Seznam témat :
popis položek - obecný vzor dokladu
popis položek - vzor dokladu pro přijatého plnění
zaúčtování plánovaných dokladů
číselník typů plánovaných dokladů
Funkce pro plánování dokladů je umístěna v hlavním menu :
Umístění funkce
Funkce pro číselník typů plánování dokladů je umístěna v hlavním menu :
Umístění funkce
Funkce slouží k přípravě, generování a vytváření účetních dokladů s plánem do budoucnosti. Tyto doklady neovlivní účetnictví, dokud nejsou zaúčtované.
Prvním krokem je založit nový plán. Do něj je nutné vytvořit plánované doklady běžné nebo přijatého nebo uskutečněného plnění. Prostředkem ke generování plánu dokladů je vzor plánovaného dokladu, podle nějž program vygeneruje množinu plánovaných dokladů.
Po zvolení funkce se otevře seznam všech doposud vytvořených a ne-ukončených plánů účetních dokladů.
Seznam plánů účetních dokladů
Plán účetních dokladů sdružuje množinu plánovaných účetních dokladů běžných, přijatého nebo uskutečněného plnění.
Plán může obsahovat vzory plánu dokladů. Plánované doklady lze vygenerovat ze vzoru, do okamžiku zaúčtování je lze libovolně měnit, rušit, po zrušení znovu generovat, nebo vkládat ručně. Plán dokladů se generuje vždy od posledního plánovaného dokladu, od maximálního data provedení v plánu dokladů.
Plánované doklady se budou účtovat do účetnictví podle data provedení.
Stav může nabývat hodnot nic - neurčen - plán se připravuje, Zahájen - aktivní - používá se, pozastaven - dočasně mimo použití, chybný - program nalezl chyby, pro které nelze plán použít, ukončen.
Formulář pro zadání plánovaných účetních dokladů se skládá z více záložek a základních údajů s informacemi o účetním dokladu :
Formulář pro zadání plánu účetních dokladů
Popis položek :
| • | plán - slouží pro uživatelskou identifikaci plánu a musí být v rámci jedné databáze unikátní, t.j. program kontroluje unikátní výskyt dvojice plán a číslo databáze. |
| • | stav plánu - |
možnosti stavu
nic - takto je nastaven plán hned po vložení nového plánu, plán se připravuje
Zahájen - aktivní - to znamená používá se
pozastaven - dočasně mimo použití
chybný - program nalezl chyby, pro které nelze plán použít
ukončen.
Postup při generování dokladů
| 1. | Vznikne generováním plánu podle nastaveného vzoru, nebo pořízením ručně. Plán účetních dokladů není v účetní evidenci, tam se dostane zaúčtováním. |
| 2. | Plán účetních dokladů lze libovolně měnit až do okamžiku zaúčtování. |
| 3. | Podoba plánovaného dokladu v podstatě odpovídá již budoucímu dokladu v účetnictví. Je zařazen do určitého období, měsíce, řady ale nemá číslo, číslo dokladu se vygeneruje v okamžiku zaúčtování dokladu. |
| 4. | Druhý podstatný rozdíl plánovaného dokladu oproti finálnímu účetnímu dokladu spočívá v částkách, které jsou vyjádřené pouze v jediné měně, tedy v případě cizí měny se nepřepočítávají do domácí měny. V případě cizí měny se vkládají pouze částky v cizí měně, až v okamžiku zaúčtování účetního dokladu se naplní kurz podle zásad v účetnictví a provede výpočet částek v domácí měně. |
Záložka "vzor" obsahuje vzory dokladů, slouží pro vygenerování plánu dokladů na základě nastavené periodicity.
Plánované doklady - vzor
Ostatní funkce
- Kopírování vzorů plánovaných dokladů (funkce se vyvolá stiskem pravého tlačítka myši v prostoru vzorů a zvolením Kopírovat nebo stiskem kombinace kláves Shift+Enter)
Po spuštění se program dotáže na kód nového vzoru plánovaného dokladu
Funkce zajistí kompletní zkopírování vzoru plánovaného dokladu včetně všech podřízených tabulek.
- 
Funkce vygeneruje množinu plánovaných dokladů (záložka Plánované doklady) ke zvoleným vzorům plánovaných dokladů. Pokud obsluha naplní položku Generovat do zastaví se vytváření plánovaných dokladů v okamžiku, kdy datum účtování přesáhne zvolenou hodnotu. Vyvolání funkce se provede buď klepnutím myši nebo stiskem klávesy F4. Po vygenerování plánu dokladů program přepne na záložku Protokol a zobrazí protokol o generování plánu zvolených vzorů účetních dokladů.
- 
Po aktivaci funkce se provede tisk zvolené sestavy (pole Sestava), pro zvolené vzory. Zvolená sestava se ukládá do plánu. Vyvolání funkce se provede buď stiskem levého tlačítka myši nebo stiskem kombinace kláves Alt + F7
Záložka plánované doklady obsahuje vygenerovaný nebo ručně pořízený plán dokladů ke všem vzorům plánu v záložce "vzory". Plánované doklady nejsou vedené ve finančním účetnictví, nemají stanovené číslo dokladu a ani nemají částky přepočtené do tuzemské měny. Zvolené plánované doklady lze zaúčtovat stiskem tlačítka "zaúčtovat".
Plánované doklady
Popis položek:
| • | včetně převedených - zobrazí se plánované doklady včetně převedených (zaúčtovaných) |
| • | dle vzorů - plánované doklady se seřadí podle vzorů |
| • | filtr - filtr pro výběr množiny dat v prohlížeči plánovaných dokladů ( za aktuální měsíc, aktuální období, všechno ) |
Ostatní funkce
Funkce je určena pro zaúčtování vybraných plánovaných dokladů. Vyvolání funkce se provede buď stiskem levého tlačítka myši nebo stiskem kombinace kláves F6
Po aktivaci funkce se tisk zvolené sestavy (pole Sestava), pro zvolené plánované doklady. Zvolená sestava se ukládá do plánu. Vyvolání funkce se provede buď stiskem levého tlačítka myši nebo stiskem kombinace kláves Alt + F7
obsahuje přehled dokladů vytvořených zaúčtováním plánovaných dokladů.
zaúčtované plánované doklady
Popis položek:
| • | filtr - filtr pro výběr množiny dat v prohlížeči zaúčtovaných plánovaných dokladů ( za aktuální měsíc, aktuální období, všechno ) |
Ostatní funkce :
Po aktivaci funkce se provede tisk zvolené sestavy (pole Sestava), pro zvolené vzory. Zvolená sestava se ukládá do plánu. Funkce je povolená pro běžné účetní doklady a přijaté plnění, není povolená pro uskutečněné plnění. Vyvolání funkce se provede buď stiskem levého tlačítka myši nebo stiskem kombinace kláves Alt + F7
Záložka obsahuje seznam zpráv o generování plánu dokladů nebo případných chybách při účtování dokladů, pokud se účtování nezdaří.
Protokol o zaúčtování dokladů
Protokol o generování plánovaných dokladů
Popis položek - obecný vzor dokladu
Vzor dokladu, neboli předloha pro vygenerování plánu účetních dokladů, tj zatím se nejedná o finálních účetních dokladech a jejich pořízení
Formulář pro zadání vzoru dokladů se skládá z více záložek a základních údajů s informacemi o účetním dokladu :
Doklad
Vzor plánovaných dokladů - základní údaje - doklad
Popis položek :
| • | vzor kód - maximálně 10 - ti místný název. Jeho formát a unikátnost není kontrolována, může být duplicitní, záleží jen na uživateli. |
| • | typ - typ plánovaného dokladu váže na číselník typů plánovaných dokladů a při vložení nového vzoru se přenesou nastavené údaje z číselníku typů do vzoru dokladu. Později již typ dokladu lze změnit jen v rámci druhu plnění. |
| • | druh dokladu - bere se ze zvoleného typu dokladu podle číselníku typů plánovaných dokladů a může nabývat hodnot: |
- běžný doklad
- uskutečněné plnění
- přijaté plnění
| • | stav - stav si nastavuje uživatel sám, určeno pro označení plánovaných dokladů, které dočasně nebo dál nechce používat. Stav nepovolen a ukončen způsobí, že se pro tento vzor nespouští generování plánu. |
- nepovolen
- povolen
- ukončen
| • | variabilní symbol - lze vložit pouze, pokud je už znám |
| • | vztažný účet - má význam jako v hlavičce účetního dokladu |
| • | účetní kniha, řada - pro generování plánu musí mít vzor nastavenou účetní knihu a řadu |
| • | organizační členění - má význam jako v hlavičce účetního dokladu |
Pro nastavení periodicity generování plánovaného dokladu slouží nastavení v rámečku periodicita (v pravé části formuláře).
