudou importovány do databáze, ale budou zkopírovány do centrálního úložiště a v dokladech se vytváří pouze odkazy (volba je dostupná pouze v případě, že v části „Možnosti programu sdílené“ je centrální úložiště definováno).

- Příznaky zpracovaných souborů, zdrojové soubory v databázi budou mít definované příznaky (volba je dostupná pouze v případě, že zdrojové soubory jsou importovány do databáze tj. volba „Neimportovat soubory do databáze“ není aktivní).

Zde je možné nastavit podmínky přenosu členění z vydané objednávky do faktury v případě, že je vydaná objednávka vytěžena a existuje v systému Vision ERP.

Externí aplikace pro vytěžování dat se musí připojit k databázi ASA. Prostřednictvím tohoto připojení je možné vytěžená data validovat s vybranými číselníky a následně exportovat přímo do databáze ASA.

K vlastnímu připojení doporučujeme použít rozhraní OBDC – nutná instalace klienta ASA16 (příp. ASA9) na stanici nebo serveru, kde se nachází aplikace OCR.

K přenosu vytěžených dat a jejich kontrole je připravena sada databázových procedur, funkcí a pohledů. V databázi ASA je nutné definovat uživatele, prostřednictvím kterého bude OCR aplikace přistupovat k datům a provádět zápis. Při vytváření tohoto uživatele doporučujeme odebrání veškerých oprávnění (tj. i členství ve skupinách PUBLIC a OBECNY_UZIVATEL). Nastavení příslušných oprávnění se provádí prostřednictvím modulu OCRZpracDataSet.bpl (tento se umisťuje do adresáře Vision32\Plugins):

- Adresář pro zdrojové soubory, zde umisťuje aplikace OCR originály souborů po vytěžení dat (odpovídá hodnotě „docpath“)

- Adresář pro zpracované soubory, adresář, do kterého se přesunou originály zdrojových souborů o úspěšném zpracování. Pokud není vyplněn použije se podadresář „Zprac“ v umístění "Adresář pro zdrojové soubory" (viz. výše).

- Adresář pro nezpracované soubory, adresář, do kterého se přesunou originály zdrojových souborů o úspěšném zpracování v případě výskytu chyby při zpracování. Pokud není vyplněn použije se podadresář „Nezprac“ v umístění "Adresář pro zdrojové soubory" (viz. výše).

- Uživatel pro OCR, vybírá se z číselníku uživatelů, při uložení pak dojde k nastavení všech nutných oprávnění tak, aby aplikace OCR mohla přistupovat k vybraným číselníkům a zapsat vytěžená data do databáze ASA.

Nastavení parametrů může provádět pouze uživatel s oprávněním administrátora.

Import a zpracování vytěžených dat je možné provádět ve dvou variantách:

1.	Základní (bez aplikačního serveru) s tvorbou faktur přímo do knihy přijatého plnění

S aplikačním serverem a spisovou službou. V této variantě probíhá automatický zápis do Evidence dokumentů spisové služby a následně standardní zpracování faktury definovaným postupem. Vytěžená data, která nejsou součástí evidence dokumentů budou použita až při vytváření faktury po dokončení schvalovacího postupu (obdobně jako data při použití QR kódu).

1.	Zdrojový soubor faktury (např. z emailu nebo skeneru) se umístí do adresáře pro vstupní data systému OCR.

Upozornění: nezaměňovat s cílovým adresářem pro přesun (viz. bod 3.b), jsou to různé adresáře.

b) Zdrojový soubor přesune (příp. zkopíruje nebo exportuje) do jiného umístění

(toto umístění musí mít dostupné všichni uživatelé Vision ERP, kteří provádějí vytváření faktur z vytěžených dat OCR - odtud pak aplikace Vision ERP provádí import zdrojového souboru do databáze).

Název souboru a jeho umístění (včetně síťové cesty) musí být součástí vytěžených dat (viz. požadovaná struktura dat).

