Postup ukončení roku v systému Vision ERP

Postup :
1. Vytvoření nového účetního období
2. Ukončení účetního období

•	Ukončení účetního období začněte v menu účetnictví s nastaveným účetním obdobím uzavíraného roku

•	Spustí se formulář závěrky - nejprve použijte tlačítko „Kontrola“. Funkce kontroluje konzistenci tabulek udokit=>udokst. Pokud systém vypíše rozdíly, je nutné nás kontaktovat. V závěrce můžete pokračovat, počáteční stavy však nebudou odpovídat konečným stavům.

•	Tlačítko „Číselník období“nemusíte použít, máte-li již období založeno (viz výše).

•	Nyní v dialogu „Závěrka období“ dle Vašeho uvážení zaškrtnout příslušné možnosti (doporučuji všechny) a nastavit možnost pro účtový rozvrh (doporučuji „Naplnit“).

•	Nyní stiskněte tlačítko „Provést závěrku“. Program založí všechny potřebné číselníky (dle Vámi zatržených možností) pro účetnictví, sklady, odbyt apod., tedy ty číselníky, které se zakládají pro každé účetní období.

•

Pokud je zatržena volba „Naplnit počáteční stavy účtů nového období“, provede program účetní závěrku, při které součtuje účet zisku a ztrát. Ten přeúčtuje do počátečního stavu nového roku na Vámi zadaný účet (431 s příslušnou analytikou). Stavy ostatních rozvahových a podrozvahových účtů program převede do počátečního stavu nového roku.

•	Práci se sklady je vhodné ve starém účetním období ukončit dříve, než začnete pracovat se sklady v novém účetním období. Žádnou závěrku mimo výše uvedeného naplnění číselníků dělat nemusíte.

•

Pokud budete vkládat nové účetní doklady do roku starého, počáteční stavy nového roku se budou aktualizovat teprve tehdy, když provedete znovu účetní závěrku, a to s výjimkou saldokont. Saldokonta upravená nebo pořízená ve starém roce se okamžitě promítají do roku nového. To znamená, že když budete vystavovat převodní příkazy (samozřejmě již v novém roce), nemusíte spouštět účetní závěrku. Také pro párování banky nového roku nemusíte spouštět účetní závěrku.

Tu musíte však spustit určitě pro výsledky lednové závěrky, abyste měli aktuální počáteční stavy!

Pro vydané faktury (stejně tak v dalších řadách, kde evidenční číslo dokladu=variabilní symbol) doporučujeme nastavit buďto řady nové (se zakódovaným číslem roku – např. řada 1 = 107, potom číslování bude 107 000001, 107 000002 atd…, kde 107 je řada a 000001 je pořadové číslo v rámci řady), nebo do prvního čísla dokladu zakódovat číslo roku. Číslo pak bude tvořeno stále stejnou řadou jako v minulém roce, ale pořadové číslo bude začínat rokem. (1 700001, 1 700002 atd…, kde 1 je číslo řady a 700001 je pořadové číslo) při pořizování prvního dokladu. Po vyplnění obchodního partnera najedete kurzorem myši na položku „Číslo“: a vepíšete první číslo dokladu takto: 700001.

Po dokončení dokladu systém pokračuje v číselné řadě. Takto postupujte pro používané číselné řady.

Alternativně je možné, aby administrátor založil prázdné (nulové) doklady v číselných řadách tak, že je v čísle dokladu označí „700000“, vyplní firmu (vlastní IČ) a stiskne klávesu F2. Program sice oznámí, že doklad bude zrušen, ale pokud odpovíte „Storno“ , doklad se uloží bez fakturačních položek a účetního dokladu.

Při vkládání dokladů začátkem roku program pokračuje v započatém číslování (v našem případě VFA2070001)

Pokud jste již pořídili první doklad do nového roku a chcete u něj změnit číslování následně je možné to udělat takto: Po té, kdy pořídíte první dokad v následujícím roce běžným způsobem, můžete změnit číslo doklada pomocí funkce „Změnit číslo dokladu“

Kursové rozdíly z neuhrazených částí závazků a pohledávek je nutné vyúčtovat výsledkově k rozvahovému dni.

To je nutné provést před párováním závazků a pohledávek v novém roce s nutností mít zúčtované veškeré úhrady a změny saldokont v cizích měnách.

Funkcí účetního dokladu, která automatizovaně prohledá saldokonta (označená v osnově Vision jak je níže uvedeno) a do Vámi stanoveného účetního dokladu vyúčtuje kursové rozdíly se vztažným zápisem na účtu příslušného saldokonta.

Funkce je sice automatizovaná, neodhalí však chyby v zaúčtování položek saldokont například při úhradách, proto po zaúčtování účetního dokladu kursových rozdílů doporučujeme provést řádnou kontrolu. Je možné pomocí sestav saldokont vytisknout stavy pohledávek a závazků v cizích měnách a provést kontrolní výpočet celkových částek v cizích měnách * kurz příslušné měny, což musí být rovno součtu MD – Dal v Kč za položky příslušné měny (+-zaokrouhlení).

Tuto funkci je nutné spustit dříve, než začnete účtovat úhrady saldokont v cizích měnách v novém účetním období. Proto je nezbytné po doúčtování banky roku předchozího spustit uvedenou funkci a potom provést (třeba opakovaně) účetní závěrku a teprve potom účtovat úhrady v roce následujícím.

•	Zpracování Evidence majetku ukončíte funkcí „Roční zpracování“ ( majetek - inventarizace )

•

Pro výrobní část IS je potřeba se přihlásit do nového období (roku) a spustit funkci Založení výrobních pracovníků (viz nabídka Nástroje | Výroba). Pokud ve výrobní části využíváte zdroje (viz nabídka Řízení výroby | Zdroje), které mají vazbu na evidenci majetku, je nutné v této evidenci spustit funkci Roční zpracování.

Pokud replikujete data, záleží na tom, jaký model replikací používáte. U modelu replikací účetních a odbytových dat do všech databází nesmí být účetní závěrka spuštěna z více míst než na jedné z databází. Pokud jsou data z poboček replikovány jen do konsolidované databáze, je nutné účetní závěrku spustit na všech pobočkách. Pokud si nejste jisti, kontaktujte naše konzultanty.