Seznam témat:
Funkce je určena k plánování porad s uvedením místa porady, pozvaných osob a dále k záznamům o průběhu porad včetně vytvoření souboru úkolů plynoucích jednotlivým pracovníkům z porady. Funkce je přímo svázána s funkcí „úkoly“ v části workflow.
Funkce vám pomůže při evidenci pravidelných porad a zjednoduší související organizační záležitosti.
Můžete si porady naplánovat, připravit si na něj všechny potřebné podklady a po jeho ukončení nebo v jeho průběhu pořídit zápis. Díky neomezeným možnostem ukládání dat budete mít k dispozici vždycky vše, co potřebujete k danému jednání evidovat.
V rámci každé pravidelné porady můžete provést kontrolu úkolů a stav jejich plnění. Ukončená porada (a s ní související dokumenty) je poté ihned přístupná odpovědným uživatelům, kteří se mohou seznámit s jejím obsahem. Funkce napomůže v tom, abyste potřebné podklady měli k dispozici neustále a to i pro možné navazující činnosti, jako je např. zadání úkolů z jednání vyplývajících.
Evidence porad je organizovaná jako samostatné záznamy o poradě. Každý záznam (porada) má své interní číslo. Záznamy lze rozčlenit do několika číselných řad, kterými můžete rozlišovat střediska, pracovní skupiny, roky a podobně. Pro snadnější plánování lze v definici číselné řady nastavit skupinu lidí, které budete pravidelně na tyto porady zvát, můžete přednastavit místnost a další vlastnosti. Plánujete-li některé porady pravidelně, (například jednou týdně vždy v pondělí v 8 hodin), umožní vám program vytvořit tzv. pravidla pro plánování. Program potom umí automaticky vygenerovat plán porad na období, které zvolíte. Velice si zefektivníte rutinní činnosti.
Záznam o poradě obsahuje základní informace o připravované poradě, včetně stavu.
Postup pro zadávání porad
| • | vymezit si typy porad - nastavení číselníku řad |
| • | nastavit parametry pro případné rozesílání pozvánek e-mailem |
| • | vytvořit pravidla pro generování porad |
Funkci je naleznete zde:
Související témata