Seznam témat:
Funkce je přístupná v prohlížeči dokladů uskutečněného plnění: "Export označených faktur ve formátu ISDOC (Ctrl+Alt+E)".
Umístění funkce
Do verze 173 se vyžadovala existence přídavného modulu ISDOC.bpl. Od verze 175 je funkce součástí standardní instalace klienta.
Funkce slouží k exportu vydaných faktur ve formátu ISDOC (Information System Document), což je formát elektronické fakturace v ČR, který definovala "Pracovní skupina pro Elektronické standardy výměny dat" sdružení SPIS.
Aktuálně podporovaná verze: 5.3.1
Více o ISDOC: http://www.isdoc.cz/
Příklady a aktuální verze ISDOCReaderu pro čtení ISDOC dokumentů: http://www.isdoc.org/
Nastavení
Do číselníku formy úhrad k vašim předdefinovaným položkám přidat kód ISDOC dle standardu:
Nastavení číselníku "Forma úhrady"
Postup
Poté je možné provádět export vydaných faktur buďto přímo v uskutečněném plnění výběrem funkce (Ctrl+Alt+E):
Umístění funkce
Nebo lépe použitím schvalovacího postupu (procesu), který umí dokument podepsat, e-mailem odeslat, odesílané uložit do dokladu a doklad uzamknout.
Po stisku Ctrl+Alt+E uživatel vybere adresář, do kterého se budou označené faktury exportovat. Použitý adresář se zapamatuje pro příští použití, a to zvlášť pro každého uživatele. Následně uživatel zvolí (nepovinně) certifikát pro digitální podepsání vytvářených ISDOC dokumentů. Použitý certifikát se opět zapamatuje. Poté systém vygeneruje pro každý označený doklad samostatný soubor s odpovídajícím ISDOC dokumentem.
Pro jednoznačnou identifikaci dokladů používá ISDOC tzv. globální unikátní identifikátor UUID.
V případě, že v parametrech fakturace není zapnuto automatické vyplňování UUID u dokladů uskutečněného plnění, během exportu se u každého exportovaného dokladu (nebo odkazovaného původního dokladu u dobropisu a vrubopisu) UUID vygeneruje a uloží.
Podporované typy dokumentů ve formátu ISDOC
| • | faktury, dobropisy, vrubopisy, zálohové faktury, daňové zálohové listy a jejich dobropisy |
| • | zúčtovací faktury daňových zálohových listů |
| • | faktury bez položek, jen s daňovou rekapitulací |
| • | faktury včetně položek s množstvím, MJ, jednotkovou cenou a sazbou DPH |
| • | hlavičkové kolekce přijatých objednávek |
| • | hlavičkové kolekce dodacích listů (výdejek) |
| • | kolekce sériových čísel |
| • | kolekce použitých nedaňových záloh |
| • | kolekce odúčtování zdaněných záloh |
| • | digitální podpis |
Popis některých XML elementů použitých v ISDOC dokumentu
| • | <DocumentType> - typ dokumentu: |
| 1. | běžná faktura (též opravný daňový doklad a dodatečné daňové přiznání) |
| 2. | dobropis |
| 3. | vrubopis |
| 4. | zálohová faktura (nedaňový zálohový list) |
| 5. | daňový zálohový list |
| 6. | dobropis daňového zálohového listu |
| • | <OrderReferences> - (nepovinná) hlavičková kolekce přijatých objednávek |
| • | <DeliveryNoteReferences> - (nepovinná) hlavičková kolekce dodacích listů (výdejek) |
| • | <InvoiceLine> - položky faktury: |
<OrderReference> - nepovinný odkaz na přijatou objednávku
<DeliveryNoteReference> - nepovinný odkaz na výdejku
<StoreBatches> - nepovinná kolekce sériových čísel
| • | <NonTaxedDeposits> - kolekce nedaňových záloh |
| • | <TaxedDeposits> - kolekce odúčtování zdaněných záloh |
| • | <TaxTotal> - daňová rekapitulace (sumář po jednotlivých sazbách i celková daň) |
| • | <Signature> - digitální podpis |
Vytvořené ISDOC dokumenty lze prohlížet v programu ISDOCReader (http://www.isdoc.org/).
