Osobní evidence

Seznam témat:

umístění

popis funkce

číselník řad šanonů

číselník šanonů

řady objektů pro předávání

nastavení vazby vybraných řad dokladů na šanony

nastavení parametrů

popis činností při životním cyklu seznamu objektů

uživatelské prohlížeče

Umístění

Funkce pro evidenci objektů na zaměstnance je umístěna v hlavním menu Workflow | Osobní evidence:

Umístění funkce

Popis funkce

Modul je vytvořen jako tzv. „přídavný - zásuvný modul“ (plugin) a je zařazen do větve Workflow systému Vision ERP.

Určeno k evidenci pracovníkovi přidělených objektů jako:

Umožňuje evidovat tyto objekty v seznamech po zvolených řadách, kdy typ řady spadá do následujícího seznamu:

Zajistí schvalovací proces nad seznamy objektů, zachytí kompletní historii pohybů jednotlivých objektů.

Číselník řad šanonů

Slouží k definování šanonových řad, v rámci nich budou vznikat jednotlivé konkrétní šanony s nastaveným umístěním.

Umístění

Příklad nastavení šanonů

Popis položek:

Číselník šanonů

V každé výše uvedené je možno zakládat konkrétní šanony s nastavením umístění. Číslo nového šanonu se přidělí automaticky jako nové v řadě, z předchozího šanonu je zkopírováno umístění. U všech řad agend, u nich je požadováno automatické generování záznamů do tabulky umístění (např. účetnictví, přijaté objednávky apod.), se najdou dokladové řady s nastaveným předchozím číslem šanonu a nahradí se nově zakládaným. Vytvářené dokumenty z těchto řad jsou pak  zařazovány do tohoto nového šanonu.

Umístění

Formulář - šanon

Popis položek:

Ostatní funkce

Řady objektů pro předávání

Protokoly evidující předání a převzetí sledovaných objektů jsou koncipovány tak, že jeden protokol zachycuje položky pouze jednoho typu (viz. seznam 1. – 7.) . Pokud tedy chceme pracovníkovi přidělit vozidlo a pověření k vykonávání činnosti, vzniknou protokoly dva.

Řady pro předávání jsou nositeli typu objektu a kompetencí k jejich vkládání do protokolu a schvalování.

Atributy:

KodRady – identifikace řady protokolů (povinná)

Nazev – název (povinný)

TypObjektu – typ objektů evidovaných v protokolech řady (viz. 1.-7.)

Nastavení vazby vybraných řad dokladů na šanony

Výše byla zmíněna vazba dokladových řad na popisovanou evidenci. Tato se nastaví v rámci editace dokladové řady výběrem požadovaného šanonu. Pokud se šanon zaplní, je po založení nového automaticky změněna vazba ve všech dotčených řadách.

Nastavení parametrů

Existuje interní číselník stavů protokolu,  který vyjadřuje fázi jeho životního cyklu . Jeho položky jsou následující s tímto významem:

Pro modul je možno nastavit:

Popis činností při životním cyklu seznamu objektů

Některé skutečnosti z životního cyklu protokolu byly naznačeny výše.

Protokoly:

Atributy:

data_id – identifikace databáze (povinná)

KodRady – kód řady protokolů (povinný)

CisloDokladu – automaticky generované pořadové číslo protokolu v rámci řady

Predmet – předmět předání (povinný)

Pzn - poznámka

PredanoKomu – identifikace cílového pracovníka, jemuž budou objekty uvedené v protokolech předány

DatumPredani – datum předání

DatumPozadVraceni – pokud je požadavek na přesnější termín vrácení objektů, je vyplněno

DatumVraceni – datum vrácení poslední položky protokolu

StavPriVraceni – slovní popis stavu objektu při jeho vrácení

StavDokumentu – stav protokolu z hlediska jeho životního cyklu

Hlavička protokolu:

Položka protokolu:

Atributy:

Data_id – identifikace databáze (povinné)

Poradi – automaticky generované pořadí v rámci protokolu

KodRady – kód řady šanonů

CisloSanonu – číslo šanonu

Předmět – předmět položky (povinný)

Pzn - poznámka

Mnozstvi – předávané množství (povinné, přednastaveno 1)

SerioveCislo – možnost zadat sériové číslo předávaného objektu

Vystavil – kdo položku přidal do protokolu (povinné)

Schválil – kdo schválil vydání položky

umisteni_data_id – vazba na tabulku gUmisteni

umisteni_poradi – vazba na tabulku gUmisteni

DatumPozadVraceni – datum požadovaného vrácení položky

StavPriVraceni – slovní popis stavu objektu položky při vrácení

DatumVraceni – datum, kdy byl objekt vrácen

Převzal – kdo objekt od cílového pracovníka převzal

Dokumenty – event. připojené dokumenty v elektronické podobě

HD_CisloDokladu – vazba na hlavičku protokolu (povinná)

HD_KodRady – vazba na hlavičku protokolu (povinná)

HN_data_id – vazba na doklad HIM nebo NIM

HN_id_ai – vazba na doklad HIM nebo NIM

D_data_id – vazba na doklad DHIM

D_id_aiop – vazba na doklad DHIM

PKdokumentu – do stringu zkumulovaný primární klíč libovolného dokladu PK1;PK2;…;PKx , kde  PK1 je první pole primárního klíče atd. až po poslední pole PKx (např. 2009-01-01;MAJ;02;1)

HN_rok_id – vazba na doklad HIM nebo NIM

D_rok_id – vazba na doklad DHIM

TypDokumentuRady – dle typu řady z hlavičky protokolu dotažený typ řady pro snažší orientaci konzultantů (viz.1.-7.)

TypDokumentuUmist – typ dokumentu z gUmisteni (viz. Historie změn)

Na modelové situaci bude popsán cyklus z hlediska pracovního postupu, účasti pracovníků na něm a nastavení přepínače „Automatické vyhodnocování stavu předání“.

Příprava protokolu

Dle pokynů vedoucího obvykle sekretářka začne připravovat protokoly pro jednotlivé oblasti předávaných objektů – např. DHIM: počítač; Pověření: k nákupu SW; NIM: SW pro předávaný počítač; Dokument: účetní doklady z určeného šanonu; Jiné: klíče od zasedací místnosti.

Při zakládání položky protokolu je pracovník přihlášený do Vision ERP (nyní sekretářka) nastaven jako do pole „Vystavil“.

Jakmile je některý z protokolů co do položek kompletní, nastaví zpracovatel stav na „Požadováno“ – nastavuje se vždy ručně. Je možno nastavit případně datum požadovaného vrácení objektu. Tím je protokol připraven ke schvalovacímu procesu.

Schvalovací proces

V rámci každé oblasti určené typem řady je určeno několik pracovníků s kompetencí schválit zapůjčení objektu cílovému pracovníkovi (viz. řady objektů). Ti postupně schvalují jednotlivé položky, až jsou všechny některého z protokolů schváleny. V ten okamžik buď obsluha nebo systém změní stav na „Schváleno“. Pro zjednodušení je možno provádět hromadné schvalování: v seznamu položek se vyberou kandidáti schválení, po stisku tlačítka Schválit se u nich nastaví hromadně „Schválil“.

Zapůjčení

Objekty z takto připraveného protokolu je možno předat cílovému pracovníkovi jak fyzicky, tak formálně – v hlavičce protokolu obsluha nastaví pole „Předáno komu“ na cílového pracovníka. V ten okamžik buď obsluha nebo systém změní stav na „Půjčeno“.

Postupné vracení

Šťastný pracovník používá zapůjčené objekty k větší slávě mateřské firmy. Když už objekt nepotřebuje nebo je požadováno jeho vrácení (u položky nastaveno „Požadováno vrátit dne“), objekt předá zpět pověřené osobě. Ta u položky nastaví „Vráceno dne“, „Převzal“ a event. popíše „Stav předmětu při vrácení“. Pro usnadnění je možno provést tuto akci pro všechny vybrané položky: po stisknutí tlačítka Vrátit je obsluha vyzvána k zadání tří výše uvedených polí a jejich obsah je zapsán do vybraných položek. Stav se nastaví na „Vráceno částečně“, pokud nejsou vráceny všechny položky.

Uzavření protokolu

Pokud jsou vráceny všechny položky stav se nastaví na „Ukončeno“ (pověření) nebo „Vráceno kompletně“ (vše ostatní). Protokol je tím možno považovat za uzavřený.

Historie změn

Celý život položky protokolu má svůj obraz ve větách tabulky umístění .

Atributy:

Typ dokumentu

PKdokumentu – dle konvence PK1;PK2;…;PKx složené jednotlivé hodnoty primárního klíče připojeného dokladu, kde PK1 je první pole primárního klíče atd. až po poslední pole PKx (např. 2009-01-01;MAJ;02;1)

DatumVlozeni – datum, kdy změna stavu nastala (např. byla založena položka,  nastaven připojený doklad, cílový pracovník atd.)

DatumVyzvednuti – při změně stavu položky se do poslední věty v umístění vyplní DatumVyzvednutí. Tím se stav uzavře a je možno zjistit jeho trvání. Současně s tím se založí nový záznam s aktuálním nastavením a s prázdným DatumVyzvednuti.

KodRady – pokud je připojený doklad umístěn v šanonu, je aktualizováno toto a  následující pole

CisloSanonu

UPracovnika – pracovník, u něhož se objekt v daném časovém intervalu vyskytoval

Skartovano – zatím se nevyužívá (= 0)

Vazba na doklad agendy Vision ERP

Položka protokolu může směřovat na doklad některé z agend Vision ERP (účetnictví, přijaté objednávky, evidence dokumentů, HIM, DHIM, NIM), u jehož řady byla nastavena vazba na šanon. Od tohoto okamžiku pak pro každý nový doklad této řady vznikne i záznam v tabulce umístění. Na takovéto doklady je pak možno při zpracování položky protokolu nastavit vazbu.

Pokud je tato vazba nastavena, je aktivováno tlačítko Zobrazit doklad. Pomocí něj pak je možno zobrazit pro prohlížení podrobné údaje o dokladu v originálním okně příslušné agendy.

Uživatelské prohlížeče

Jsou připraveny 2 uživatelské pohledy: