Seznam témat:
Funkce evidence dokumentů je umístěna v hlavním menu :
Umístění funkce
U dokumentů, které mohou podléhat změnám se eviduje historie změn a verze. Aby vůbec bylo možné použít pro správu dokumentů změnové řízení musí být u řady dokumentů položka "kategorie dokumentů" nastavena na "řízené podléhající změnám".
Nastavení řady dokumentů
Každou změnu dokumentu program eviduje jako samostatný záznam. Seznam rozpracovaných změn je v samostatné evidenci „Změnové řízení“. Záznam o změně vytvoří obsluha a doplní nové vlastnosti nebo nový obsah dokumentu. Program přitom rozlišuje stavy změnového dokumentu (viz popis položek):
Stav dokumentu
Formulář změnového řízení obsahuje údaje, které lze měnit. Mimo garanta, platnosti dokumentu a podobně je to především obsah dokumentu včetně binárních příloh. Nové znění, nové přílohy a nové parametry dokumentu uvedené ve změnovém řízení se použitím funkce „Uložit nové znění“ přenesou do platného dokumentu, který zároveň dostane nové číslo verze. Předchozí znění se uloží do historie. Je tedy zachována kontinuita dokumentu a historický obsah kterékoliv dřívější verze.
Funkce je pouze seznamem provedených změn v dokumentech. Požadavek na změnu vychází přímo z evidence dokumentu.
Základní funkcionalita podporuje předávání dokumentů pomocí schvalovacích postupů. Definice schvalovacích postupů jsou v různých společnostech řešeny různě a je tedy vhodné tuto nadstavbu nechat implementovat dodavatelem systému.
Řízené dokumenty podléhající změnám jako je výrobní, stavební a jiné dokumentace případně dokumenty nepodléhající změnám jako jsou veškeré typy účetních dokladů, personálních dokumentů, obchodních nabídek, výrobních dokladů a podobně jsou v rámci ERP řízeny svými specializovanými úlohami mimo evidenci dokumentů.
Formulář evidence dokumentů se skládá z více záložek:
Záložky formuláře změn
Tlačítko je viditelné pouze v případě, že jsou použity schvalovací postupy a dokument si budou vybraní pracovníci předávat.
Formulář pro zadání úpravy dokumentu
Popis položek:
| • | autor změny - vazba na evidenci kontaktů - ten kdo zápis vytvořil |
| • | verze - automaticky při zavedení dokumentu do evidence je hodnota nastavena na 0. Teprve po provedených změnách se verze mění, tak jak jsou změny realizovány |
| • | stav dokumentu - |
| • | Rozpracováno – autor má rozpracovaný návrh změny, změna se zatím nikde neprojevuje. |
| • | Návrh změny – autor ukončil fázi práce na změně a vytvořil návrh, který poskytl k posouzení (managementu, nadřízeným a podobně). |
| • | Zamítnuto – oprávněné osoby návrh změny zamítly. |
| • | Schváleno – oprávněné osoby návrh změny schválily. |
| • | Zapracováno – autor, nebo jiná oprávněná osoba změnu promítla do platného dokumentu, vznikla tak nová platná verze dokumentu (lze pouze u schváleného dokumentu). |
| • | int přezk. - interval přezkoumání (např. v případě směrnic), jednotka se předpokládá měsíc |
Položky v oblasti "navrhované změny" , dále pak informace v záložkách "nové změní" a "nové přílohy dokumentů" jsou již samotné změny, které chceme provést
Je-li to potřeba, zde je nové znění dokumentu.
Záložka nové přílohu dokumentů
Obsahuje nové nebo změněné přílohy.
Struktura a filosofie evidence dokumentů se nabízí k tomu, aby zde byly využity schvalovací postupy. Tedy vytvořit postup kdo v organizaci a v jakém pořadí má se zavedeným dokumentem pracovat. Součástí tohoto nastavení pak nadefinovat individuální WorkFlow obsahující různí úrovně, podmínky a schvalovací postupy. Ovšem i bez těchto řízených postupů je možné s evidencí pracovat, jen je potřeba si jednotlivé kroky "hlídat".
Který ze schvalovacích postupů bude při změnovém řízení použit je definováno vybranou řadou dokumentů, s ní je vázán schvalovací postup při změně dokumentu.
Nastavení schvalovacího postupu v číselníku řady dokumentů
Samotný zápis do evidence změnového řízení dokumentů ještě neznamená provedenou změnu.
Aby se vůbec mohla navržená změna uskutečnit je potřeba splnit některé náležitosti:
| • | položka stav musí být nastavena na "schváleno" |
| • | musí být doplněn datum platí od |
Nastavení změny pro možnost jejího zápisu
Teprve potom se nabídne funkce pro zapsání požadované změny. Aktivací tlačítka "uložit nové znění" se změna uskuteční.
Provedení změny
Funkce provede několik po sobě jdoucích kroků
| • | uloží info o provedené změně |
| • | číslo verze se zvýší o 1 |
| • | provede se zápis do evidence verzí - vždy s aktuálním číslem verze a odkazem na aktuální platnost dokument. Verze s číslem nula pak bude obsahovat prvotní stav dokumentu. V záložce historie verzí je možné nahlédnou do celé historie dokumentu, tak jak se vyvíjel |
Související témata