Vytvoření elektronické faktury ve formátu ISDOC
Pomocí samostatné funkce
Použitím funkce export vydaných faktur přímo v uskutečněném plnění výběrem funkce (Ctrl+Alt+E):
Umístění funkce
Pomocí nastaveného procesu
Tento způsob je plně automatizovaný a dává uživatelům i managementu plnou kontrolu nad vystavováním faktur. Tato funkce podporuje proces fakturace a umožňuje tento proces rozšířit podle přání uživatelů o další kontrolní body. Základní proces je nastaven nejjednodušším způsobem. Má tedy jen dva kroky:
| 1. | Vytvoření faktury (Uživatel běžným způsobem vytvoří fakturu). |
| 2. | Kontrola a odeslání faktury (Uživatel fakturu zkontroluje a potvrdí správnost) – další kroky proběhnou automaticky. |
| a. | Systém fakturu vytiskne do PDF (nebo na tiskárnu). |
| b. | Systém vygeneruje ISDOC přílohu (pokud ji zákazník přijímá). |
| c. | Systém vytvoří e-mailovou zprávu, do které vloží přílohy a odešle je. |
| d. | Systém uloží odeslané přílohy do databáze k záznamu faktury. |
| e. | Systém uzamkne záznam faktury. |
Tento proces lze na přání uživatele snadno rozšířit o další kroky. Například kontrola faktury může být nasměrovaná na jiného uživatele a podobně. Počet kroků není omezen a bude se řídit vnitřními předpisy společnosti.
Příklad vystavení elektronické faktury ve formátu ISDOC
Příklad:
Fakturu vytvoříte standardním způsobem, tak jak jste byli zvyklí doposud. Po uložení faktury pro vás program (je-li správně nastaven) vytvoří úkol v systému úkolů a ten ponese název „Vytvořit, zkontrolovat a odeslat fakturu.“. Všechny faktury, které se vás prostřednictvím takového úkolu budou týkat, uvidíte v samostatném okně prohlížeče uskutečněného plnění.
V tomto okně uvidíte jen neodeslané faktury. Odeslání faktury provedete tak, že otevřete formulář faktury a zmáčknete tlačítko „Ctrl-F2 Předání“.
Program po zmáčknutí tlačítka vyvolá „předávací dialog“. V tomto dialogu nemusíte v nic měnit (pokud si zde nechcete poznamenat nějakou důležitou skutečnost) a jenom jej potvrdíte klávesou „OK“ (též F2). Jakmile to uděláte, program spustí automat, který provede tyto kroky:
- fakturu vytiskne do PDF (nebo na tiskárnu).
- vygeneruje ISDOC přílohu (pokud ji zákazník přijímá).
- vytvoří e-mailovou zprávu, do které vloží přílohy a zobrazí připravenou e-mailovou zprávu.
Jakmile zprávu odešlete tlačítkem OK, systém práci dokončí:
- uloží automaticky odeslané přílohy do databáze k záznamu faktury.
- automaticky se uzamkne záznam faktury
V průběhu procesu vás bude program informovat o provedených operacích.
Tím celý proces odeslání končí. Řádek s touto fakturou z okna „Moje faktury k odeslání“ zmizí (uživatelské nastavení).
Nastavení procesů
Aby bylo možno výše popsaný proces vůbec spustit, je nutno splnit tyto podmínky:
| 1. | V systému musí být vytvořen schvalovací postup obsahující patřičné konfigurace (dodáváno spolu s aktualizací 175). |
| 2. | Pro uživatele, kteří budou proces realizovat, musí existovat propojení jejich personálních karet s číselníkem uživatelů systému. |
Uživatel nemusí mít nutně pracovní poměr a personální karta nemusí nutně obsahovat pravdivé r.č.
| 3. | Uživatelé, kteří budou realizovat postupy, musí mít právo na databázový pohled „_mzosobnikarty“ (obsahuje jen jména, emaily a další neutajované informace). |
| 4. | Doporučujeme uživatelům zpřístupnit „panel úloh“ (otevřený na pracovní ploše) s položkou „Moje faktury k odeslání“ (uživatelské nastavení). Uživatel zde vždy uvidí, kolik faktur na něj čeká a po „rozkliknutí“ se otevře příslušný seznam neodeslaných faktur. |
Nastavení panelu úloh
| • | Opatřený ISDOC elektronickým podpisem zajišťuje plnou věrohodnost a neporušenost obsahu dle zákona o DPH o zákona o účetnictví, importovaný soubor se archivuje přímo ve Vision ERP. |
| • | Uznávaný formát, který podporuje většina účetních SW v ČR. |
| • | Doklad lze přímo exportovat do tvaru, který protistrana bez problémů naimportuje včetně polo-automatizovaného zpracování. |
| • | Lze zajistit jednoduchou archivaci, po importu se doklad nejen před-účtuje, ale současně se soubor k účetnímu dokladu připojí. |
| • | Standardní formulářové programy umí ISDOC soubory přímo zobrazit (např. form-filer, který ke komunikaci využívá státní správa), fakturu lze vytisknout i ve Vision ERP. |
| • | Na straně přijatého plnění lze využívat systém spisové služby včetně schvalovacího systému oběhu dokladů v účetní jednotce. |
| • | Na straně uskutečněného plnění lze pomocí schvalovacích postupů docílit vědomého odesílání elektronických faktur e-mailem včetně uzamykání dokladů a archivace odeslaných souborů přímo v odesílaném dokladu. |
Právní rámec stanoví Zákon o dani z přidané hodnoty (235/2004 Sb.)
| • | § 26 odst.3 - Daňový doklad má elektronickou podobu tehdy, pokud je vystaven a obdržen elektronicky. S použitím daňového dokladu v elektronické podobě musí souhlasit osoba, pro kterou se plnění uskutečňuje. |
| • | § 34 - Zajištění věrohodnosti původu, neporušenosti obsahu a čitelnosti daňových dokladů … věrohodnost původu daňového dokladu v elektronické podobě a neporušenost jeho obsahu lze vedle kontrolních mechanismů procesů zajistit také uznávaným elektronickým podpisem, … |
| • | § § 35a - Elektronické uchovávání daňových dokladů - Daňový doklad lze převést z listinné podoby do elektronické a naopak, daňový doklad lze uchovávat elektronicky prostřednictvím elektronických prostředků pro zpracování a uchovávání dat, při uchovávání daňových dokladů prostřednictvím elektronických prostředků musí být rovněž elektronicky uchovávána data zaručující věrohodnost původu daňových dokladů a neporušenost jejich obsahu. |
Aktuálně podporovaná verze ISDOC: 5.3.1
Do exportu se nezahrnují tyto doklady:
| • | stornované doklady |
| • | doklady, které jsou samostatným stornem dokladů z jiného období (tj. doklady, pro které platí: ovydfakthd.druhpln = 1) |
| • | vratky DPH |
Omezení týkající se exportu:
| • | ISDOC formát bez příloh (soubory *.isdoc) |
| • | bez spotřební daně |
| • | použité zálohy musí být ve stejné měně |
| • | u dokladů s hlediskem "registrace v jiném členském státě EU" není možné exportovat platbu v jiné měně než je měna daného státu EU |
| • | dobropis, vrubopis a dobropis daňového zálohového listu (daňového dokladu z úhrad zálohových faktur) vyžadují vazbu na původní daňový doklad |
| • | částky s 0% sazbou DPH se exportují sumárně - bez ohledu na důvod osvobození od DPH |
| • | použitá forma úhrady na dokladu musí mít v číselníku forem úhrady (tab. ofuhrada) vazbu na kód úhrady dle ISDOC: |
Předdefinované kódy úhrady dle ISDOC
Číselník forem úhrady ve Vision ERP
Vazba formy úhrady na kód úhrady dle ISDOC
Rozšíření schvalovacího postupu
Schvalovací proces na vystavené faktuře je konfigurovatelný pomocí skriptů a lze docílit poměrně snadno dalších vlastností.
| - | Skupina uživatelů může faktury vytvářet. |
| - | Jiná skupina uživatelů může vytvořené faktury kontrolovat a odesílat. |
| - | Při předávání faktur mezi sebou vás může program prostřednictvím e-mailů upozorňovat. |
| - | Program může upozorňovat na nedokončenou práci a podobně. |
Související odkazy