Číselníky docházky

Funkce číselníků je určena pro vymezení některých hodnot na základě jichž potom modul docházka nastavuje hodnoty a provádí zpracování a výpočet docházky.

Funkce pro práci s číselníkem kalendářů je umístěna v hlavním menu Docházka | Kalendáře:

Číselník kalendář je společný s modulem mzdy, proto je umístěn také v seznamu číselníků mezd - v hlavním menu Číselníky | Mzdy | Kalendáře:

V organizaci může být zavedena různá směnnost. Pro použití kalendáře v modulu docházka, je nutné jednotlivým pracovníkům přiřadit do pracovního poměru číslo kalendáře dle průběhu jeho směny. Kalendáře je možné využívat i bez docházky, pokud má pracovník přiřazen kalendář, jsou jeho měsíční data vyplněna dle tohoto kalendáře (fond pracovních hodin, odpracované dny a hodiny, dny náhrad z svátky, hodiny příplatků za svátky). Jelikož může být potřebné definovat několik různých kalendářů dle směnnosti, je nutné definovat Číslo kalendáře. Tato položka se potom přiřadí do pracovního poměru určeným zaměstnancům.

Kalendáře jsou vhodné i pro vícesměnné nebo nepřetržité provozy, nerovnoměrnou pracovní dobu apod. Je možné přesně nadefinovat pro každý typ pracovní doby v jaké dny je směna a případně jaká (ranní, odpolední,noční), kdy je volno, kolik hodin se v jaký den pracuje apod. Tyto údaje se přenáší do měsíčních dokladů pracovníků při založení měsíce, t.j. program předvyplní odpracovanou dobu podle kalendáře. Pro organizace s pracovní dobou Po-Pá, které nepoužívají Evidenci docházky Vision, není nutné vyplňovat. Je možnost kopírování jednotlivých dnů v určeném intervalu. Není nutné pořizovat ručně celý rok, ale stačí vyplnit první ucelený blok (např. od pondělí 31.12.2001 do neděle 6.1.2002) a zbytek kopírovat (např. od pondělí 7.1.2002 do konce roku 31.12.2002). Je možné kopírování opakovat, nejprve vždy dojde ke zrušení případných existujících záznamů v požadovaném intervalu a potom teprve k novému vložení.

Při kopírování kalendáře, při zakládání nových záznamů se hledá výskyt v číselníku svátků, pokud svátek existuje, je označen v docházkovém kalendáři.

Zadáte-li např. zaokrouhlování na 30 minut a pracovník přijde v 7:02, budou se odpracované hodiny počítat od 7:30.

Při přerušení práce od 12:20 do 13:05 se ale také doba přerušení bude počítat od 12:00 do 13:30.

Takže přestože byl mimo zaměstnanec mimo pracoviště pouze 45 minut, vypočítaná doba přerušení bude 90 minut

•

obecný kalendář - jsou 2 možnosti použití obecného kalendáře. Pokud v kalendáři nejsou uvedeny jednotlivé dny, tak se jedná o obecný kalendář (v tomto případě zaškrtnutí položky obecný kalendář není nutné) . Takový kalendář je možno přiřadit pracovníkům, u kterých se dopředu neví, kdy přijdou do práce (např. nepravidelná výpomoc, brigádníci, praktický výcvik účtů, …). Při příchodu pracovníka s takovýmto kalendářem program pozná, jestli se jedná o ranní, odpolední či noční směnu. Začátky a konce všech směn musí být vyplněny v úvodní obrazovce kalendáře. Každý den, kdy pracovník přijde, je mu doplněn fond pracovních hodin, vloženy přestávky dle nastavení v kalendáři a vypočtena docházka. Dny, kdy pracovník nepřijde, jsou považovány za nepracovní volné dny. Vzhledem k tomu, že nejsou v kalendáři vyplněny jednotlivé dny, není možné pro pracovníky s takovýmto kalendářem automaticky vkládat neukončené akce na další den, tj. další den není nikde definován, je to vlastně až ten den, kdy pracovník přijde do práce, ani při založení měsíce ve mzdách nejsou doplněny dny, hodiny ani fond - hodnoty se přenáší z docházky. V kalendáři je možné zaškrtnout položku obecný kalendář a také mít vyplněny i jednotlivé dny. Při založení měsíčních dat ve mzdách se použije nastavení z jednotlivých dnů kalendáře, pracovníkovi se vyplní dny, hodiny, svátky, fond. Docházka ale bude pracovat podle úvodní obrazovky kalendáře, nikoliv podle nastavení jednotlivých dnů. Při příchodu pracovníka s takovýmto kalendářem program pozná, jestli se jedná o ranní, odpolední či noční směnu. Začátky a konce všech směn musí být vyplněny v úvodní obrazovce kalendáře. Tento obecný kalendář je vhodné použít pro pracovníky, kteří pracují na směny a mají pevně stanovený turnus, ale dochází k častému prohazování směn mezi pracovníky - místo na ranní pracovník přijde na odpolední apod..

Pokud v kalendáři nejsou uvedeny jednotlivé dny, tak se jedná o obecný kalendář

•

ukončovat na max.konec - při nastavení NE se do odpracované doby i hodin navíc započte celá odpracovaná doba, i když přesáhne maximální konec pracovní doby. Při nastavení na ANO se započítá doba jen do maximálního konce pracovní doby bez ohledu na skutečný odchod. Takže např. po odchodu k lékaři v 10:00 se do hodin u lékaře zápočet 6 hodin v případě, že je maximální konec pracovní doby stanoven na 16:00.

•

index pracovní doby - má význam pro výpočty přepočtených stavů, při hodnotě 0 (standardně předvyplněno) se počítají stejně jako dřív (tj. kalendář nemá vliv na výpočet přepočtených stavů), při hodnotě větší než 0 má kalendář vliv na přepočtené stavy (např. 1 = plný úvazek, 0.5 = poloviční úvazek), pokud není index pracovní doby vyplněn, tak pracovníci zařazeni v tomto kalendáři jsou při výpočtu přepočtených stavů započteni podle odpracovaných hodin. Na docházku nemá vliv!

•

1. přestávka po - rozumí se doba od začátku pracovní doby, po uplynutí které program automaticky doplní přestávku všem pracovníkům, kteří mají příchod do práce a mají přidělen tento kalendář. Položku je třeba vyplnit ve formátu HH:MM. Musí být současně vyplněna i následující položka (délka přestávky), jinak přestávka nebude doplněna. Přestávka bude doplněna i vícekrát za směnu, např. u dvanáctihodinových směn dvakrát (např.:4.5 práce-0.5 přestávka-4.5 práce-0.5 přestávka atd). Při vkládání měsíčních dat se fond pracovní doby snižuje o přestávku, přestávka se do odpracované doby nepočítá. Při vyplnění začátku v 8:00 a konce v 16:00 je pracovní doba 8 hodin, při vyplnění přestávky je odpracovaná doba 7.5 hodiny. Vyplnění přestávky má vliv i na měsíční data (fond pracovních hodin, odpracované hodiny). Přestávky respektují nový zákoník práce, který umožňuje rozdělení přestávky. Pokud pracovník označí přestávku na terminálu a ukončí ji dříve než je stanovená délka přestávky v kalendáři (např. jde jen do obchodu pro svačinu), tak v době automatického vložení přestávky (dle nastavení kalendáře) je vložena další přestávka, ale její doba je snížena o již vyčerpanou přestávku.

•

2. přestávka po - zde je možné nastavit, po jaké době se má vkládat případná druhá a další přestávky. První přestávka se vloží standardně podle "1.přestávka po". Případná druhá a další přestávky se vloží podle času zadaného zde. Pokud nebude vyplněna, vloží se podle nastavení první přestávky. Jestli není třeba nastavovat časy přestávek odlišně, není třeba do nové položky nic zadávat.

•

délka přestávky - po uplynutí doby přestávky program automaticky ukončí přestávku (doplní příchod do práce) všem pracovníkům, kterým byla doplněna přestávka a mají přidělen tento kalendář. Položku je třeba vyplnit ve formátu HH:MM, podle zákoníku práce by položka měla mít hodnotu 0:30 (půl hodiny). Musí být současně vyplněna i předchozí položka, jinak přestávka nebude doplněna.

•

co dělat s hodinami navíc - je možné zvolit z několika možností podle potřeb Vaší organizace. Do mezd se nepřenáší hodiny navíc, pokud se mají započítat hodiny navíc do mzdy, je nutné upřesnit jejich určení (např. přesčas, náhradní volno uznané). V případě volby "Do přesčasů bez příplatku" budou denně evidovány případné hodiny přesčasů, za které bude náležet mzda, ale zatím ne příplatek. Měsíčně budou tyto hodnoty sečteny a uloženy v měsíčním souhrnu docházky v položce "Přesčasové hodiny bez příplatku". V parametrech přenosu docházky do mezd je nutné zadat číslo volitelné složky mzdy, která bude sloužit pro evidenci a výpočet příplatku za přesčas. Při prvním záznamu do docházky v měsíci pro konkrétního pracovníka proběhne kontrola 3 měsíce zpět na hodiny neplacených příplatků za přesčas, pokud budou nalezeny, budou proplaceny tak, že do docházky se vloží volitelná složka mzdy s příslušnými hodinami a procentní sazbou průměru.

•

přestávky dle směn - v kalendáři jsou do záložek "ranní, odpolední, noční" doplněny položky "1. přestávka po", "2. přestávka po" a "délka přestávky". Pokud nejsou vyplněny, jsou pro vkládání přestávek použity hodnoty z hlavní obrazovky kalendáře. Pokud vyplněny jsou, budou použity při vkládání přestávek. Směna je při vkládání přestávky identifikována dle kalendáře pro konkrétní den, pokud tento den v kalendáři chybí, je přestávka vložena podle nastavení přestávek z hlavní obrazovky kalendáře. Pokud pracovník přijde na jinou směnu, než má uvedenu v kalendáři, je přestávka vložena podle nastavení přestávky u plánované směny v kalendáři.

Důležité je naplnění jednotlivých dnů pro celý kalendářní rok vždy před začátkem roku!!!

Začíná-li noční směna v neděli večer, musí být v jednotlivých dnech k neděli přiřazena (tedy jak příchod na noční směnu, tak i odchod ze směny s datumem dalšího dne).

Při otevření prohlížeče kalendářů se provede kontrola na vyplnění jednotlivých dnů v kalendářích a pokud existují nevyplněné kalendáře, zobrazí se upozornění s uvedením kalendářů, které je třeba doplnit. Tím by mělo být zabráněno opomenutí, kdy uživatel nenastavil kalendáře pro další období. Od verze 163 existuje neveřejný parametr, který rozhoduje o kontrole obecných kalendářů. Standardně nebudou kontrolovány obecné kalendáře, zapnout jejich kontrolu lze takto:

Zatrhnout "svátek" a některou ze směn "ranní-odpolední-noční", hodiny nevyplňovat. Tento způsob je doporučen, když svátek připadá na den, kdy má pracovník normálně pracovat, ale kvůli svátku nepracuje. Svátek je přenesen do mezd (náhrada za svátek), fond pracovních hodin (rozumí se včetně svátků) je zvýšen o hodiny, které připadly na svátek. Pracovníkům s měsíční mzdou se mzda nekrátí, pracovníci s hodinovou mzdou dostanou náhradu. Pokud pracovník přijde v tento den do práce, nebude tento den započten ve dnech svátků (za svátek se náhrada neposkytne), ale bude mít odpracované hodiny ve svátek (příplatek za svátek, přesčas). Při zatržení parametru "Svátky náhrady i příplatky" bude v případě práce ve svátek, za který náleží náhrada mzdy (nebo se mzda nekrátí), poskytnut příplatek za práci ve svátek za odpracovanou část směny a za zbylou část směny náhrada (nebo se mzda nebude krátit), zaokrouhluje se na poloviny směny. Pokud je poslední pracovní den před svátkem neukončená akce (např. dovolená), je tato akce ve svátek ignorována a doplní se až další pracovní den (jen pokud pracovník nepřijde do práce).

Ve svátek v pondělí 25.12.2017 pracovník s měsíční mzdou není v práci, proto tento den má uveden ve dnech svátků, za měsíc dostane plnou mzdu, mzda se za svátek nekrátí (u hodinové mzdy je poskytnuta náhrada mzdy). Pokud ale pracovník přijde do práce, tak svátek již není uveden ve dnech svátků, tím se mu o den zkrátí se mzda (resp. neposkytne náhrada mzdy pro hodinovou mzdu), ale bude mít odpracovanou směnu, dostane příplatek za práci ve svátek a příplatek přesčas či náhradní volno. Pokud přijde jen na část směny, bude mít odpracovanou jen část dne, ale náhradu mzdy či nekrácení mzdy za zbytek směny neobdrží. Pokud je třeba za část svátku poskytnout mzdu a za část náhradu, je třeba zaškrtnout nový parametr "Svátky náhrady i příplatky". Při jeho zatržení, za část svátku, který pracovník odpracuje, dostane mzdu s příplatkem za práci ve svátek a za část, kterou nedopracuje, obdrží náhradu mzdy (resp. se mu mzda nekrátí u měsíční mzdy). Svátek tak může být uveden ve dnech svátků (neodpracovaný den, přísluší náhrada mzdy), nebo v odpracovaných dnech (celá směna ve svátek byla odpracovaná, není ve dnech svátků), nebo i půl dne v odpracovaných dnech a půl dne ve dnech svátků. Zaokrouhlení svátku pro poskytnutí náhrady (nekrácení mzdy) probíhá na polovinu směny tak, že do 0.24 směny se zaokrouhlí na 0 (náhrada nebude poskytnuta), 0.25 - 0.74 na 0.5 (náhrada bude poskytnuta za polovinu směnu) a od 0.75 na 1 (náhrada bude poskytnuta za celou směnu).

Zatrhnout "svátek" a některou ze směn "ranní-odpolední-noční" a také vyplnit hodiny. Tento způsob slouží pro nepřetržité provozy, které pracují i ve svátek. Za práci ve svátek jim přísluší příplatek. Tímto způsobem zadaný svátek zvýší fond pracovních hodin, odpracované hodiny a vyplní se i hodiny příplatku za svátek. Pokud v takto označený den pracovník nepřijde, tak je u něj otazník. Pokud je poslední pracovní den před svátkem neukončená akce (např.dovolená), je tato akce doplněna i ve svátek (jen pokud pracovník nepřijde).

Funkce pro práci s číselníkem akcí je umístěna v hlavním menu Docházka | Akce:

Funkce je určena pro definování akcí docházky, je třeba v docházce sledovat, určit způsob jejich započítání do mezd, zvolit, které akce se budou zobrazovat na terminálu apod.

Další akce jsou uživatelsky nastavitelné, jejich počet je omezen na 999999.

•

zobrazit akci na terminál - pokud je položka zatržena je možné akci zobrazovat na docházkovém terminálu, v opačném případě je možné ji zadávat pouze ručně a na terminálu není možnost ji zvolit. Zároveň je ovšem nutné, aby u terminálu bylo nastavení zobrazování akce v nastavení terminálu. K tomu, aby se ale nová akce na terminálu zobrazovala, je třeba ji tam poslat. Což se dělá úlohou Docházkový terminál - nastavení, monitorování, obslužné funkce, kde se na záložce "testovací a obslužné funkce". Vybere se Kód akce a tlačítkem „Odeslání na terminál" se akce doplní do nabídky terminálu.

Náhradní volno za práci ve svátek bylo odlišeno od dosavadního náhradního volna ve verzi 140, dle novely zákoníku práce platné od roku 2008.

a) pracovník si vybere za svátek náhradní volno, použije akci nadefinovanou "Náhradní volno za svátek". Tato akce se uplatní v rámci měsíce, pokud je v měsíci více svátků, náhradní volno je za ten poslední (nejbližší zpětně). Pokud nebude v měsíci nalezen svátek, ale bude zvolena akce "Náhradní volno za svátek" (např. omylem na terminálu) tak akce "Náhradní volno za svátek" se neuplatní a bude fungovat jako doposud standardní náhradní volno. U posledního svátku se při zadání akce "Náhradní volno za svátek" vynuluje položka "hodiny s nárokem na příplatek za svátek" v denním záznamu docházky, tím se sníží i hodiny příplatků za svátek v celkových součtech v měsíčním souhrnu docházky. Za práci ve svátek nebude náležet příplatek, ale bude poskytnuta náhrada, tj. v měsíčním souhrnu docházky v celkových součtech bude uveden svátek. Den s novou akcí "Náhradní volno za svátek" se započítá do odpracované doby. Celkem tedy pracovník dostane náhradu ve výši průměrného výdělku a mzdu za 1 odpracovaný den.

b) pracovník si nevybere náhradní volno. Pokud pracovník bude pracovat ve svátek a nevybere si náhradní volno, tak z celkových součtů bude zrušen svátek, tento den bude uveden v odpracovaných dnech a bude proplacen příplatek za práci ve svátek. Celkem pracovník obdrží mzdu za odpracovaný den a příplatek za práci ve svátek.

•

zaokrouhlování - zde je možné určit způsob zaokrouhlování počátku a konce jednotlivých akcí odlišně od nastaveného zaokrouhlování v číselníku kalendářů. Má význam pouze pro organizace, které požadují různé zaokrouhlení, jinak není třeba vyplňovat, standardně je zatrženo "nepoužívat". Zaokrouhlení při ukončení akce se projeví pouze u té akce, po které následuje příchod (akce č.1). Např. při nastavení zaokrouhlení při ukončení akce "lékař" se po příchodu do práce (akce č.1), který následuje po akci "lékař", použije zaokrouhlení nastavené při ukončení akce "lékař". Při příchodu do práce (akce č.1) se hledá předchozí akce a pokud je pro tuto akci nastavené zaokrouhlení při ukončení, je použito. Pokud je u některé akce zatrženo "nepoužívat", není zaokrouhlování pro tuto akci použito a zaokrouhluje se podle nastavení v kalendáři.

•

přičíst k začátku - konci akce - lze zadávat minuty, kladná i záporná čísla v rozsahu -60 +60, které mají být přičteny/odečteny na začátku či konci akce. U odchodu má význam pouze položka "Přičíst ke konci akce", "Přičíst k začátku akce" nemá u odchodu význam. Pokud není položka vyplněna, přičte se 0. Přičítání - odečítání funguje tak, že při odchodu se použije hodnota z "Přičíst ke konci akce" z odchodu. Při příchodu, pokud předchozí akce není příchod ani odchod, se použije "Přičíst ke konci akce" z akce, předcházející příchodu, ve všech ostatních případech se použije "Přičíst k začátku akce" z příslušné akce.

Zadáte-li např. zaokrouhlování na 30 minut, způsob zaokrouhlení nahoru a pracovník přijde v 7:02, budou se odpracované hodiny počítat od 7:30.

Odejde-li v 16:28, budou se počítat pouze do 16:00 (při zaokrouhlení dolů).

Funkce pro práci s číselníkem typu práce je umístěna v hlavním menu Docházka | Typ práce:

Funkce je určena pro definování typu práce, pokud pracovníci pracují v různých dnech na různých úkolech odměňovaných rozdílně. Pokud je číselník naplněn a pro přenos docházky do mezd je zvolena možnost "z jednotlivých záznamů", bude se typ práce nabízet i v denních záznamech docházky. Po přiřazení typu práce konkrétnímu pracovníkovi v konkrétní den bude jeho mzda vypočtena dle odpracovaných hodin v tento den a částek zadaných v typu práce.