Vzor plánovaných dokladů - základní údaje - periodicita
Popis položek :
| • | druh periody - kolikrát by se měl v jakém rozsahu doklad při generování vytvořit |
0 Jednorázově,
1 Denně,
2 Měsíčně,
3 Ročně,
4 Nepravidelně.
| • | délka periody udává počet zvolených jednotek v položce druh periody. Např. druh periody denně, délka periody 7 představuje týdenní periodu. |
| • | datum Od - datum prvního vygenerovaného plánovaného dokladu. |
| • | Poslední den - Je-li druh periody Měsíčně, lze zvolit Poslední den v měsíci. Program potom generuje datum účtování plánovaného dokladu vždy v poslední kalendářní den v měsíci. |
| • | ukončení - podle nastavení se vymezí interval pro tvorbu plánovaných dokladů. Podle zvoleného způsobu ukončení musí být nastavený některý z údajů opakování, datum do nebo celková částka, tak aby interval pro generování dokladů byl smysluplný. Bude-li nastaveno vyčerpání částky celkem musí být pak nastavena částka do jejíž výše budou doklady generovány |
0 Datum do,
1 Vyčerpání částky celkem,
2 Počet opakování.
| • | opakování - udává počet opakování, počet plánovaných dokladů které lze vygenerovat od "data od". |
| • | datum do je datum ukončení generování plánu, může zůstat prázdné |
| • | celková částka a částka - určuje počet vygenerovaných dokladů odpovídá celočíselné části hodnoty podílu (Celková částka ) / (Částka). |
Další položky v rámečku periodicity slouží k výpočtu datumů a DPH měsíce a roku plánovaných dokladů.
| • | Jak stanovit datum případu - pojem "Datum účtování" v plánovaném dokladu určuje okamžik, kdy se doklad má zavést do finančního účetnictví. Stanoví tak, že k Datu Od se připočítá stanovená perioda. |
| • | Jak stanovit dat. případu zatím obsahuje jedinou možnost: "Dle data účtování" t.j. datum případu shodně jako datum účtování. |
| • | Jak dat. usk. zd. plnění - datum uskutečněného zdanitelného plnění Jak stanovit datum uskutečněného zdanitelného plnění |
0 - datum případu
1 - datum účtování
2 - pevný den [měsíc [rok ]], doplněný podle hodnoty Datum uskutečněného zdanitelného plnění
Pokud obsluha zvolí "2 - pevný den", potom záleží na hodnotě "Dat. usk. zd. plnění", zkráceně DUZP. Tato položka je kladné, celé číslo, tedy nikoli datum ! s následující konvencí:
Jestliže hodnota DUZP je v rozmezí 1 .. 99, bere se jako pevný den, rok a měsíc se doplní z data účtování.
Jestliže hodnota DUZP je 999 .. 9999, bere se DUZP/100 jako pevný měsíc a DUZP mod 100 jako pevný den, rok se doplní z data účtování.
Jestliže DUZP je 9999 .. 99999999, bere se pevné datum DUZP tak, že nejvyšší 4 cifry jsou rok, 3 a 4 cifra měsíc a nejnižší 2 cifry den.
V každém jiném případě se stanoví rovné datu účtování.
| • | Jak měsíc rok DPH zatím jediná možnost "Dat.uskut.zdaň. plnění" |
| • | Jak datum splatnosti - datum splatnosti |
0 Pevné - bere se hodnota v Datum splatnosti
1 Dle data účtování
2 Pro uskutečněné plnění dle parametrů
Ostatní položky
Vzor plánovaných dokladů - základní údaje - firma, DPH
ostatní položky jsou určeny pro zadání informací o firmě, členění a DPH.
Záložka položky dokladu a další
Formulář vzor dokladu - položky dokladu
Popis položek :
| • | název - Název neboli popis k účetnímu dokladu, odpovídá položce "název" v záložce další účetního dokladu. |
| • | cizí - 2 položky pro název v cizím jazyku, který lze zvolit tlačítkem, lze zvolit 2 různé jazyky současně. Odpovídá položkám "účet a název v cizím jazyce" v záložce další účetního dokladu. |
Položky dokladu
Na základě zadaných položek dokladu ve vzoru se vygenerují položky do vytvořeného dokladu.
Formulář pro zadání položek dokladu
Položky odpovídají popisu v zadání dokladu
Záložka splátkový kalendář, popis
Formulář vzor dokladu - položky dokladu
Splátkový kalendář m8 smysl a lze přidávat pouze pro vzory dokladů, které mají druh periodicity = Nepravidelně.
položka doklad celkem opakuje hodnotu ze sekce periodicita částka.
Splátkový kalendář
Formulář vzor dokladu -splátkový kalendář
Formulář vzor dokladu - dokument
Popis položek - vzor dokladu pro přijatého plnění
Pořízení vzoru dokladu přijatého plnění je obdobné jako pořízení běžného přijatého plnění s následujícími rozdíly:
| 1. | Vzor dokladu obecně je vždy nezávislý na období, údaj o období není nikde ve vzoru dokladu uložený, proto veškeré číselníky, závislé na období, se sice nabízejí z aktuálního období ale vložená hodnota nemusí být v číselníku obsažena. Např. účetní kniha a řada v okamžiku pořízení vzoru dokladu nemusí existovat, nebo může být v jiném období, než je nastavené aktuální. |
| 2. | Číslo dokladu se stanoví až v okamžiku zaúčtování plánovaného dokladu. |
| 3. | Veškeré částky se vkládají v zadané měně. Informace o kurzu ve vzoru neexistuje, plní se aktuálním kurzem v okamžiku účtování plánu dokladu na základě data případu. |
| 4. | Daně se u vzoru nepočítají a rovněž se nepočítá součet částek, "částka" v rámečku Periodicita se nepočítá, pokud ji chce obsluha použít pro periodicitu, musí ji vyplnit nezávisle na ostatních částkách přijatého plnění. |
| 5. | U vzoru se nedochází k zaúčtování přijatého plnění, takže na záložce Položky dokladu a Další se nezobrazí položky, které vznikají zaúčtováním přijatého plnění. Teprve až u plánovaného dokladu lze vidět, jak se přijaté plnění zaúčtuje. |
Položky odpovídají svým významem položkám na dokladu přijatého plnění.
Příklad formuláře vzoru dokladu pro přijaté plnění
Popis položek:
| • | sazby DPH (ke dni) - (v pravé části formuláře dole) Tato položka vzoru přijatého plnění umožňuje zadat pevný odkaz do číselníku států DPH a pro veškeré vygenerované plánované doklady tak stanovit jediné sazby DPH (např. 5% a 19%). Pokud tato položka zůstane prázdná, program při generování plánovaných dokladů vyhledává sazby DPH v číselníku státu DPH podle data uskutečněného zdanitelného plnění, případně podle data případu, kam vygenerovaný plánovaný doklad patří. |
| • | zaokr. DPH - základ zaokrouhlení DPH, před-vyplní se podle číselníku typů plánovaných dokladů. Pokud zůstane prázdný, použije se parametr DPH základ zaokrouhlení ve sdílených parametrech účetnictví (u_dph_zaklzaokr). |
| • | zaokr. cizí měny - základ zaokrouhlení cizí měny, před-vyplní se podle číselníku typů plánovaných dokladů. |
| • | zaokr. tuz.měny - základ zaokrouhlení tuzemské, domácí měny, před-vyplní se podle číselníku typů plánovaných dokladů. |
| • | částka celkem odhad - částka v cizí měně se vypočítá podle aktuálních informací o sazbách DPH. |
Položky "zaokr. DPH", "zaokr. cizí měny" a"zaokr. tuz. měny" řídí způsob zaokrouhlování během výpočtu přijatého plnění při finálním účtování. Ze vzoru se přenášejí do plánovaného dokladu přijatého plnění.
