Šablony účetních dokladů

Funkce pro vytváření a úpravy šablon účetních dokladů je umístěna v hlavním menu Účetnictví | Plánování dokladů | Šablony účetních dokladů:

Šablony účetních dokladů jsou zvláštním typem plánovaných dokladů a jsou organizovány v plánech podobně jako plánované doklady. Podporovány jsou pouze běžné účetní doklady:

Vzory účetních dokladů v těchto typech plánů pak slouží jako šablony účetních dokladů.

Pro úspěšné vytvoření šablony je nutné mít definovaný alespoň jeden typ plánovaného dokladu pro běžné účetní doklady.

Postup při vytváření šablony je shodný s tvorbou plánovaného dokladu s tím, že je omezena možnost defince periodicity:

•	Datum od - od kterého data je možné používat šablonu (datum se rozumí systémové, nikoli datum dokladu).

•	Měna - měna, ve které bude účtováno (položky účetního dokladu v šabloně jsou v cizí měně, na domácí se přepočítávají až při vlastním účtování dle příslušnéhío kurzu).

Na rozdíl od plánovaných dokladů zde však není záložka Splátkový kalendář, naopak navíc je k dispozici funkce Účetní případ:

Při účtování dokladu z šablony pak, budou položky výsledného účetního dokladu totožné s šablonou (částky je možné měnit jen použitím účetních případů).

Položky šablony účetního dokladu je možné sdružovat do účetních případů - při účtování z šablony je pak možné změnit částku účetního případu.

Vlastní vytvoření účetního případu se provádí tak, že na označené položky se aplikuje funkce Účetní případ:

Pokud žádná z označených položek není součástí účetního případu, nabídne se pouze vytvoření účetního případu z označených položek:

Potvrzením dojde k vytvoření účetního případu, kterému je přiděleno číslo (nejnižší autoinkrement podobně jako u standardních účetních dokladů):

Vyrovnané účetní případy jsou označeny zelenou barvou, nevyrovnané pak oranžovou:

Není podmínkou, aby byl účetní případ vyrovnaný (tj. je možné šablonu uložit i s nevyrovnanými účetními případy).

•	vyrovnaný případ - částka s nejvyšší absolutní hodnotou ze všech MD a DAL částek účetního případu

•	nevyrovnaný případ - součet všech MD nebo součet všech DAL částek účetního případu dle absolutní hodnoty součtu

Při změně částky účetního případu před zaúčtováním se pak všechny částky MD i DAL položek účetního případu přepočítají

stejným poměrem jako je nová částka případu k původní a to včetně rozpisu členění.

Označením položek, které patří k účetnímu případu (případům) je možné účetní případy modifikovat použitím funkce Účetní případ.

•	Je-li označená jedna nebo více položek stejného případu, je možné:

•	Označená je jedna nebo více položek stejného případu a spolu s nimi jedna nebo více položek bez případu:

•	Mezi označenými položkami jsou alespoň dvě z různých případů:

Pro vytvoření dokladu z šablony je nutné ve standardním režimu "Insert" zvolit místo řady účetních dokladů příslušnou šablonu:

Pokud je povoleno zobrazit i řady dokladů, jsou šablony až na konci seznamu.

Výběrem šablony dojde k otevření dialogu pro pořízení účetního dokladu a k naplnění hodnot hlavičky dokladu dle šablony.

Pokud některá pole v šabloně nejsou vyplněná, nastaví se v hlavičce dokladu výchozí hodnota stejně jako při standardním pořizování účetního dokladu.

Uživatel může veškeré hodnoty (tj. i ty, které byly naplněny z šablony) změnit.

K provedení zaúčtování dle šablony je nutné použít funkci Účtovat z šablony (CTRL+F3):

Funkce je dostupná jen v režimu Insert a pouze jednou (nelze provést opakovaně).

Použitím funkce Účtovat z šablony je systém připraven přenést položky účetního dokladu z šablony do právě vytvářeného účetního dokladu.

Kurz pro případnou cizí měnu bude stanoven dle data případu v hlavičce vytvářeného účetního dokladu a dle nastavení použití kurzů.

•	Jakým způsobem bude naplněno členění v položkách účetního dokladu.

•	Jakým způsobem budou naplněny texty v položkách účetního dokladu.

Doplnit prázdné texty - nevyplněné texty položek v šabloně budou doplněny dle nastavení výše.

•	O změně částek a textů účetních případů.

Editovatelná pole jsou označená piktogramem (číselná v levém a textová v pravém horním rohu buňky).

Změna částky nebo textu je umožněna přechodem kurzoru na příslušné pole myší nebo kurzorovými klávesami.

Opuštěním pole klikem myši na jiné nebo přechodem pomocí kurzorových kláves příp. potvrzení klávesou Enter dojde k uložení nových hodnot.

V textovém poli dojde k opuštění pole a uložení hodnoty prostřednictvím kurzorových kláves při dosažení konce (začátku) textu a stisknutím pravé (levé) kurzorové klávesy.

Textové pole je možné také opustit a uložit hodnotu stiskem kurzorové klávesy nahoru nebo dolů.

V numerickém poli kurzorové klávesy nahoru/dolů nezvyšují/nesnižují číselnou hodnotu, ale způsobí opuštění pole a uložení hodnoty.

Stiskem klávesy Esc při editaci pole dojde k přerušení editace a návratu původní hodnoty.

•	O tom, jestli položky bez případu a vybrané účetní případy z účtování případně vyloučit.

Příznak Účtovat u účetních případů je možné změnit klikem myši na příslušné pole nebo stiskem klávesy Mezerník, pokud kurzor stojí na tomto poli.

Položky z šablony, které nepatří k žádnému účetnímu případu budou mít částky MD a DAL shodné s šablonou (není možné částky změnit).

Šablonu lze vytvořit z kteréhokoli existujícího běžného účetního dokladu (druh plnění = 0) použitím funkce Vytvořit šablonu (CTRL+F3):

Jedná se o stejné tlačítko jako při účtování z šablony, které má v existujícím účetním dokladu jinou funkci. Použitím funkce je uživatel vyzván k doplnění nezbytných údajů:

•	Kód šablony - identifikace šablony.

•	Název šablony - popis pro výběr šablony ze seznamu (tento text je zobrazován při výběru šablony).

•	Plán - volba do kterého plánu šablonu zařadit.

•	Typ dokladu - výběr z definovaných typů běžných účetních dokladů pro plány.

•	Používat od data - od kterého data bude možné používat vytvořenou šablonu (nelze zadat datum před aktuálním systémovým datem).

Potvrzením výše zadaných hodnot dojde k vytvoření šablony a uživatel je o tom vyrozuměn:

Případné úpravy v nově vytvořené šabloně je nutné provádět standardním způsobem v úloze Šablony účetních dokladů.