Seznam témat:
Jedná se o modul, se kterým skutečně začnete řídit procesy ve firmě. Pokud se nastaví správně jednotlivé toky dat, systém jednotlivým uživatelům (zaměstnancům) úkoly sám přidělí a ohlídá, zda byly splněny.
Základní charakteristika v bodech:
| • | Sada nástrojů pro řízení a sledování toku práce |
| • | Jedná se o stanovení pravidel, jak se má zacházet s určitou situací, dokumentem či informací v systému |
| • | Pro každý typ dokumentu lze nastavit schvalovací postupy, stavy rozpracovanosti, jednotlivé kroky |
| • | Sledování úkolů jednotlivých zaměstnanců |
| • | Zpětná vazba mezi zadavatelem a realizátorem úkolu |
| • | Nastavení časových limitů pro splnění úkolu |
| • | Integrováno napříč celým systémem |
| • | Pravidla jsou definována na uživatelské úrovni, pro každý typ dokumentu zvlášť |
O co jde. Informační systém Vision ERP obsahuje sadu nástrojů pro sledování toku práce. Jde tu o stanovení pravidel, jak se má zacházet s určitým dokumentem či informací v systému. Při skutečně smysluplném nastavení docílíte toho, že uživatelé nebudou nuceni hledat, co mají dělat. Program je sám upozorní na jejich úkoly. Je zde zajištěna i kontrola plnění a zpětná vazba mezi zadavatelem úkolu a jeho realizátorem.
Při nastavování této funkcionality musíte jen promyslet, jakými stavy bude procházet dokument a jaké kroky k těmto stavům povedou. Dokumentem může být téměř cokoliv (projekt, zakázka, účetní doklad, smlouva, korespondence, vystavená objednávka, přijatá objednávka a další).
Příklad
Pojďme si funkci ukázat na příkladu se schvalováním smluv. Představte si tedy, že ve vaší společnosti prochází dodavatelské smlouvy třeba těmito kroky:
1. Registrace smlouvy (sekretářka zaeviduje smlouvu do systému a přidělí ji interní číslo).
2. Projednání znění smlouvy (kompetentní pracovník vyjedná podmínky smlouvy)
3. Přezkoumání smlouvy (kompetentní pracovník smlouvu přezkoumá a navrhne přijetí, či odmítnutí znění smlouvy)
4. Podepsání smlouvy (je-li smlouva po přezkoumání přijata, tak ji pracovník s právem podpisu podepíše)
5. Odeslání k podpisu dodavateli (sekretářka odešle smlouvu k podpisu)
6. Založení platného originálu
V programu tedy nadefinujeme kroky, které povedou k vyřízení smlouvy. U každého kroku lze nastavit i důležité vlastnosti (například kdo tento krok může provést, jakou na to má standardně dobu a jiné ):
Postup schvalovacího postupu pro tento příklad ("schvalovací postup")
Aby bylo možno tyto kroky sledovat přímo na dokumentu smlouvy, bude tento dokument procházet několika stavy. Seznam stavů je vlastnost řady dokumentů a lze jej předem uživatelsky nastavit. Různé typy dokumentů nebo dokonce jen různé číselné řady téhož typu dokumentu mohou mít různý seznam stavů.
Řady záznamů
Systém tedy umožňuje sledovat stavy dokumentů a přidělovat kroky jednotlivým pracovníkům. V kterémkoliv okamžiku víme v jakém stavu se dokument nachází, kdo jej má právě přidělen, co s ním má udělat a do kdy. Tyto informace lze přehledně sumarizovat a jednotlivým pracovníkům zobrazovat co a do kdy mají zpracovat. Každý pracovník má k dispozici přehled úloh, který jej informuje o jeho rozpracovaných úkolech formou panelu, který je otevřen na pracovní ploše.
V programu tedy nadefinujeme kroky, které povedou k vyřízení smlouvy. U každého kroku lze nastavit i důležité vlastnosti (například kdo tento krok může provést, jakou na to má standardně dobu a jiné ).
Tento panel je průběžně aktualizován a uživatelé tak mají nepřetržitý přehled o stavu svých nevyřízených úkolů. V našem příkladu uživatel vidí, že by měl schválit jednu nabídku a vyřídit dvě smlouvy. Uživatel tyto dokumenty nemusí nikde hledat, ale pouze klikne na odkaz v seznamu úloh. Tento odkaz mu otevře příslušnou úlohu s dokumenty, které má vyřídit:
Uživatel se pohodlně dostane ke všem dokumentům, které má vyřídit. Z obrázku je vidět, že uživatel má jednu smlouvu podepsat a u druhé má projednat podmínky. Ukončení každého takového kroku uživatel potvrdí v detailním zobrazení dokumentu, tak jak je to vidět na následujícím obrázku. Pokud svůj úkol splní, dokument z jeho přehledu vypadne.
Smyslem popsané funkcionality je to, aby uživatel nebyl obtěžován dokumenty, které mu nepřísluší řešit a soustředil se pouze na svou práci.
Vedoucí pracovníci přitom dostanou přehled o tom, kde se který případ nachází a jak konkrétní pracovníci plní v termínu své úkoly.
Každému pracovníkovi je vytvořeno přesně definovaný postup. Systém je naprogramován tak, aby bylo možno jednotlivé procesy větvit a dokonce je možno pomocí tzv. skriptů měnit chování programu při řízení toku práce.
Související témata