Seznam témat:
Spisová služba je doplňkový modul sloužící k zachycení a organizaci písemností ve společnosti. Prostřednictvím tohoto doplňku můžete efektivně spravovat dokumentaci ve firmě. Funkce je tedy určena k evidenci došlé i odeslané pošty, k evidenci smluv, k evidenci směrnic, metodických pokynů, šablon a podobně, k evidenci různých zpráv a jiných dokumentů. Dokumenty jsou primárně rozděleny podle typů (smlouvy, pošta, směrnice a podobně).
U každého dokumentu můžete sledovat stav, termíny, úkoly z něj vyplývající a v neposlední řadě můžete řídit předávání dokumentu mezi jednotlivými pracovníky (nutnou podmínkou je pak mít přístupné „procesy“ a správné nastavení předávacích pravidel).
Všechny dokumenty jsou vedeny v číselných řadách. Každá číselná řada nese informace o typu dokumentu a zároveň množinu stavů, kterými dokument může procházet (např. „nový dokument“, „rozpracováno“, „vyřízeno“ a podobně.). Každá řada též určuje, jakým pracovním postupem se tyto dokumenty budou vyřizovat (workflow) a kde je umístěn originál dokumentu.
Každý dokument potom nese další podrobné informace, především vazbu na obchodního partnera (například v případě smluv, došlé pošty a podobně), dále pak soupis úkolů, které plynou pro různé pracovníky z tohoto dokumentu, dále též vazbu na záznamy z jednání s obchodním partnerem a v neposlední řadě souhrn elektronických příloh (scan dopisu, elektronická kopie smlouvy, obrázkové přílohy, přílohy ve formátu word, excel, pdf a jiné). Dokumenty je možno připojit též k projektům a k výběrovým řízením (výběr zaměstnanců).
Součástí popisu funkce jsou tyto okruhy:
| • | Řízení dokumentů – obsahuje hlavní evidenci a doprovodnou funkcionalitu |
| • | Změnové řízení – je pomocná funkce, která umožňuje sledovat historii změn na řízených dokumentech. |
| • | Přílohy – servisní nástroj pro správu a operace s binárními přílohami. |
Funkce slouží k evidování všech dokumentů organizace, které nejsou systémem zpracovány jiným složitějším způsobem. Je tedy určena k evidenci došlé i odeslané pošty, k evidenci smluv, k evidenci směrnic, metodických pokynů, šablon a podobně, k evidenci různých zpráv a jiných dokumentů. V souladu s normami ISO 9001:2008 je evidence rozdělena pomocí vlastností číselných řad do těchto skupin:
Řady
Veškeré dokumenty k evidenci se zařazují do příslušných řad. Pro každou řadu je možné zvolit typ řady - došlá / odeslaná pošta, dodavatelské / odběratelské smlouvy... Dále informace jakým způsobem se má dokumentu přistupovat (kategorizace).Každá řada obsahuje zařazení do jedné z výše uvedených kategorií. V programu lze evidovat více číselných řad jedné kategorie, nelze však v rámci jedné číselné řady evidovat více kategorií.
Každý dokument je tedy zařazen do určité číselné řady a je mu přiděleno interní číslo. Dokumenty obsahují textovou (RTF) poznámku a tzv. binární přílohy. Mimo to obsahují různé údaje o organizaci, která je odesílatelem, nebo příjemcem, vazby na kontaktní osoby, data platnosti a název. U dokumentů, které mohou podléhat změnám se eviduje historie změn a verze.
Každou změnu dokumentu program eviduje jako samostatný záznam. Seznam rozpracovaných změn je v samostatné evidenci „Změnové řízení“. Záznam o změně vytvoří obsluha a doplní nové vlastnosti nebo nový obsah dokumentu. Program přitom rozlišuje stavy změnového dokumentu:
Postup při prvotním nastavení
| • | jako první je potřeba si rozmyslet jakou strukturu mají dokumenty, které budete evidovat. Vytvořte si pro různé kategorie dokumentů samostatné řady |
| • | vytvořit si číselník typů dokumentů |
| • | rozmyslet si jakým způsobem probíhá oběh dokumentů ve firmě, podle toho pak pro jednotlivé typy dokumentů nastavit schvalovací postupy |
| • | s tím souvisí další možnosti a to jakým způsobem a které dokumenty bude potřeba ochránit. Tedy zvolit jistou míru ochrany formou uzamykání formuláře evidence dokumentů |
| • | s předchozím budem navíc souvisí nastavení práv jednotlivých pracovníků k různým typům dokumentů |
Změnové řízení dokumentů
Nebo-li změny v dokumentech jou určené zvláště v případech dokumentů, které podléhají určitému způsobu ochrany, je potřeba sledovat a navíc kontrolovat změny provedené v těchto dokumentech. Směrnice, vzory smluv a podobně patří mezi tzv. "řízené dokumenty, podléhající změnám". Změny v nich lze provádět pouze řízeným způsobem. Každá změna musí projít návrhem, schválením, distribucí a uvedením v platnost. Program pohlídá provedení všech kroků a zařídí i rozeslání informací všem zúčastněným osobám. Při realizaci změn si program pamatuje historii změn a nemůže být tedy pochyb o tom, jak vypadala směrnice, nebo šablona smlouvy v určité době. Proces změny lze řídit efektivněji pomocí funkcionality „procesy“.
Míru ochrany zabezpečuje nastavení u řady dokumentů, kde se jednoznačně deklaruje, jak moc potřebujeme vložený dokument sledovat. Naopak může existovat typ dokumentu (např. dodavatelské smlouvy...), u kterého bude vždy potřeba zachovat původní stav, tak jak byl do systému zaveden.
Nastavení ochrany dokumentu v řadě
Podle toho jakou úroveň ochrany má dokument nastaven je využíváno změnové řízení dokumentů.
Návaznosti
Modul "spisová služba" umožňuje prostřednictvím dialogu „dokument“ prohlížet související prvky projektu, související záznamy v číselníku obchodních partnerů, související přijaté objednávky a vydané objednávky, související záznamy v TPV.
Související témata