Vyúčtování - nájemné

Funkce určená pro vyúčtování nájemného je umístěna v hlavním menu Nájemné | Vyúčtování:

Vyúčtováním se zde rozumí rozpočítání skutečných nákladů na jednotlivé uživatele

Program umožňuje provést vyúčtování podle plochy , spotřeb, počtu osob a na byt. Nejprve je třeba nastavit číselníku v způsobů vyúčtování. Tento číselník je pevný a nelze jej měnit.

Obdobně jako u předpisů nájemného jsou položky vyúčtování zařazeny do okruhů a kód položky vyúčtování má tedy stejnou strukturu jako kód položky předpisu, první dva znaky okruh další dva znaky kód položky. Jak je vidět je možné (a vhodné, nikoliv však nutné) stejné položky předpisu a položky vyúčtování označit stejným kódem jak je vidět např. u položky Výtah, Osvětlení atp.

Vyúčtování lze pořídit v libovolném období (nejčastěji za rok), lze provést libovolný počet vyúčtování na jeden dům (hospodářské středisko). Lze provést vyúčtování na jeden vchod v domě nebo pro vybrané, případně všechny vchody. U vyúčtování lze zvolit položky které mají být vyúčtovány a u vybraných uživatelů můžou být některé položky vyřazeny z vyúčtování (např. výtah u uživatelů bydlících v přízemí atp.).

Na základě předpisů jsou uživatelům domů, bytů či jiných služeb vystavovány zálohy. Vyúčtování pak probíhá jako rozdíl mezi zaplacenými zálohami předpisy ) a skutečnými spotřebovanými službami ( spotřebované energie ) či nájemného.

Např. vyúčtovává se osvětlení a přiřadí se že uživatelé platili vyúčtovávanou položku Osvětlení položkou předpisu Osvětlení. Z této položky se potom načtou všechny zaplacené zálohy uživatele.

•	číslo vyúčtování - libovolně zvolený kód ( např. číslo domu + období.... )

•	položka – položka z číselníku položek vyúčtování, tedy typ vyúčtování

•	vyúčtovat dle – položka z číselníku způsobů vyúčtování, jakým způsobem budou položky rozpočítávány (TS – znamená „topné sezóny“, klimatu – podle %tabulky klimatické náročnosti). Pro vyúčtování "dle spotřeb"je možné použít odečty z měřidel

•	plocha – pokud je jako způsob vyúčtování zvoleno podle plochy potom zde vybereme podle které plochy bude položka vyúčtována

•	měřidlo – pokud bylo jako způsob vyúčtování zvoleno „podle spotřeb“ a jsou známy odečty měřidel zvolíme druh měřidla

•	zálohy – pokud byly na položku vyúčtování placeny zálohy předpisem nájemného zvolíme položku předpisu

•	účet (záloha) – účet na který budou zaúčtovány zálohy při účtování vyúčtování

•

náklady – celkové náklady na položku vyúčtování. Zadává se účet, případně účty na kterém jsou náklady na položku evidovány v účetnictví a příslušná částka. Pokud jsou již patřičné náklady na tomto účtu zaúčtované je možné je pomocí tlačítka Načíst vložit a není tedy třeba položku vyplňovat ručně. Položka Náklady celkem potom zobrazuje součet všech zadaných účtů nákladů.

•	zadat hodnotu - pouze pro způsob vyúčtování dle spotřeb, buď se zadá hodnota spotřeb nebo se načtou odečty měřidel

Funkce provede součet veškerých položek na uvedených kontech v jednotlivých položkách rozúčtování nákladů a uloží do položky "náklady celkem".

•	účet - konto, na které se účtují náklady za jednotlivé spotřeby od dodavatelů. Konto je pro každý náklad a fakturační místo jedinečné

•	náklady - pomocí funkce "načíst" se do položky uloží celková hodnota nákladů na daný náklad ( osvětlení, teplo, voda.... ). Tj. na uvedeném kontě jsou zaúčtovány faktury od dodavatelů

Každý náklad a fakturační místo má přiřazené vlastní specifické konto, které jednoznačně určuje celkovou hodnotu nákladů

Funkce provede součet veškerých položek na kontě uvedeného u položky rozúčtování nákladů a uloží do položky "náklady".

Nemusí vždy souhlasit jednoznačně, že jedna faktura od dodavatele pokryje jedno fakturační místo ( dům, vchod.... ) a pak je nutné spojit více fakturačních míst a rozložit fakturované hodnoty mezi uživatele.