4.	Importovaná data zpracuje aplikace Vision ERP, naimportuje zdrojový soubor do databáze nebo jej zkopíruje do centrálního úložiště (dle nastavení) s definovanými příznaky a přesune do daného umístění dle nastavení modulu.

Pro zápis vytěžených dat je nutné z aplikace OCR zavolat proceduru dba.ocr_insert v této syntaxi:

SELECT @result,@errorMsg FROM dba.ocr_insert(id_document,datprip,ico,multi,fnazev,dic,obec,ulice,psc,nazev,cisfak,vsym,datzdpln,datspl,mcelk,mena_id,docpath,docfile,iban,banka,bucet,ksym,ssym,hledisko,zdz,zds,zds2,zd0,dz,ds,ds2,cl1,cl2,cl3,cl4,koefsluzby,rada,username,ocruser,uid,vobj)

Kde proměnná @result (typ integer) vrací hodnotu 0 (nula) v případě, že nedojde k žádné chybě při zápisu do databáze ASA. V opačném případě (tj. @result <> 0) vrací číslo chyby a proměnná @errorMsg (typ char(2048)) pak popis chyby.

Pokud výsledkem výše uvedeného dotazu není 0 (nula), nedošlo k žádnému zápisu vytěžených hodnot do databáze ASA!

ico char(20) identifikace firmy v číselníku firem Vision ERP (spolu s údajem „multi“ primární klíč)

multi integer ID pobočky (spolu s údajem „ico“ unikátní identifikace firmy)

Hodnota „ico“ je vytěžená z faktury a hodnotu „multi“ je nutné získat v

aplikaci OCR z databáze ASA např. prostřednictvím dotazu z připraveného view „dba.ocr_firmy“:

“fnazev”, “dic”, “obec”, “ulice”, “psc”. Nově založenou firmu je možné vybrat

v dalších dokumentech ihned po zápisu vytěžených dat z prvního dokumentu.

fnazev char(60) název firmy (uplatňuje se pouze při zakládání nové firmy do čísleníku)

dic char(15) DIČ firmy (uplatňuje se pouze při zakládání nové firmy do čísleníku)

obec char(60) obec, město (uplatňuje se pouze při zakládání nové firmy do čísleníku)

ulice char(35) ulice + číslo (uplatňuje se pouze při zakládání novéfirmy do čísleníku)

psc char(10) PSČ (uplatňuje se pouze při zakládání novéfirmy do čísleníku)

Evidenční číslo faktury je možné kontrolovat na duplicitu prostřednictvím připravené procedury „dba.ocr_faktury“:

Parametr “duzp“ je vytěžené datum zd. plnění. Pokud není výsledkem dotazu

prázdná množina, vrací v poli „typnazev“ druh duplicitního záznamu a v poli

Variabilní symbol faktury je možné kontrolovat na duplicitu prostřednictvím připravené procedury „dba.ocr_faktury“

Měnu je možné ověřit prostřednictvím připraveného view “dba.ocr_meny”:

Pokud je výsledkem dotazu prázdná množina, vytěžená měna neexistuje v číselníku a import skončí chybou.

docpath char(2048) umístění zdrojového souboru (kompletní cesta včetně příp. síťového umístění)

iban char(32) IBAN, před vložením do databáze budou odstraněny všechny mezery (tj. je možné poslat i ve

bucet char(35) číslo bankovního účtu (před vložením do databázebude údaj zformátován tak, že se odstraní všechny

mezery a následně se testuje výskyt znaku „/“. Pokud obsahuje lomítko, bude rozdělen na číslo účtu a

směrový kód. V tomto případě bude ignorován údaj„banka“ a bude do něj vložena část za lomítkem,

hledisko integer hledisko daňového dokladu Hledisko je nutné vybrat z číselníku prostřednictvím připraveného view „dba.ocr_hlediska“:

Hodnotu je nutné vybrat z číselníku prostřednictvím připravené procedury„dba.ocr_cl1“:

Parametry “stupeň” a “datum” jsou nepovinné (v případě, že není uveden

stupeň, nabídnou se všechna povolená střediska, pokud není uvedeno datum, použije se aktuální datum)

Hodnotu je nutné vybrat z číselníku prostřednictvím připraveného view „dba.ocr_cl2“:

Hodnotu je nutné vybrat z číselníku prostřednictvím připravené procedury „dba.ocr_cl3“:

Parametry “ico” a “multi” jsou nepovinné a odpovídají vytěženým hodnotám“ico” a “multi” pro omezení

výběru na firmu a příp. pobočku (v případě, že není uveden parameter “multi” vybírá se ze zakázek a

všech poboček dané firmy, pokud není uveden ani parameter “ico” vybírá se ze všech existujících zakázek).

Hodnotu je nutné vybrat z číselníku prostřednictvím připraveného view „dba.ocr_cl4“:

koefsluzby numeric(8,6) koeficient pro služby v rozsahu 0 .. 1, (pro hlediska RPDP, Zahraniční osoba dovoz, EU Zboží služby)

Dle tohoto koeficientu bude základ pro DPH rozdělěn mezi zboží a služby (neuveden = 0, všechno je zboží).

rada char(4) řada dokladů spisové služby (povinné pro variantu s aplikačním serverem a spisovou službou)

Řadu je nutné vybrat z číselníku prostřednictvím připraveného view „dba.ocr_gzazrady“:

Před vložením do databáze, bude údaj zformátován tak, že se vloží nax. 4 znaky po první mezeru

sysname char(255) uživatel pro řešení kroku schvalovacího procesu ve spisové službě

Uživatele je nutné vybrat z číselníku prostřednictvím připravené procedury „dba.ocr_gusers“:

Parametrem “zvolená_řada” lze omezit výběr uživatelů dle přechozí vybrané řady.

Před vložením do databáze bude údaj zformátován tak, že se vloží prvních n-znaků po řetězec „ -“

(mezera + pomlčka tj. je možné poslat sysname uživatele včetně celého jména odděleného „ -“)

ocruser char(255) uživatel v systému OCR (pokud existuje stejný „sysname“ v databázi ASA, bude uveden jako autor dokumentu

ve spisové službě – jinak uživatel „appsrv“, v tomto případě je nutné, aby uživatel „appsrv“ měl kontakt

uid char(255) unikátní identifikátor dokumentu v systému OCR, pokud není typu integer a nelze tedy použít „id_document“

V tomto případě je nutné zajistit plnění parametru „id_document“ unikátní hodnotou při volání procedury.

vobj char(255) číslo vydané objednávky, na základě které je fakturováno ve tvaru R[RRR]CCCCCC, kde R[RRR] je řada objednávky

Zpracování vytěžených dat systémem Vision ERP bez aplikačního serveru a spisové služby

V hlavním menu je úloha „Přijatí zdanitelná plnění a zálohy“ nahrazena větví a zde přidána úloha „Přijaté plnění – OCR data ke zpracování“:

V prohlížeči se zobrazí dosud nezpracovaná vytěžená data a jednotlivé faktury lze vytvořit funkcí „Zaúčtovat přijaté plnění“:

Funkce načte uložená vytěžená data a naplní jimi dialog pro pořízení přijatého plnění.

Uživatel pak doplní chybějící údaje pro zaúčtování a může doklad uložit. Uložením dokladu se záznam OCR označí jako zpracovaný, zároveň dojde k importu zdrojového souboru do databáze nebo zkopírování do centrálního úložiště a vytvoření odkazu v právě uloženém dokladu.

V prohlížeči „Přijatá zdanitelná plnění a zálohy“ (brPlnPrij) je pak doplněna funkce:

Tato funkce pracuje zcela shodně jako výše uvedená. Bílý podklad ikony funkce znamená, že neexistují aktuálně žádná data OCR ke zpracování - v opačném příadě je podklad červený:

Zpracování vytěžených dat systémem Vision ERP aplikační serverem do spisové služby

Aplikační server sleduje adresář pro zdrojové soubory (viz. bod 5.) a při každé změně provede pokus o zpracování souborů *.pdf v něm uložených, ostatní typy souborů jsou ignorovány.