Základ zaokrouhlení částky v cizí měně a základ zaokrouhlení částky celkem v tuzemské mně se u nového vzoru nenastavují, pokud je obsluha nenastaví, částka se nezaokrouhluje.
Možnosti zaokrouhlení částky v cizí měně i částky v tuzemské měně
Položka zaokrouhlení cizí měny ve formuláři vzoru dokladu
| • | bez - be zaokrouhlení |
| • | 0,01 - zaokrouhlení na setiny |
| • | 0,10 - zaokrouhlení na desetiny |
| • | 0,50 - zaokrouhlení na padesátníky |
| • | 1,00 - zaokrouhlení na celé měny |
| • | 0,50 dolů - zaokrouhlení na padesátníky dolů |
| • | 1,00 dolů - zaokrouhlení na celé měny dolů |
| • | 0,50 nahoru - zaokrouhlení na padesátníky nahoru |
| • | 1,00 nahoru - zaokrouhlení na celé měny nahoru |
možnosti zaokrouhlení cizí měny
Podle nastavených parametrů zaokrouhlení se vypočítá částka celkem(odhad) vzoru, vždy ve měně vzoru dokladu.
Rovněž vypočtená částka celkem ve měně vzoru v browseru vzorů plánovaných dokladů, pokud jde o vzor dokladu přijatého plnění, se vypočítává podle nastavení těchto nových položek zaokrouhlení.
Základy zaokrouhlení při finalizaci přijatého plnění
Zaokrouhlení je závislé na hledisku dokladu:
Pro tuzemsko v zahraniční měně se provede zaokrouhlení vypočtené částky celkem v cizí měně podle nastavené položky zaokrouhlení celkem v cizí měně. Následně se z částky celkem v cizí měně vypočítá aktuálním kurzem částka v tuzemské měně a ta se zaokrouhlí podle nastavené položky zaokrouhlení celkem v tuzemské měně. Rozdíl mezi součtem základů daní a daní v tuzemské mně se dá na zaokrouhlení.
U hledisek EU se při výpočtu celkem v tuzemské měně a její zaokrouhlení a částka zaokrouhlení se postupuje podobně.
V ostatních případech se do tuzemské měny přepočítávají jednotlivé základy, z nich se počítají daně v tuzemské měně a výsledná částka v tuzemské měně se vypočte v závislosti na hledisku přijatého plnění příslušným součtem, který se pak zaokrouhlí podle položky zaokrouhlení celkem v tuzemské měně.
Zvláštnosti pro zadání vzoru plánovaného dokladu přijatého plnění
| 1. | Založit nový saldo případ - při účtování finálního dokladu program vytvoří nový saldokontní případ. To znamená, program nebude hledat případnou úhradu, ke které by se dal doklad přiřadit. |
| 2. | Částky - podle hlediska daň. dokladu - Odpovídá dokladu přijatého plnění s tím, že: |
| • | nejsou částky v domácí měně ale pouze ve měně dokladu. |
| • | výpočet daní je pouze orientační. Daně lze modifikovat po nastavení položky "zadat DPH". Pokud není zvoleno "zadat DPH", konečný výpočet daní se provede podle aktuálně platných sazeb při finálním účtování dokladu. |
| • | ve výchozím nastavení formuláře jsou daně nepřístupné pro modifikaci, vypočítají se na základě sazeb a zadaných základů. Po nastavení položky "zadat DPH" (na obrázku zvoleno) se zpřístupní všechny částky daní a obsluha je může modifikovat. |
| • | v případě plnění v cizí měně lze zadat veškeré částky jen v cizí měně, přepočet do domácí měny se proved při konečném zaúčtování podle aktuálně platného kurzu. |
Generování dokladu se provádí použitím funkce pro generování zadaných vzor dokladů v záložce "vzory" formuláře pro plánování dokladů.
Umístění funkce pro generování dokladů
Postup programu při generování dokladu :
| 1. | Program zjistí maximální datum provedení doposud vytvořených plánovaných dokladů k danému vzoru. |
| 2. | Generování plánu dokladů se zahájí datem od podle stanovených podmínek, viz výše. |
| 3. | Pro každé období je nutné generovat doklady samostatně |
Upozornění na limit generovaných dokladů
| 4. | Podle data provedení stanoví program období, do kterého plánovaný doklad zařadí. |
| 5. | Pokud datum provedení je menší nebo rovno max. datu provedení dosud vytvořeného plánu, nebo pokud program nenalezne vhodné období, kam plánovaný doklad zařadit, program nic nezapíše. |
| 6. | V každém případě program vyhodnocuje podmínky generování tak, jakoby se plán zapisoval. |
Generování vzorů dokladů
Příklad
Vzor dokladu má nastaveno dat. od 6.1.2008, periodu 1 měsíc a pevný počet opakování 20. Předchozím generováním byl vygenerován plán dokladů do 6.2.2008. Účetní období je stanoveno od 1.1.2008 a končí 31.12.2008. Další účetní období není nastaveno.
Program vygeneruje plán dokladů pro následující data účtování:
6.3.2008, 6.4.2008, 6.5.2008, 6.6.2008, 6.7.2008, 6.8.2008, 6.9.2008, 6.10.2008, 6.11.2008 a 6.12.2008.
Počet použitých opakování je 12 (vždy včetně těch, které spadají do již vygenerovaného plánu)
Dál se nepokračuje, přestože počet použitých opakování je 12, což je méně než 20, protože další období není zatím založeno.
Zaúčtování plánovaných dokladů
Po vygenerování dokladů podle zadaných vzorů dokladů na základě nastavené periodicity a období zadaném při generování se provede případné zaúčtování dokladů pomocí funkce pro zaúčtování vygenerovaných dokladů. Funkce je umístěna v záložce "plánované doklady".
Umístění funkce
Plánovaný účetní doklad, dokud není zaúčtován (t.j. neexistuje odpovídající finální účetní doklad), lze libovolně měnit.
Po vyplnění nebo změně formuláře a stisku tlačítka Zaúčtovat provede program virtuální zápisy do položek plánovaného dokladu, které se však neukládají, nelze je měnit ani zrušit. Obsluha může ručně přidat položky plánovaného dokladu, které se při finalizaci - finálním účtování do finančního účetnictví přenesou.
Takže při finalizaci plánovaného dokladu do finančního účetnictví program dohledá potřebné kurzy podle zásad, vloží zápisy do hlavičky finálního dokladu, přičemž stanoví číslo finálního dokladu, vypočte částky v tuzemské měně, vloží položky plánovaného dokladu, v případě přijatého plnění vypočte daně, vloží záznam do přijatého plnění a provede zaúčtování přijatého plnění.
V případě, že se plánovaný doklad účtuje použitím tlačítka "Zaúčtovat", nikoli systémovým triggerem, program uloží jako autora uživatele, který provedl zaúčtování. V případě, že zaúčtování provede systémový trigger, bude jako autor uveden uživatel, který vygeneroval, nebo vytvořil plánovaný doklad.
Podrobnosti o nalezené chybě se uloží do protokolu o zaúčtování v záložce Protokol o zaúčtování.
Číselník typů plánovaných dokladů.
Určuje druh plnění a jeho základní nastavení, které se po zvolení typu u vzoru dokladu přenese do nového formuláře vzoru dokladu.
Zaokrouhlení přijaté plnění se přenáší po zvolení typu do vzoru dokladu přijatého plnění.
Typy plánovaných dokladů
Popis položek :
| • | druh plnění - může nabývat hodnot .. běžný doklad, přijaté nebo uskutečněné plnění. Případně je možné o typu dokladu rozhodnout při jeho vzniku. |
Význam položek Druh plnění, Základní účet, Účet vyrovnání, Bank. účet vlastní, Hledisko daň. dokladu, Účty DPH, Členění atd odpovídá položkám v účetních řadách.
Související témata
Účtování běžných účetních dokladů