V záložce je nutné uvést vchody které chceme do vyúčtování zahrnout. Po potvrzení program automaticky vloží všechny uživatele z vybraných bytů

V dolní části obrazovky jsou zobrazení všichni uživatelé z vybraných vchodů a jak je vidět u zvýrazněných uživatelů, jsou dopočítány i měsíce případně dny, dny topné sezóny a %klimatické náročnosti, po které uživatel byt v rámci období vyúčtování bydlel (v uvedeném příkladu došlo k výměně uživatelů).

Funkce umožní náhled či tisk libovolného formuláře vázaného s uživatelem, kterého si zadáte do seznamu zde nabízených sestav ( formulářů ). Vyvolání funkce provedete stiskem levého tlačítka myši. Jednotlivé sestavy ( formuláře ) přidáte resp. uberete ze seznamu pomocí funkce "přiřadit sestavu..."

Pomocí funkce "zálohy" se načtou zálohy z předpisů uvedených u uživatelům a pomocí funkce "vyúčtovat" se zjistí rozdíly mezi zaplacenými zálohami a skutečnými náklady.

Funkce načte u vybrané položky pro vyúčtování hodnotu předpisu u uživatelů.

Funkce rozpočítá celkové náklady podle zvolené metody ( dle plochy, počtu osob.... ) na jednotlivé uživatele.

Funkce načte u vybrané položky pro vyúčtování zadané odečty u příslušných měřidel.

Funkce pro načtení odečtů měřidel je viditelná a použitelná pouze u položek které se vyúčtovávají podle spotřeb tj. v nastavení způsobu rozúčtování mezi uživatele v položce vyúčtování.

•	načíst spotřeby - uloží k jednotlivým uživatelům informace o spotřebě z odečtu u příslušných měřidel

•	uložit spotřeby - hodnoty spotřeby na základě odečtů se uloží do sloupečku "spotrpuv", na základě těchto hodnot je možné rychleji pracovat s případnými úpravami spotřeb

•	obnovit spotřeby - obnoví změny provedené ve spotřebách ze sloupečku "spotrpuv"

•	nezahrnout do celkové spotřeby - spotřeba vybraného uživatele nebude zahrnuta do celkové spotřeby všech uživatelů

•	počítat s celým obdobím - pokud je zaškrtnuto je při vypočtu vyúčtování ignorováno období kdy uživatel v bytě bydlí ale počítá se s celým obdobím vyúčtování. Např. když uživatel bydlí v bytě jen 10měsíců z celkových 12měsíců vyúčtování, počítá se jako kdyby bydlel po celé období.

Funkce je určena k nastavení banky pro příjem přeplatků. A to buď pro Českou spořitelnu nebo Českou poštu.

V parametrech pro jak pro Českou spořitelnu, tak pro Českou poštu jsou uvedeny základní informace pro vytvoření soubor pro komunikaci s bankami, jeho umístění , dále pak další specifické informace, které vyžadují konkrétní banky

•	číslo účtu pro zaúčtování celkové platby - přiděluje spořitelna (číslo sběrného účtu u spořitelny)

•	pořadové číslo souboru - zadává uživatel, nesmí se opakovat nejméně po dobu 100 dnů

•	výstupní soubor - zvolí uživatel. Je tvořen z čísla sběrného účtu a A. Např. číslo účtu 1234567890, potom výstupní soubor je 12345678.90A. Názvu souboru musí předcházet disketová mechanika (např. A,B) následovaná dvojtečkou a lomítkem, t.j A:\12345678.90A.

•	vlastní variabilní symbol - možnost zvolit, co bude uvedeno ve variabilním symbolu (v závislosti na přepínači Variabilní symbol)

•	volitelný text běžného záznamu - možnost zvolit, co bude uvedeno v textu (např. mzda, spoření)

•	text běžného záznamu - zde zvolíte, co bude uvedeno v textu běžného záznamu

•	banky zařazené do výstupu - zde určíte banky, které chcete zahrnout do výstupu pro spořitelnu. Jednotlivé kódy oddělujete čárkou (0800,0100 atd.)

•	nepoužívat výstup pro ČS a.s. - při zvolení této možnosti nebude výstup aktivní

•	číslo podavatele - šestimístný numerický údaj, určující jednoznačnost podavatele. Číslo přidělí pošta podavateli při uzavření dohody.

•	výstupní soubor - zde zvolíte název a umístění výstupního souboru, výstupní soubor by měl mít jméno BPxxxxxx.TXT, kde : xxxxxx - je číslo podavatele.

•	poplatky - ve sloupci "částky" uvedete částky a ve sloupci "sazby" odpovídající poplatek za zaslání částky ze sloupce "částky".

•	číslo banky - čtyřmístný numerický údaj, určující číslo peněžního ústavu, ve kterém má podavatel veden účet, ze kterého provedl převod platby (např."0100" - pro Komerční banku).

•	předčíslí čísla účtu - šestimístný numerický údaj, obsahující předčíslí čísla účtu podavatele, ze kterého provedl převod platby.

•	číslo účtu - desetimístný numerický údaj, obsahující vlastní číslo účtu podavatele, ze kterého provedl převod platby.

•	konstantní symbol - maximálně čtyřmístný numerický údaj, který odpovídá typu služby. Konstantní symbol je uveden v dohodě o režimu předávání datových souborů k automatizovanému podání.

•	specifický symbol - desetimístný numerický údaj sloužící pro bližší specifikaci převáděné platby. Údaj obsahuje číslo okresního razítka výpočetního centra odštěpného závodu. Specifický symbol je uveden v dohodě o režimu předávání datových souborů k automatizovanému podání.

•	variabilní symbol - desetimístný numerický údaj, obsahující variabilní symbol převodu platby. Je složen ze tří částí. Tvar údaje je XXXXYYYYZZ , kde: - XXXX - je druhá část čísla podavatele

•	číslo banky - čtyřmístný numerický údaj, určující číslo peněžního ústavu, ve kterém má podavatel veden účet, ze kterého provedl převod úhrnu sazeb. Tento údaj musí být uveden při způsobu placení ze dvou účtů, v opačném případě se nevyplňuje.

•	předčíslí čísla účtu - šestimístný numerický údaj, obsahující předčíslí čísla účtu podavatele, ze kterého provedl převod úhrnu sazeb. Tento údaj musí být uveden při způsobu placení ze dvou účtů, v opačném případě se nevyplňuje.

•	číslo účtu - desetimístný numerický údaj, obsahující číslo účtu podavatele, ze kterého provedl převod úhrnu sazeb. Tento údaj musí být uveden při způsobu placení ze dvou účtů, v opačném případě se nevyplňuje.

•	konstantní symbol - čtyřmístný numerický údaj, obsahující konstantní symbol, pod kterým podavatel provedl převod úhrnu sazeb. Tento údaj musí být uveden při způsobu placení ze dvou účtů, v opačném případě se nevyplňuje.

•	specifický symbol - desetimístný numerický údaj sloužící pro bližší specifikaci převodu plateb. Údaj obsahuje číslo okresního razítka výpočetního centra odštěpného závodu. Specifický symbol je uveden v dohodě o režimu předávání datových souborů k automatizovanému podání.

Funkce umožní náhled či tisk složenek či jiného vyúčtování, kterého si zadáte do seznamu zde nabízených sestav ( formulářů ). Vyvolání funkce provedete stiskem levého tlačítka myši. Jednotlivé sestavy ( formuláře ) přidáte resp. uberete ze seznamu pomocí funkce "přiřadit sestavu..."

Funkce pro práci s číselníkem je umístěna v hlavním menu Nájemné | Způsob vyúčtování:

Číselníku způsoby vyúčtování je pevný a nelze jej měnit. Musí obsahovat tyto záznamy způsobů vyúčtování:

Nyní již můžeme začít položky vyúčtovávat. V číselníkovém poli „položka“ vybereme položku vyúčtování. Pomocí tlačítka Zálohy načteme zaplacené zálohy z předpisů k uživatelům a tlačítkem Vyúčtovat provedeme vyúčtování.

Obdobně postupujeme u dalších položek. Pokud se vybraná položka vyúčtovává dle spotřeb a bylo zadáno měřidlo včetně odečtů měřidel, lze tyto spotřeby načíst tlačítkem Spotřeby.

Jednotlivé položky vkládáme podle účtů a předpisy identifikujeme podle kódů předpisu. Příklad číselníku předpisů je uveden dále. Souvztažnost se vkládá pomocí SQL dotazu. Této struktury se nemusíme bát ani jí nemusíme rozumět protože program obsahuje nástroj na generování SQL dotazu, takže nám stačí pouze znát účet,stranu a položky předpisů které chceme zaúčtovat na vybraný účet.