Začínáme s účetnictvím

Aby uživatel byl schopen provést základní nastavení programu, je potřeba nejprve definovat základní nastavení číselníků potřebných k vedení účetnictví a pořizovat účetní doklady do ekonomického systému Vision ERP. Následující výklad předpokládá znalosti problematiky vedení účetnictví na úrovni samostatného pracovníka účtárny s patřičným vzděláním a alespoň minimální praxí. Dále se počítá s tím, že uživatel zvládá základy práce se systémem v rozsahu základního školení Vision ERP (ovládání programu, pořízení nové věty, výběry hodnot z číselníků, vyhledávání, třídění filtry apod.).

Nejprve je nutné stanovit základní strukturu a základní parametrické nastavení.

Účtová osnova - směrná osnova dodávaná s informačním systémem a udržovaná s vazbou na výkazy.

Účtový rozvrh je páteří celého účetnictví - bez správně definovaného účetního rozvrhu není možné zpracovávat účetní doklady. Proto je třeba jako první seznámit se s principem tvorby účetního rozvrhu. Najdeme ho pomocí menu Číselníky | Účetnictví | Účtový rozvrh.

Nejdříve je nutné nastavit stálé účty - tedy číselník kódů na které se účtuje v průběhu všech účetních období. Stálé účty nesou základní informace a nastavení příslušného účtu, jako:

•	Vazba na účtovou osnovu (osnova kód). Vazba určí základní vlastnosti účtu a pro podnikatele vazbu na výkazy (výsledovka, rozvaha, Cash Flow).

•

Sledování saldokonta - určí se u účtů závazků a pohledávek, zda bude sledování předpisu proti úhradě, zda bude na účtu probíhat platební styk (převodní příkazy) a u účtů likvidace přijatého plnění (040,041,042,111,131,395) sledování faktury proti zúčtování (zařazení majetku do používání, příjemek na sklad, zúčtování režií).

•	Sledování cizí měny - doporučujeme sledovat cizí měnu na všech účtech, program umí sledovat cizí měnu i na účtech nákladů a výnosů, což se hodí zejména pro konsolidace apod.

•	Měna - pokud na účtu je nastaveno sledování měny a na účtu bude jen jedna měna (bankovní účet v cizí měně nebo valutová pokladna v jedné měně).

•	Název účtu - název účtu je vždy přenesen po zadání kódu účtové osnovy, je možné jej změnit. Stejně název účtu v nastaveném vedlejším jazyku.

Mimo názvu účtu je ve spodní části zobrazený detailní popis položky (memo), který má význam v popsání účtování na zadaném účtu. Tyto informace lze sdružovat ve směrnici pro účtování.

Po definici stálého účtu je třeba také určit jaké bude mít vlastnosti v daných účetních obdobích tzn. že pro každé účetní období může mít jiné parametry a to:

•

Sledování organizačního členění - je možné definovat pro každý číselník organizačního členění samostatně, a to i možnost nastavení povinného členění. Pokud je členění nastaveno jako povinné, je možné ještě nastavit stupeň organizační struktury (př. účetní jednotka sleduje závody a střediska, v čl1 se v menu Konfigurace / Nastavení organizační struktury nastaví dva stupně (počet znaků pro závod a počet znaků pro středisko). Pokud se budou např. účty rozvahové sledovat organizačně jen na závody, nastaví se stupeň 1.

•	Povolit použití - pokud se účet v průběhu účetního období nebude dále používat a byl použitý, není možné jej zrušit. Pokud položka Povolit použití není zaškrtnutá, program při pořizování dokladů nebude účet nabízet.

•	Kalkulační položka - má vazbu na číselník kalkulačních položek, pomocí nich lze sestavovat výstupy organizačních jednotek v kalkulačním členění.

•	Vztažný účet - zajišťuje vazbu na účty, které jsou v programu hodnoceny jako vztažné pro některé automatizované přeúčtování, například pro přeúčtování podrozvahové evidence zálohových faktur při jejich úhradě na příslušný účet záloh. Jsou nabízeny jen tam, kde je v účtové osnově definovaná vazba.

•	Daňová kategorie - zajistí u nákladových a výnosových účtů vazbu na přiznání k daním z příjmů. Daňové kategorie jsou dány číselníkem.

Do účetního deníku se vkládají všechny účetní zápisy. Je rozdělen do účetních knih (agend). Toto rozdělení je organizováno dle místa vzniku účetních případů.

BA1 Bankovní účet číslo 111111/0100 (Každý bankovní účet samostatně.)

•	Souvztažný účet - obvykle jen pro banky a pokladny. Účet z účtového rozvrhu na kterém se příslušná banka nebo pokladna sleduje.

•	Vlastnost účetní knihy (zde Přijaté zdanitelné plnění) - upřesňuje jaký typ účetních dokladů v této knize bude evidován. Je důležité vybrat odpovídající typ - má vazby např. na účetní souvztažnosti.

•	Uzavřeno po měsíc - tady lze uzavřít účetní knihu (jen pro prohlížení) v případě, že není žádoucí uzavřít celé období - ostatní účetní knihy zůstavají otevřené.

Kniha účetního deníku může obsahovat libovolný počet číselných řad (vždy však alespoň jednu), přičemž jedna číselná řada představuje archivaci účetních dokladů v jedné složce (i fyzické zakládání dokladů v šanonech nebo složkách).

Struktura čísla účetního dokladu potom představuje až čtyři místa na označení řady a šestimístné pořadové číslo: RRRR CCCCCC.

Pořadové číslo - program čísluje doklady v rámci číselné řady. Číslo dokladu je přiděleno v okamžiku jeho uložení. Pořadové číslo je vždy šestimístné. Řady dokladů pořizujeme v menu Číselníky / Číslování dokladů / Číselné řady knih. Při definici číselných řad je nutné brát v úvahu vlastnost příslušné účetní knihy a podle toho rozlišujeme v zásadě tři typy účetních dokladů:

•	přijaté plnění - evidence daňových dokladů s možností odpočtu DPH na vstupu a s povinností odvodu DPH při nákupu zboží a služeb mimo ČR,

•	uskutečněné plnění - evidence daňových dokladů s povinností odvodu DPH (s výjimkou nákupu zboží a služeb ze zahraničí).

•	použít - pokud není zatrženo nelze do této řady pořizovat doklady (např. pokud se rozhodneme tuto řadu už nepoužívat),

•	druh plnění - o jaký typ dokladů se jedná (volba Zvolit u dokladu nám dává možnost před pořízením dokladu určit typ - můžeme tedy v jedné řadě účtovat doklady běžné, přijaté i uskutečněné plnění, používá se v pokladnách nebo interních dokladech),

•	základní účet - účet pokladny, banky, pohledávek, závazků (u typů Přijaté plnění, Uskutečněné plnění a Zvolit u dokladu by měl být vyplněn),

•	zaměňovat analytiku - pokud bude účtovat uživatel s běžnými právy a je povoleno pouze měnit analytiku zadaného účtu,

•	přijaté plnění a účetní doklad - zde vyplněná pole se budou přednastavovat při pořizování běžného dokladu a přijatého plnění (dostupnost některých polí je závislá na druhu plnění popř. na již vyplněných polích), poznámka - slovní popis.

Záložka Údaje řady uskutečněného plnění - je přístupná pouze při výběru druhu dokladu Uskutečněné plnění a Zvolit u dokladu:

- z položek (fakturace pomocí skladových položek a číselníku prací a služeb, faktury z výdejek a přijatých objednávek),

- rekapitulací (fakturace pomocí prostého zadání celkové částky bez DPH s možností vložení doprovodného textu),

•	implicitní důvody osvobození od DPH - jaký důvod fakturace bez DPH se má přednastavit v případě, že na fakturační položce bude sazba DPH 0% (jen u typu fakturace z položek),

•	zaokrouhlování - nastavení jakým způsobem se bude zaokrouhlovat (v případě, že je zatržen parametr Přednastavit zaokrouhlování z řady),

•	členění - jaké středisko, činnost, zakázka nebo další členění se bude přednastavovat v hlavičce dokladu,

Některé řady dokladů (příjemky, výdejky) vznikají automaticky při definování nového skladu, tzn. takové řady není třeba pořizovat.

Účetní souvztažnosti jsou další ze základních číselníků nutných pro bezproblémové provozování účetního modulu. V systému Vision ERP rozlišujeme dva základní typy účetních souvztažností. Souvztažnosti pro přijaté a uskutečněné plnění, o jaký typ souvztažnosti systém při pořízení nové souvztažnosti rozpozná automaticky na základě agendy a řady, pro kterou je souvztažnost vytvářena.

Nejdříve je třeba zvolit účetní knihu a řadu dokladů, pro které bude nová souvztažnost platná (tzn. souvztažnost lze použít pouze v dokladech dané účetní knihy a řady).

Pro vlastní souvztažnost musíme zvolit kód účetní souvztažnosti a název, poté přidáváme položky, kde definujeme účet, stranu kam účtovat, členění na střediska, činnosti, zakázky a další (položky Vztažný a Případ ponecháváme beze změny). Jelikož částky, které se mají účtovat jsou reprezentovány SQL dotazem, můžeme využít pomocník SQL, kde můžeme vybrat položky základů daní, jež se na příslušný účet mají zaúčtovat.

Do souvztažnosti zadáváme buďto nákladový účet, nebo účty 041, 042, 111, 131, ... jen pro zaúčtování MD základů daní. Účty DPH jsou uvedeny v číselné řadě a stejně účet celkové částky.

Postup je podobný jako u souvztažnosti pro přijaté plnění - pouze musíme vybrat účetní knihu a řadu dokladů reprezentující uskutečněné plnění nebo nějaký sklad. Formulář pak vypadá trochu jinak:

Na rozdíl od souvztažnosti pro přijaté plnění zde můžeme pracovat bez pomocníka a přímo vybírat položky pro účtování (v hranatých závorkách je naznačeno, pro co lze jednotlivé položky použít - P=příjemky, V=výdejky, F=vydané faktury).

Účetní doklady můžeme pořizovat po výběru účetní knihy, do které chceme účtovat. Ve Vision ERP jsou tři typy účetních dokladů - systém rozpozná podle nastavení účetní knihy a řady dokladů, jaký typ dokladu budeme pořizovat (výjimkou jsou doklady v řadách, kde je nastaveno zvolit typ u dokladu).

Jedná se o obecný účetní doklad, který není přijaté ani uskutečněné zdanitelné plnění. Doklad je tvořen hlavičkou a položkami reprezentujícími záznamy v účetním deníku.

•	IČ, DIČ, název firmy, stát, variabilní symbol (tyto položky pokud jsou v hlavičce vyplněny, přenáší se na každou položku dokladu. Jestliže IČ zůstane nevyplněno, vloží se automaticky vlastní IČ, DIČ, název a stát),

•	organizační členění, na které budeme doklad účtovat (nemusí být vyplněno, ale pokud ano, přenáší se na každou položku dokladu - na položce lze změnit).

•	druh měny, v jaké měně chceme účtovat (lze nastavit pouze v případě, že účet je ve stálých účtech označen pro účtování v cizí měně / měnách),

•	Má dáti, částka MD (u cizí měny se vyplňuje částka v příslušné měně, která je pak přepočítána na domácí měnu),

•	var. symbol, datum splatnosti / zaplacení, bankovní účet vlastní, konstantní symbol (lze vyplnit pouze u účtů označených pro sledování saldokonta, platebního styku nebo likvidace),

•	organizační členění, přenesené z hlavičky (je možné měnit popř. vyplnit pouze je-li účet v účtovém rozvrhu označen pro příslušné členění).

Tlačítkem Přidat je možné doplnit další částky na stejný účet, ale jiné organizační členění. Záznam se pak v náhledu dokladu jeví jako jedna položka zaúčtovaná na jednu částku (celkovou) rozdělená na více organizačních členění (např. středisek).

Tuto funkci voláme z hlavičky dokladu pomocí klávesy F3 a následným výběrem položky saldokonto. Slouží nám k vyhledávání nespárovaných položek saldokonta a jejich následnému spárování. Hledat v saldokontu můžeme pomocí těchto kritérií:

•

variabilní symbol - nejčastější způsob vyhledávání v saldokontu. Vypíšeme hledaný variabilní symbol a stiskem tlačítka Hledat se provede kontrola saldokonta, a ve spodní části okna se vypíší položky saldokonta vyhovující zadané podmínce - z nich dvojklikem myši vybereme tu správnou a určíme částku ke spárování. Uložením pomocí klávesy F2 (jednou pro potvrzení částky, podruhé pro zaúčtování) se provede zaúčtování položky deníku s příslušnými párovacími symboly (konto, v.s., firma).

•	podle částky - vyplníme částku hledanou v saldokontu a toleranci (vždy musí být zadaná tolerance, jinak nelze hledat), popř. měnu saldokontního případu a po stisku tlačítka Hledat se provede výběr vyhovujících položek. Další postup je shodný s předchozím.

•	za obchodního partnera - z číselníku vybereme obchodního partnera, necháme vyhledat nespárované položky atd. …

Doklady typu Přijaté plnění jsou zejména přijaté faktury, obecně však všechny doklady kde se vyskytuje DPH na vstupu (pokladní doklady, interní doklady s odpočtem DPH). Formulář pro vyplnění takového dokladu je však vždy stejný:

Měnu je možné vybírat pouze tehdy je-li hledisko Zahr. osoba dovoz nebo EU …. . V tom případě po zvolení měny se pro účetní kurz (ocenění závazku) vyhledá kurz k datumu účetního případu a pro kurz DPH k datu zdanitelného plnění. Částky pak vyplňujeme v příslušné měně:

U těchto dokladů je také možnost změnit měsíc DPH na výstupu pro odvod DPH za pořízení zboží (služby) z jiného členského státu EU, popř. dovoz zboží nebo služby mimo EU.

Daňovou rekapitulaci musíme vyplnit v Kč (zákon o DPH ukládá povinnost vykazovat základy a DPH v tuzemské měně) a nakonec určíme částku v cizí měně. Program se pak dotáže na měnu a po zvolení měny vypočítá kurz. Zaúčtování pak už probíhá klasicky.

Doklady uskutečněného plnění jsou zejména vystavené faktury, pokladní doklady a obecné doklady s DPH na výstupu.

Postup vytváření těchto dokladů naleznete v dokumentu Začínáme v odbytové části.

Pro výpis výkazů pro podnikatele je rozhodující přiřazení kódů ze směrné účtové osnovy pro podnikatele dodávané se systémem Vision ERP (tabulka UOSN - udržuje se při update, právo zápisu má jen DBA = společnost Vision ERP.

Položka má název UKOD. V popisu pro směrnou účtovou osnovu je v případě dělení syntetických účtů uvedené číslo řádku, nebo odkaz na řádek rozvahy nebo výkazu zisku a ztráty, kde bude daný účet vykazován.