Seznam témat:
Funkce pro evidenci porad je umístěna v hlavním menu :
Umístění funkce
Evidence porad obsahuje seznam pořízených záznamů porad se čtyřmi možnými stavy: Připravuje se, Naplánováno, Proběhlo a Neproběhlo. Pro pořizování záznamů porad je nutné mít nastaven číselník řady porad, kterými se porady rozčleňují do logických podskupin, např. dle oddělení společnosti. Funkce slouží jako nástroj pro efektivnější vedení a uskutečňování porad.
Záznamy o jednotlivých poradách je možné zadat přímo v prohlížeči porad nebo pomocí funkce pravidel pro generování porad. Záznamy porad jsou tvořeny na základě funkce řady porad, kde jsou uvedeny základní informace o poradách.
Formulář pro zadávání porad sestává z těchto záložek:
Ostatní funkce
Funkcí je možné vygenerovat další poradu.
Formulář pro zadání porad
Popis položek:
| • | stav - pro nastavení stavu možnost výběru ze dvou variant (Připravuje se, Naplánováno). |
Záznam o průběhu porady obsahuje nejen prezenční listinu, časové údaje, označení vedoucího a zapisovatele, ale též seznam úkolů a případně seznam související dokumentace.
Formulář pro zadání průběhu porady
V rámci porady může vzniknout seznam úkolů, které je potřeba splnit.
Formulář pro zadání úkolů
Popis položek:
| • | stav vyřízení - může nabývat stavů podle formy vyřízení úkolu |
Možnosti nastavení položky "stav vyřízení"
Pokud se porada vztahuje k jednomu nebo více projektům, pak je na této záložce uveden jejich seznam.
Záložka se seznamem projektů
Pokud jste využili funkci Odeslat pozvánku e-mailem, pak máte na této záložce k dispozici historii všech odeslaných pozvánek.
Záložka s historii pozvánek
Položka Stav je při zadání nové porady nastavena automaticky na hodnotu Připravuje se. Jakmile je porada naplánována, změníte stav na hodnotu Naplánováno. Pro závěrečné vypořádání porady použijete příkazové tlačítko Uzavřít poradu. Po jeho stisknutí se objeví dotaz, zda porada proběhla a zápis je kompletní, nebo porada vůbec neproběhla (viz následující obrázek). V závislosti na tom, kterou možnost zvolíte, bude změněn stav porady buď na hodnotu Proběhlo, nebo na hodnotu Neproběhlo. V obou případech ale dojde k uzamčení údajů na prvních dvou záložkách v editačním dialogu porady a nápis na tlačítku, pomocí kterého jste poradu uzavřeli, se změní na Otevřít poradu. Toto tlačítko pro opětovné otevření porady je přístupné pouze uživateli, který figuruje v dané poradě jako vedoucí anebo se jedná o uživatele s administrátorským oprávněním.
Dotaz při uzavření porady
Funkci s výhodou využijete v případě, že potřebujete vytvořit jeden další záznam o připravované poradě.
Vygenerování porady provedete přímo z formuláře pomocí tlačítka . Není nutné následující poradu vygenerovat do stejné řady - funkce nabídne seznam řad a dle vybrané řady si můžete porady naplánovat a připravit si na něj všechny potřebné podklady.
Při vytvoření záznamu se automaticky do položky "předchozí porada" vloží řada a pořadové číslo porady, ze které jsme použili tuto funkci.
Vazby - předchozí porada
Tato funkce umožní při jednom použití vygenerovat jednu poradu, s tím že funkci mohu použít několikrát. Pokud ovšem předpokládáme periodicky se opakující porady (např. každý druhý pátek v 15 hodin po dobu jednoho roku), pak raději použijte funkci "generování porad" v prohlížeči pravidel pro generování porad.
Záznam o připravované poradě má význam, pokud se přizvaní účastníci o konané poradě dozví. Zde je pak možné využít (a to i opakovaně) funkci odesílání pozvánky e-mailem.
Nastavení
Aby bylo možné této služby využít, musí být splněny následující podmínky:
| • | uživatel musí mít nastaven způsob odesílání e-mailů (poštovní server) - nastavení proveďte v konfiguraci "možnosti programu osobní" v záložce "komunikace" |
Nastavení komunikace
| • | přizvaní účastníci musí mít u svého záznamu (kontaktu) zadanou funkční e-mailovou adresu a to buď v osobní kartě resp. v záznamu kontaktu |
Pokud jsou splněny výše uvedené podmínky, je po spuštění funkce Odeslat pozvánku e-mailem (prostřednictvím stejnojmenného tlačítka) pro každého účastníka se zadanou e-mailovou adresou vygenerován e-mail s popisem záznamu o poradě.
Pozvánky lze odeslat i pro několik porad najednou, a to označením vět v prohlížeči evidence porad a spuštěním funkce, která figuruje v nástrojové liště prohlížeče.
Seznam došlých e-mailů s info o právě vygenerovaných poradách
Info o poradě
Související témata