HotelTime import dokladů

Top  Previous  Next

Seznam témat:

umístění

popis funkce

import a zpracování dávek

detail dávky

konverzní číselníky

 ID systému a databáze

 účetní knihy a řady

         daňové doklady

         pokladní doklady

         skladové doklady

 obchodní partneři

 členění organizace

 účetní rozvrh

parametry modulu

Umístění

Funkce je umístěna v hlavním menu programu, v kapitole Účetnictví | Import HotelTime:

Umístění funkce

Celá větev v menu je dostupná pouze při aktivním zásuvném modulu (pluginu) "HotelTime.bpl"

Popis funkce

Import účetních dokladů ze systémů HotelTime a Vento. Jedná se o zásuvný modul (plugin) "HotelTime.bpl", který umožňuje zpracovat účetní data z dávek dostupných na webovém rozhraní dodavatele systémů HotelTime a Vento. Stažením dávky se podklady pro zaúčtování uloží do databáze Vision ERP a nad nimi se pak vytváří účetní doklady. Podporovány jsou doklady typu uskutečněné plnění, pokladní doklady běžné a účetní obraty výdejek ze skladů.

Import a zpracování dávek

Veškeré operace s dávkami se provádějí v prohlížeči "Zpracování dávek" dostupném z menu Účetnictví | Import HotelTime | Zpracování dávek:

Kromě standardních akcí prohlížeče je možné realizovat tyto:

       Stažení dostupných dávek - prostřednictvím webového rozhraní stáhne a uloží do databáze připravené dávky (dávky je možné stahovat opakovaně, dokud nejsou potvrzené).

       Potvrzení stažených dávek - potvrdí dávky, které jsou aktuálně ke stažení (i opakovanému), potvrzením dávek se aktualizuje fronta a je možné stáhnout další dávky v pořadí.

       Odmítnutí dávky - odmítne dávku, na které stojí kurzor (potvrzenou dávku nelze odmítnout), před odmítnutím je nutné odstranit všechny účetní doklady svázané s dávkou (uživatel je 2x dotázán, zda opravdu chce

         vymazat vázané účetní doklady), po odmítnutí dávky je tato odstraněna z databáze.

Po odmítnutí dávky dojde k přerušení generování dávek a je nutné požádat dodavatele systému HotelTime, Vento o přegenerování odmítnuté dávky a nastartování fronty dávek ke stažení

 

       Export dávky do xml - provede export dávky do nativního formátu xml souboru (např. záloha dávky nebo přenos do jiné databáze).

       Import dávky z xml - provede import dávky z nativního formátu xml souboru vytvořeného funkcí "Export dávky do xml" (obnova dávky ze zálohy nebo přenos z jiné databáze).

       Zaúčtovat dávku - provede zaúčtování dávky jako celku, pořadí zpracovávaných dokladů je zvoleno tak, aby byly respektovány vazby mezi doklady, o průběhu a výsledcích zaúčtování je vytvořen protokol.

Protokol o účtování se ukládá do databáze a je možné jej kdykoli znovu zobrazit.

       Protokol o účtování dávky - zobrazí poslední protokol o průběhu účtování (v protokolu je zaznamenán průběh účtování každého jednotlivého dokladu včetně případných chyb).

Příklad protokolu o zaúčtování:

V případě, že se zaúčtování nezdaří, je nutné na základě chybových hlášení v protokolu doplnit příslušné konverzní číselníky a zaúčtování opakovat.

Detail dávky

V detailu dávky je možné prohlížet soupis dokladů obsažených v dávce. Doklady jsou rozděleny podle typu:

Ukaždého dokladu je kromě základních údajů zobrazen stav z hlediska zaúčtování. Nad jednotlivými doklady nebo množinou označených dokladů je možné provést zaúčtování nebo zobrazit protokol.

Zpracováním posledního dokladu se dávka označí jako zpracovaná nastavením údaje "Zpracování dávky" na datum a čas zpracování posledního dokladu.

Mezi soupisem dokladů v dávce a účetními doklady se vytváří vazba. Při smazání účetního dokladu je příslušný záznam v dávce automaticky nastaven zpět na stav "Nezaúčtováno" a tím i celá

dávka je uvedena do stavu nezpracovaná (vyprázdní se údaj "Zpracování dávky").

V některých případech (např. pokud zdrojová data nejsou kompletní) je možné účetní doklad vytvořit ručně a tento pak přiřadit k záznamu v dávce: . Rovněž je možné u záznamů již zaúčtovaných nebo s přiřazeným dokladem účtování zrušit . V případě dokladů ve stavu "Zaúčtováno" budou příslušné účetní doklady smazány, u dokladů ve stavu "Doklad přiřazen" se uživatel může rozhodnout, jestli pouze zrušit vazbu na účetní doklad a tento ponechat nebo smazat i přiřazené doklady.

Některé doklady v dávce mohou mít příznak "Neúčtovat systém" - jedná se o typy dokladů, které nejsou podporovány nebo jejich datum je před začátkem startu účtování dávek.

Pro zaúčtování jsoou podporovány následující typy dokladů:

Faktury a jiná uskutečněná zdanitelná plnění:

1.Advance - Doklad na přijatou platbu / zálohu
2.Annul - Dobropis / Opravný daňový doklad
3.ClosedPaymasterAccount - Uzavřený stálý účet
4.Gastro -Daňový doklad Gastro
5.GiftVoucher - Dárkový certifikát, daňový
6.HotelAccount - Hotelový účet, daňový doklad
7.Outlet - Účtenka sportoviště / outletu
8.Proforma - Proforma faktura, výzva k platbě
9.Retail - Drobný prodej
10.Tax - Faktura, daňový doklad
11.Wellness - Daňový doklad Wellness

Skladové pohyby:

1.Inventura -Inventura
2.Odpis - Výdejka, odpis suroviny
3.Prodej - Výdejka ze skladu, prodej POS
4.Transformace - Bourání surovin
5.Vydejka - Výdejka ze skladu, ruční

(typy a jejich popisy jsou převzaté z dokumentace k systému HotelTime a nemusí odpovídat terminologii používané v dokumentaci Vision ERP)

Konverzní čísleníky

Konverzní číselníky slouží k provázání, identifikaci a převodu číselníkových údajů mezi systémy Vision ERP  a HotelTime (Vento), které jsou nezbytné pro vytvoření účetního dokladu a položek účetního deníku.

Do všech konverzních číselníků se záznamy k přiřazení odpovídající hodnoty v systému Vision ERP vkládají automaticky při pokusu o zpracování dávky nebo jednotlivého daňového, pokladního příp. skladového dokladu.

ID systému a databáze

Přiřazuje údaji IDOrigin (interní identifikátor generujícího systému / aplikace - například ID hotelu, ID provozovny gastro) interní číslo databáze (data_id - používá se v případě, že odloučené provozovny mají oddělené databáze, které se následně sehrávají do jedné konsolidované). Pokud při zahájení zpracování dávky není k příslušnému IDOrigin nalezeno číslo databáze, akce skončí chybou:

automaticky vloží příslušný záznam a je nutné jej vyhledat a doplnit v číselníku (hodnota "ID databáze" se nabídne dle parametru pro aktuální databázi) :

a zpracování dávky spustit znovu.

Účetní knihy a řady | Daňové doklady

Přiřazuje dle identifikátoru účetní knihy a typu dokladu v systému HotelTime (Vento) účetní knihu a řadu dokladů pro systém Vision ERP:

Další volby:

Účtovat - určuje systém dle podporovaných typů dokladů
Účetní kniha a řada - výber účetní knihy a řady dokladů v systému Vision ERP (nabídka z řad s povoleným uskutečněným plněním z rekapitulace typu "Účetní faktury" nebo "Zálohové faktury").
Kumulovat do souhrnného daňového dokladu - daňové doklady do 10 000,- Kč budou kumulovány do jednoho souhrnného dokladu za účetní období a měsíc, DUZP, členění 1 - 4, měnu a kurz, jako obdchodní partner bude vložena vlastní firma.

Použít je možné pouze pro účetní knihy s vlastností "Pokladna tuzemsko" a "Pokladna valutová"

Kumulovat i platby kartami - úhrady provedené platebními kartami budou také kumulovány do jedné položky účetního deníku. Do variabilního symbolu bude vložen údaj "Obchodní místo (vsym)" z konverzního číselníku členění organizace dle členění ve zdroji dat, do vsym2 pak DUZP ve formátu RRRRMMDD.
Kumulovat účtování fakt. položek - účtování fakturačních položek bude kumulováno do jedné položky účetního deníku za účetní období a měsíc, DUZP, měnu, kurz, konto a účetní případ, rozpis členění bude odpovídat fakturačním položkám 1 : 1.
Konto pro platby kartou v pokladně - konto pohledávek při bezhotovostní úhradě v pokladně (na toto konto se pak účtují kreditní položky za platby kartami v bankovním výpisu)

Použít je možné pouze pro účetní knihy s vlastností "Pokladna tuzemsko" a "Pokladna valutová"

Účtovat cizí měnu - pokud je ve zdrojových datech cizí měna, jakým způsobem přenést do Vision ERP:

         1. Nikdy - účtovat částky pouze v domácí měně přepočtené kurzem dokladu

         2. Vždy - účtovat v cizí měně a pro přepočet na domácí měnu použít kurz dokladu

         3. Neúčtovat při úhradě v tuzemské pokladně - pokud existuje úhrada v tuzemské pokladně, účtovat částky pouze v domácí měně přepočtené kurzem dokladu

Účetní knihy a řady | Pokladní doklady

Přiřazuje dle identifikátoru pokladny, typu platby, měny, směru transakce a kategorie v systému HotelTime (Vento) účetní knihu a řadu dokladů pro systém Vision ERP:

Další volby:

Účtovat - určuje systém (pro pokladní doklady vždy aktivní)
Účetní kniha a řada - výber účetní knihy a řady dokladů v systému Vision ERP (nabídka z řad účetních knih s vlastností "Pokladna v tuzemské měně" nebo "Pokladna valutová" bez povolení pokladní knihy).
Účtovat cizí měnu - volba zda přenášet částky i v cizí měně nebo jenom částky v domácí měně přepočtené kurzem
Konto pro platby kartou - konto pohledávek při bezhotovostní úhradě (na toto konto se pak účtují kreditní položky za platby kartami v bankovním výpisu)
Konto pro zálohu - konto pro zaúčtování voucherů a dárkových certifikátů

 

Účetní knihy a řady | Skladové doklady

Přiřazuje dle identifikátoru skladu, typu pohybu a kategorie zařazení skladového dokladu v systému HotelTime (Vento) účetní knihu a řadu dokladů pro systém Vision ERP:

Další volby:

Účtovat - určuje systém dle podporovaných typů skladových dokladů (typů pohybů).
Účetní kniha a řada - výber účetní knihy a řady dokladů v systému Vision ERP (nabídka z řad účetních knih s vlastností "Běžná").
Konto skladu - konto skladu (nabídka z kont úřetního rozvrhu s kódem osnovy 112, 132, 123).
Doplnit konto skladu pro všechna nastavení stejného skladu - pokud je zvoleno, při uložení doplní příp. přepíše konto skladu všem existujícím položkám číselníku se stejným ID skladu.

 

Obchodní partneři

Přiřazuje dle identifikátoru obchodního partnera (Subject.ID) v systému HotelTime (Vento) obchodního partnera pro systém Vision ERP:

 

Členění organizace

Přiřazuje dle identifikátoru střediska (Center) v systému HotelTime (Vento) členění 1 pro systém Vision ERP:

Další volby:

Ponechat prázdné - pro tento kód (Center) členění 1 v systému Vision ERP nevyplňovat (tj. účtovat bez střediska).
Obchodní místo (vsym) - variabilní symbol pro kumulované platby kartami.

 

Účtový rozvrh

Přiřazuje dle identifikátoru kódu pro zaúčtování (Code nebo Code2 - dle nastavení v parametrech) v systému HotelTime (Vento) konto z účtového rozvrhu systému Vision ERP:

Parametry modulu

Nastavení parametrů modulu se provádí standardním způsobem pro moduly v hlavním menu programu, v kapitole Konfigurace | Možnosti programu osobní | Nastavení modulů:

Dialog nastavení se aktivuje kombinací kláves CTRL + Enter nebo dvojklikem myši na příslušném modulu.

Parametry jsou rozděleny do několika oblastí (záložek):

Účtování

Nastavení pro účtování dokladů:

Popis nastavení:

Účtovat od - datum startu použití modulu, doklady s datem případu před tímto datem nebudou zpracovány a bude jim přiřazen stav "Neúčtovat (systém)".
Konverze účtového rozvrhu - určuje jakým způsobem se budou přiřazovat kódy pro zaúčtování k účtovému rozvrhu:

         1. Nekonvertovat, použít kódy ve zdroji jako konta - nebude používán konverzní číselník pro účtový rozvrh, kódy pro zaúčtování v systému HotelTime (Vento) odpovídají účtovému rozvrhu Vision ERP.

         2. Konvertovat vždy, kódy ze zdroje přiřazovat k účetnímu rozvrhu - dle kódu pro zaúčtování bude v konverzním číselníku pro účtový rozvrh vyhledáno konto z účtového rozvrhu.

Kontrola dokladů - jakým způsobem kontrolovat, zda účtované doklady patří do aktuálně přihlášeného měsíce:

         1. Účetní období - pokud je aktivní, tak doklady s datem případu nespadajícím do aktuálně přihlášeného účetního období, nebudou zpracovány, jinak budou vloženy do období dle data případu.

         2. Měsíc - pokud je aktivní, tak doklady s datem případu nespadajícím do aktuálně přihlášeného měsíce, nebudou zpracovány, jinak budou vloženy do měsíce dle data případu.

Povolit hlavičku úč. dokladu bez střediska - pokud je aktivní, není vyžadováno ve zdroji dat členění 1 (údaj Accounting.center)

Pokud je povolena hlavička dokladu bez střediska (členění 1), může zaúčtování dokladu zkolabovat (např. v případě, kdy vztažný účet nebo účty pro zaokrouhlení mají povinné členění).

V protokolu přidat k identifikaci údaj ExtCode - pokud je aktivní, identifikace dokladu (údaj ID) ze systému HotelTime (Vento) v protokolu bude doplněna o údaj ExtCode.

 

Firmy

Nastavení pro číselník obchodních partnerů:

Popis nastavení:

Vkládat do číselníku - jakým způsobem synchronizovat číselník obchodních partnerů Vision ERP s evidencí v systému HotelTime (Vento):

 1. Nic, přiřazovat kód subjektu ručně - při zpracování bude vkládána pouze identifikace subjektu HotelTime (Vento) do konverzního číselníku (pokud dosud neexistuje) a přiřazení k obchodnímu partnerovi Vision ERP bude prováděno ručně (tj. bude nutné případně také ručně založit obchodního partnera do číselníku Vision ERP).

 2. Jen firmy právnické os. a FO podnikatele - při zpracování bude vložena identifikace subjektů HotelTime (Vento) do konverzního číselníku (pokud dosud neexistuje), zároveň založen obchodní partner do číselníku Vision ERP a vytvořena vazba v konverzním čísleníku (právě vložený obchodní partner bude přiřazen identifikaci subjektu HotelTime nebo Vento). Rozhodování zda se jedná o právnickou osobu nebo FO podnikatele se řídí údajem Subject.IsCompany. V případě, že se nejedná o právnickou osobu nebo FO podnikatele bude v konverzním čísleníku údaji Subject.ID přiřazen obchodní partner dle nastavení "Firma pro FO nepodnikatele" s ID pobočky 0.

 3. Všechno včetně FO nepodnikatelů - při zpracování bude vložena identifikace subjektů HotelTime (Vento) do konverzního číselníku (pokud dosud neexistuje), zároveň založen obchodní partner do číselníku Vision ERP a vytvořena vazba v konverzním čísleníku (právě vložený obchodní partner bude přiřazen identifikaci subjektu HotelTime nebo Vento). Rozhodování zda se jedná o právnickou osobu nebo FO podnikatele se řídí      údajem Subject.IsCompany. V případě, že se nejedná o právnickou osobu nebo FO podnikatele bude založena pobočka obchodního partnera "Firma pro FO nepodnikatele" (pokud už neexistuje). V tomto případě je možné zvolit jako "Firma pro FO nepodnikatele" obchodního partnera  s povoleným nastavením "Vyhodnocovat právní důvody evidence osobních údajů za pobočky":

Firma pro FO nepodnikatele - výběr obchodního partnera pro fyzické osoby nepodnikající (virtuální obchodní partner) povinné dle nastavení volby "Vkládat do číselníku"

 

Faktury

Doplňující nastavení pro uskutečněné plnění:

Popis nastavení:

Formátovat vsym - pokud je aktivní, budou z variabilního symbolu (údaj ExtCode) odstraněny všechny mezery a nečíselné znaky.
Povolit předchozí měsíc pro datum vystavení... - v případě, že datum vystavení daňového dokladu je maximálně o zadanou hodnotu dnů později než zdanitelné plnění, bude doklad vložen do předchozího měsíce. Pokud bude datum vystavení později, doklad nebude zpracován.
Pro výnosové konto použít - který z kódů zdroje dat pro účtování použít pro určení výnosového konta v zaúčtování daňového dokladu.

         1. Code - pro určení výnosového konta bude použit údaj Accounts.Items.Accounting.Code.

         2. Code2 - pro určení výnosového konta bude použit údaj Accounts.Items.Accounting.Code2.

Pro dávky Vento použít k identifikaci účetní knihy údaj IDArea - v případě, že se zpracovávají dávky typu Vento, bude k určení účetní knihy použit míst IDFolder údaj IDArea.

 

Pokladny

Doplňující nastavení pro pokladní doklady:

Popis nastavení:

Kumulovat pohyby do jednoho účetního dokladu za den - pokud je aktivní, tak bude vytvářen jeden souhrnný pokladní doklad za den, jinak každý jednotlivý pokladní doklad bude jako samostatný účetní doklad.

 

Výdejky

Doplňující nastavení pro skladové doklady typu výdej:

Popis nastavení:

Pro nákladové konto použít - který z kódů zdroje dat pro účtování použít pro určení nákladového konta v zaúčtování výdejky.

         1. Code - pro určení nákladového konta bude použit údaj StockDocuments.Items.Accounting.Code.

         2. Code2 - pro určení nákladového konta bude použit údaj StockDocuments.Items.Accounting.Code2.

 

Dávky

Nastavení pro komunikaci prostřednictvím webových služeb:

Popis nastavení:

Prostředí - možnost volby testovacího režimu, pro každý typ odlišná licence i URL webových služeb.
Systém - přepínání mezi licencemi a URL pro stahování, potvrzování příp odmítnutí dávek, pro každý systém je jiná licence i URL webových služeb.
Logovat stahování dávek - pokud je aktivní, do systémové logovací tabulky (dba.gsyslog) zapisuje požadavky a odpovědi webového rozhraní v xml formátu.
Licence - licenční klíč pro zvolený typ prostředí a systém.
URL webových služeb - adresa webového rozhraní pro zvolený typ prostředí a systém.