Dle umístění a názvu souboru se pokusí vyhledat vytěžená data v databázi. V případě, že jsou data nalezena provede založení záznamu do spisové služby v dané řadě a příp. založí schvalovací postup s úkolem na uživatele (údaj „sysname“). Ve spisové službě jsou naplněny údaje:

- Banka, Bank. účet, IBAN (kombinace údajů „banka“, „bucet“, „iban“)

Zároveň je importován zdrojový soubor do databáze nebo zkoírován do centrálního úložiště a vytvořen odkaz ve vzniklém záznamu evidence dokumentů.

Vytěžená data OCR je možné zobrazit prostřednictvím funkce „Data OCR“:

Uživatel pak následně zpracovává záznam evidence dokumentů spisové služby standardním způsobem. Při použití funkce „Vytvořit fakturu“ budou dohledána zbývající vytěžená data a

K vytěžení dat je nutné vlastnit licenční číslo (API klíč) k provozu služby LiDok (http://lidok.cz/).

Nastavení příslušných oprávnění se provádí prostřednictvím modulu OCRZpracDataSet.bpl (tento se umisťuje do adresáře Vision32\Plugins):

Záložka „LiDok“ obsahuje nastavení licence a adresářů pro zdrojové, zpracované a příp. nezpracované soubory.

- Logovat zpracování, průběh komunikace bude zaznamenán do systémového logu aplikace Vision ERP

- Režim testování, speciální mód služby LiDok – možnost otestování (vyzkoušení) bez placené licence.

Upozornění : API klíč je nutný i v testovacím režimu, tj. i pro testovací provoz je nutná registrace služby LiDok.

-Adresář, ze kterého se primárně vybírají zdrojové soubory, tento adresář se nabídne při prvním výběru souboru, uživatel však může vybrat zdrojový soubor z libovolného umístění, ke kterému má přístup.

Umístění vybraného souboru se uloží do osobního profilu uživatele a při dalším výběru se nabídne právě toto naposledy zvolené umístění.

- Adresář pro nezpracované soubory, adresář, do kterého se přesunou originály zdrojových souborů v případě výskytu chyby při zpracování. Pokud není vyplněn použije se podadresář „Nezprac“ v umístění, ze kterého se primárně vybírají zdrojové soubory (viz. výše).

V prohlížeči „Přijatá zdanitelná plnění a zálohy“ (brPlnPrij) je pak doplněna funkce:

Spuštěním akce je uživatel vyzván k výběru souboru *.pdf z primárního adresáře pro zdrojové soubory – vybírat je však možné soubory z libovolného dostupného úložiště.

Proběhne vytěžení dat z dokumentu a kontrola duplicity evidenčního čísla a variabilního symbolu pro vytěžené IČ. Pokud již jednou byla faktura se stejným číslem a IČ vytěžována nebo byla pořízena jiným způsobem, je uživatel o této skutečnosti informován:

V tomto případě je akce přerušena a zdrojový soubor přesunut do adresáře pro nezpracované soubory.

V dalším kroku je provedena kontrola existence vytěženého IČ, DIČ, názvu firmy, ulice obce a PSČ. K tomu slouží konverzní číselník firem s přiřazením k číselníku obchodních partnerů. Výše uvedené vytěžené údaje o obchodním partnerovi se porovnají s konverzním číselníkem (musí odpovídat celá kombinace IČ, DIČ, názvu firmy, ulice, obce a psč). V případě, že tato kombinace neexistuje v číselníku obchodních partnerů ani v konverzním číselníku, vloží se do konverzního číselníku nový záznam a je vyžadováno přiřazení obchodního partnera nebo založení nového (pokud v číselníku existuje partner s vytěženým IČ, nabízí se přiřazení pouze v rámci vytěženého IČ nebo založení nové pobočky):

Jako první se vždy nabízí možnost vložení nové firmy nebo pobočky do číselníku, a to i při použití filtru. Výběr se zapíše do konverzního číselníku a při vytěžování další faktury od stejného dodavatele se již přiřazení nevyžaduje. Konverzní číselník je součástí funkcí pro slučování poboček, firem a změny IČ. Omylem založené firmy nebo jejich pobočky je tedy možné těmito nástroji eliminovat.

V případě výběru založení nové firmy (pobočky) má uživatel možnost nově založenou kartu obchodního partnera upravit:

Následně je uživatel vyzván k výběru řady dokladů pro přijaté plnění a dále již pokračuje standardním způsobem pro pořizování dokladu přijatého plnění. Formulář faktury je pak naplněn všemi dostupnými vytěženými daty.

Uložením účetního dokladu faktury dojde k ukončení celého procesu včetně importu zdrojového souboru do databáze nebo do centrálního úložiště (dle nastavení parametru „Neimportovat soubory do databáze“), připojení souboru nebo odkazu na něj k účetnímu dokladu a jeho přesunu do adresáře pro zpracované soubory.

Pokud se stane, že uživatel v průběhu procesu nedokončí účetní doklad (např. nevybere řadu nebo neuloží účetní doklad), vytěžená data zůstanou zachována, zdrojový soubor zůstane v původním umístění a je možné doklad dokončit kdykoli později. V takovém případě změní ikona akce v prohlížeči barvu na červenou:

Volba „Ne“ reprezentuje stejnou funkci jako základní „zelená“ varianta (tj. nový výběr a zpracování souboru), při volbě „Ano“ je zobrazen seznam vytěžených, ale dosud nezpracovaných (nezaúčtovaných) záznamů:

Výběrem záznamu se zahájí pokračování procesu zpracování a je možné účetní doklad dokončit.

V prohlížeči nezpracovaných OCR dat je k dispozici standardní funkce „Upravit větu“ pro zobrazení vytěžených dat v režimu „View“ (prohlížení)

Zamítnutím není možné vytěžená data už dále zpracovávat (zaúčtovat) a je vyžadováno potvrzení ze strany uživatele:

Před vlastním zamítnutím je ještě možné vyloučit zamítnutý záznam z kontroly duplicity zpracování a umožnit tak, vytěžovat znovu soubor obsahující fakturu se stejným číslem (např. jestliže dodavatel pošle fakturu novou, opravenou):

Upozornění: v případě, že doklad byl dokončen (zaúčtován) a následně odstraněn vytěžená data se vrátí do stavu „Nezpracovaná“ (tj. funkce v prohlížeči je v „červené“ variantě) a je možné doklad zpracovat znovu. Vzhledem k tomu, že zpracováním původního (smazaného) dokladu došlo k odstranění, resp. přesunu zdrojového souboru, nebude tento již připojen k novému dokladu, pokud nebude ručně vrácen do umístění, kde se původně nacházel.

Pokud jsou soubory importovány do databáze (parametr „Neimportovat soubory do databáze“ není aktivní), aplikace se pokusí najít v databázi soubor stejného názvu a v případě, že se to podaří, nabídne vytvoření odkazu na nalezený soubor:

V záhlaví prohlížeče Evidence dokumentů analogická akce jako v přijatém plnění:

Spuštěním se ale na rozdíl od přijatého plnění nejdříve musí vybrat řada záznamů:

Následuje výběr souboru a dále je proces analogický jako u přijatého plnění. Rozdíl je ve výsledku, kdy se zobrazuje vytvořený záznam Evidence dokumentů v režimu „Úprava“, tj. byl již uložen na pozadí a uživatel jej nemůže „neuložit“, pouze dále zpracovávat ve standardním režimu jako jiné záznamy ve spisové službě.

V případě potřeby je však možné záznam odstranit a výsledkem je signalizace vytěžených, ale nezpracovaných dat OCR v podobě „červené“ varianty ikony pro akci „Import záznamů pro přijaté plnění z vytěžených dat LiDok“: