HotelTime import dokladů

Seznam témat:

umístění

popis funkce

import a zpracování dávek

detail dávky

konverzní číselníky

 ID systému a databáze

 účetní knihy a řady

         daňové doklady

         pokladní doklady

         skladové doklady

 obchodní partneři

 členění organizace

 účetní rozvrh

parametry modulu

Umístění

Funkce je umístěna v hlavním menu programu, v kapitole Účetnictví | Import HotelTime:

Umístění funkce

Celá větev v menu je dostupná pouze při aktivním zásuvném modulu (pluginu) "HotelTime.bpl"

Popis funkce

Import účetních dokladů ze systémů HotelTime a Vento. Jedná se o zásuvný modul (plugin) "HotelTime.bpl", který umožňuje zpracovat účetní data z dávek dostupných na webovém rozhraní dodavatele systémů HotelTime a Vento. Stažením dávky se podklady pro zaúčtování uloží do databáze Vision ERP a nad nimi se pak vytváří účetní doklady. Podporovány jsou doklady typu uskutečněné plnění, pokladní doklady běžné a účetní obraty výdejek ze skladů.

Import a zpracování dávek

Veškeré operace s dávkami se provádějí v prohlížeči "Zpracování dávek" dostupném z menu Účetnictví | Import HotelTime | Zpracování dávek:

Kromě standardních akcí prohlížeče je možné realizovat tyto:

       Stažení dostupných dávek - prostřednictvím webového rozhraní stáhne a uloží do databáze připravené dávky (dávky je možné stahovat opakovaně, dokud nejsou potvrzené).

       Potvrzení stažených dávek - potvrdí dávky, které jsou aktuálně ke stažení (i opakovanému), potvrzením dávek se aktualizuje fronta a je možné stáhnout další dávky v pořadí.

       Odmítnutí dávky - odmítne dávku, na které stojí kurzor (potvrzenou dávku nelze odmítnout), před odmítnutím je nutné odstranit všechny účetní doklady svázané s dávkou (uživatel je 2x dotázán, zda opravdu chce

         vymazat vázané účetní doklady), po odmítnutí dávky je tato odstraněna z databáze.

Po odmítnutí dávky dojde k přerušení generování dávek a je nutné požádat dodavatele systému HotelTime, Vento o přegenerování odmítnuté dávky a nastartování fronty dávek ke stažení

       Export dávky do xml - provede export dávky do nativního formátu xml souboru (např. záloha dávky nebo přenos do jiné databáze).

       Import dávky z xml - provede import dávky z nativního formátu xml souboru vytvořeného funkcí "Export dávky do xml" (obnova dávky ze zálohy nebo přenos z jiné databáze).

       Zaúčtovat dávku - provede zaúčtování dávky jako celku, pořadí zpracovávaných dokladů je zvoleno tak, aby byly respektovány vazby mezi doklady, o průběhu a výsledcích zaúčtování je vytvořen protokol.

Protokol o účtování se ukládá do databáze a je možné jej kdykoli znovu zobrazit.

       Protokol o účtování dávky - zobrazí poslední protokol o průběhu účtování (v protokolu je zaznamenán průběh účtování každého jednotlivého dokladu včetně případných chyb).

Příklad protokolu o zaúčtování:

V případě, že se zaúčtování nezdaří, je nutné na základě chybových hlášení v protokolu doplnit příslušné konverzní číselníky a zaúčtování opakovat.

Detail dávky

V detailu dávky je možné prohlížet soupis dokladů obsažených v dávce. Doklady jsou rozděleny podle typu:

Ukaždého dokladu je kromě základních údajů zobrazen stav z hlediska zaúčtování. Nad jednotlivými doklady nebo množinou označených dokladů je možné provést zaúčtování nebo zobrazit protokol.

Zpracováním posledního dokladu se dávka označí jako zpracovaná nastavením údaje "Zpracování dávky" na datum a čas zpracování posledního dokladu.

Mezi soupisem dokladů v dávce a účetními doklady se vytváří vazba. Při smazání účetního dokladu je příslušný záznam v dávce automaticky nastaven zpět na stav "Nezaúčtováno" a tím i celá

dávka je uvedena do stavu nezpracovaná (vyprázdní se údaj "Zpracování dávky").

V některých případech (např. pokud zdrojová data nejsou kompletní) je možné účetní doklad vytvořit ručně a tento pak přiřadit k záznamu v dávce: . Rovněž je možné u záznamů již zaúčtovaných nebo s přiřazeným dokladem účtování zrušit . V případě dokladů ve stavu "Zaúčtováno" budou příslušné účetní doklady smazány, u dokladů ve stavu "Doklad přiřazen" se uživatel může rozhodnout, jestli pouze zrušit vazbu na účetní doklad a tento ponechat nebo smazat i přiřazené doklady.

Některé doklady v dávce mohou mít příznak "Neúčtovat systém" - jedná se o typy dokladů, které nejsou podporovány nebo jejich datum je před začátkem startu účtování dávek.

Pro zaúčtování jsoou podporovány následující typy dokladů:

Faktury a jiná uskutečněná zdanitelná plnění:

Skladové pohyby:

(typy a jejich popisy jsou převzaté z dokumentace k systému HotelTime a nemusí odpovídat terminologii používané v dokumentaci Vision ERP)

Konverzní čísleníky

Konverzní číselníky slouží k provázání, identifikaci a převodu číselníkových údajů mezi systémy Vision ERP  a HotelTime (Vento), které jsou nezbytné pro vytvoření účetního dokladu a položek účetního deníku.

Do všech konverzních číselníků se záznamy k přiřazení odpovídající hodnoty v systému Vision ERP vkládají automaticky při pokusu o zpracování dávky nebo jednotlivého daňového, pokladního příp. skladového dokladu.

ID systému a databáze

Přiřazuje údaji IDOrigin (interní identifikátor generujícího systému / aplikace - například ID hotelu, ID provozovny gastro) interní číslo databáze (data_id - používá se v případě, že odloučené provozovny mají oddělené databáze, které se následně sehrávají do jedné konsolidované). Pokud při zahájení zpracování dávky není k příslušnému IDOrigin nalezeno číslo databáze, akce skončí chybou:

automaticky vloží příslušný záznam a je nutné jej vyhledat a doplnit v číselníku (hodnota "ID databáze" se nabídne dle parametru pro aktuální databázi) :

a zpracování dávky spustit znovu.

Účetní knihy a řady | Daňové doklady

Přiřazuje dle identifikátoru účetní knihy a typu dokladu v systému HotelTime (Vento) účetní knihu a řadu dokladů pro systém Vision ERP:

Další volby:

Použít je možné pouze pro účetní knihy s vlastností "Pokladna tuzemsko" a "Pokladna valutová"

Použít je možné pouze pro účetní knihy s vlastností "Pokladna tuzemsko" a "Pokladna valutová"

         1. Nikdy - účtovat částky pouze v domácí měně přepočtené kurzem dokladu

         2. Vždy - účtovat v cizí měně a pro přepočet na domácí měnu použít kurz dokladu

         3. Neúčtovat při úhradě v tuzemské pokladně - pokud existuje úhrada v tuzemské pokladně, účtovat částky pouze v domácí měně přepočtené kurzem dokladu

Účetní knihy a řady | Pokladní doklady

Přiřazuje dle identifikátoru pokladny, typu platby, měny, směru transakce a kategorie v systému HotelTime (Vento) účetní knihu a řadu dokladů pro systém Vision ERP:

Další volby:

Účetní knihy a řady | Skladové doklady

Přiřazuje dle identifikátoru skladu, typu pohybu a kategorie zařazení skladového dokladu v systému HotelTime (Vento) účetní knihu a řadu dokladů pro systém Vision ERP:

Další volby:

Obchodní partneři

Přiřazuje dle identifikátoru obchodního partnera (Subject.ID) v systému HotelTime (Vento) obchodního partnera pro systém Vision ERP:

Členění organizace

Přiřazuje dle identifikátoru střediska (Center) v systému HotelTime (Vento) členění 1 pro systém Vision ERP:

Další volby:

Účtový rozvrh

Přiřazuje dle identifikátoru kódu pro zaúčtování (Code nebo Code2 - dle nastavení v parametrech) v systému HotelTime (Vento) konto z účtového rozvrhu systému Vision ERP:

Parametry modulu

Nastavení parametrů modulu se provádí standardním způsobem pro moduly v hlavním menu programu, v kapitole Konfigurace | Možnosti programu osobní | Nastavení modulů:

Dialog nastavení se aktivuje kombinací kláves CTRL + Enter nebo dvojklikem myši na příslušném modulu.

Parametry jsou rozděleny do několika oblastí (záložek):

Účtování

Nastavení pro účtování dokladů:

Popis nastavení:

         1. Nekonvertovat, použít kódy ve zdroji jako konta - nebude používán konverzní číselník pro účtový rozvrh, kódy pro zaúčtování v systému HotelTime (Vento) odpovídají účtovému rozvrhu Vision ERP.

         2. Konvertovat vždy, kódy ze zdroje přiřazovat k účetnímu rozvrhu - dle kódu pro zaúčtování bude v konverzním číselníku pro účtový rozvrh vyhledáno konto z účtového rozvrhu.

         1. Účetní období - pokud je aktivní, tak doklady s datem případu nespadajícím do aktuálně přihlášeného účetního období, nebudou zpracovány, jinak budou vloženy do období dle data případu.

         2. Měsíc - pokud je aktivní, tak doklady s datem případu nespadajícím do aktuálně přihlášeného měsíce, nebudou zpracovány, jinak budou vloženy do měsíce dle data případu.

Pokud je povolena hlavička dokladu bez střediska (členění 1), může zaúčtování dokladu zkolabovat (např. v případě, kdy vztažný účet nebo účty pro zaokrouhlení mají povinné členění).

Firmy

Nastavení pro číselník obchodních partnerů:

Popis nastavení:

 1. Nic, přiřazovat kód subjektu ručně - při zpracování bude vkládána pouze identifikace subjektu HotelTime (Vento) do konverzního číselníku (pokud dosud neexistuje) a přiřazení k obchodnímu partnerovi Vision ERP bude prováděno ručně (tj. bude nutné případně také ručně založit obchodního partnera do číselníku Vision ERP).

 2. Jen firmy právnické os. a FO podnikatele - při zpracování bude vložena identifikace subjektů HotelTime (Vento) do konverzního číselníku (pokud dosud neexistuje), zároveň založen obchodní partner do číselníku Vision ERP a vytvořena vazba v konverzním čísleníku (právě vložený obchodní partner bude přiřazen identifikaci subjektu HotelTime nebo Vento). Rozhodování zda se jedná o právnickou osobu nebo FO podnikatele se řídí údajem Subject.IsCompany. V případě, že se nejedná o právnickou osobu nebo FO podnikatele bude v konverzním čísleníku údaji Subject.ID přiřazen obchodní partner dle nastavení "Firma pro FO nepodnikatele" s ID pobočky 0.

 3. Všechno včetně FO nepodnikatelů - při zpracování bude vložena identifikace subjektů HotelTime (Vento) do konverzního číselníku (pokud dosud neexistuje), zároveň založen obchodní partner do číselníku Vision ERP a vytvořena vazba v konverzním čísleníku (právě vložený obchodní partner bude přiřazen identifikaci subjektu HotelTime nebo Vento). Rozhodování zda se jedná o právnickou osobu nebo FO podnikatele se řídí      údajem Subject.IsCompany. V případě, že se nejedná o právnickou osobu nebo FO podnikatele bude založena pobočka obchodního partnera "Firma pro FO nepodnikatele" (pokud už neexistuje). V tomto případě je možné zvolit jako "Firma pro FO nepodnikatele" obchodního partnera  s povoleným nastavením "Vyhodnocovat právní důvody evidence osobních údajů za pobočky":

Faktury

Doplňující nastavení pro uskutečněné plnění:

Popis nastavení:

         1. Code - pro určení výnosového konta bude použit údaj Accounts.Items.Accounting.Code.

         2. Code2 - pro určení výnosového konta bude použit údaj Accounts.Items.Accounting.Code2.

Pokladny

Doplňující nastavení pro pokladní doklady:

Popis nastavení:

Výdejky

Doplňující nastavení pro skladové doklady typu výdej:

Popis nastavení:

         1. Code - pro určení nákladového konta bude použit údaj StockDocuments.Items.Accounting.Code.

         2. Code2 - pro určení nákladového konta bude použit údaj StockDocuments.Items.Accounting.Code2.

Dávky

Nastavení pro komunikaci prostřednictvím webových služeb:

Popis nastavení: