Seznam témat:
automatická aktualizace důvodů
Co jsou důvody GDPR a koho se týkají
Jedná se to jakýsi ukazatel, který říká proč evidujeme osobní údaje a týkají se evidence obchodních partnerů, primárně fyzických osob podnikajících. Obecně se ale evidují důvody u všech obchodních partnerů a použijí se ke stanovení důvodu evidence osobních údajů pro kontakty obchodního partnera.
Jak se evidují důvody GDPR
V tabulce „dba.gfgdprduvody“ vázané k číselníku obchodních partnerů (dba.gfirmy). Tabulka obsahuje vazbu na obchodního partnera a následující informace (sloupce tabulky):
Označení důvodu |
Popis |
10 |
Poptávka (oslovení dodavatelé) |
20 |
Nabídka |
30 |
Vydaná objednávka |
40 |
Smlouva ve spisové službě |
50 |
Zakázka, projekt |
60 |
Přijatá objednávka |
70 |
Přijaté plnění |
80 |
Uskutečněné plnění |
Identifikační číslo GDPR důvodu nemá žádnou souvislost se skupinami uživatelů GDPRXX.
| • | konecduvodu - kdy vyprší důvod evidence |
| • | doklduvodu - identifikaci dokladu (záznamu) na základě kterého jsme oprávněni evidovat osobní údaje |
Kde jsou vidět GDPR důvody
1) V číselníku obchodních partnerů je varianta datové množiny „GDPR důvody“, důvody jsou pak zobrazeny takto:
Poznámka:
Ve výchozím vzhledu prohlížeče jsou to sloupce s pořadovými čísly 7-9. Pokud nejsou vidět je nutné obnovit vzhled 
2) V číselníku kontaktů je možné zvolit zobrazení panelu "Důvody evidence osobních údajů":
Panel nad číselníkem kontaktů
Důvody evidence se pak pro označený kontakt zobrazí formou samostatného prohlížeče.
Kromě základních typů důvodů se zde zobrazují i dva speciální důvody:
| • | 998 - udělený souhlas k evidenci |
| • | 999 - zaměstnanec (platí do 30 let od ukončení pracovního poměru) |
To, zda pro daný kontakt existuje vůbec nějaký důvod k evidenci, se zobrazuje v číselníku kontaktů ve sloupečku "Exist. důvod".
Důvody evidence osobních údajů daného kontaktu
Zobrazit evidované osobní údaje pro daný kontakt lze pomocí funkce Alt+E:
POZOR prvotní naplnění důvodů evidence kontaktu může trvat v extrémních případech i několik dnů, většinou je to v řádu minut až hodin
Po instalaci verze 187 je nutné provést prvotní naplnění (POZOR může trvat v extrémních případech i několik dnů, většinou je to v řádu minut až hodin). Systém kontroluje prvotní naplnění po aktualizaci při každém otevření číselníku obchodních partnerů uživatelem s administrátorským oprávněním. Pokud nebylo provedeno, nabídne se provedení:
Pokud dojde k nějaké změně v evidenci důvodů, která vyžaduje opakování prvotního nastavení (např. verze 187.80), je uživatel - administrátor vyzván k přepočtu:
V případě volby ANO se spustí funkce pro aktualizaci důvodů evidence firmy a jejích kontaktů, která je standardně umístěna v prohlížeči číselníku obchodních partnerů a lze ji kdykoli spustit ručně:
Umístění funkce
Je důležité vědět, že i osobní údaje může správce zpracovávat pro různé účely, přičemž pro každý účel potřebuje právní důvod zpracování osobních údajů. Zpracování osobních údajů se vždy váže k účelu, na základě kterého se určí právní důvod zpracování. Není vyloučeno, že „jedny“ osobní údaje (nebo jejich určitý souhrn) bude správce zpracovávat pro různé účely, přičemž tyto účely mohou v čase vznikat či zanikat, aniž by to představovalo povinnost osobní údaje likvidovat. Povinnost likvidace osobních údajů nastane v případě, kdy správce pozbude poslední právní důvod ke zpracování osobních údajů.
Funkce je určena pro vyhledání důvodu evidence firmy potažmo kontaktu. Pro zadanou firmu najde pro každý typ důvodu ten nejdelší (tj. ten, který skončí nejpozději) a uloží jej do tabulky “dba.gfgdprduvody” - lhůty pro stanovení konce důvodu se definují v parametrech. Po spuštění funkce se nabídne formulář pro zadání parametrů funkce:
Formulář pro zadání parametrů funkce "důvody evidence kontaktů"
Popis jednotlivých zadání:
| • | Aktuální firma - provede aktualizaci důvodů pouze pro jednu firmu pod kurzorem v prohlížeči. Po provedení dojde k obnovení dat prohlížeče s podržením kurzoru. |
| • | Všechny firmy - provede aktualizaci pro všechny obchodní partnery v číselníku. Pokud dosud nebylo provedeno prvotní naplnění důvodů GDPR, je dostupná pouze tato volba. |
| • | Na pozadí - jen u hromadných aktualizací. Tato volba umožňuje provést aktualizaci, aniž by uživatel musel čekat na dokončení a může tedy po spuštění akce pokračovat v práci na klientovi. Vlastní akce pak probíhá v intervalech, kdy není server vytížen a tudíž její dokončení trvá delší dobu než přímá aktualizace z klienta. Zda se provede aktualizace na pozadí nebo přímo je na uživateli. Rozhodnutí by mu měly usnadnit informace o rozsahu a době trvání předchozí hromadné aktualizace. Vlastní provedení akce zajišťuje databázová událost „GDPR_aktualizuj_duvodytmp“, která je v klidovém stavu zakázána - volbou "Na pozadí" dojde k povolení této události. |
| • | Max. doba vytížení serveru - pouze pro administrátory, je to maximální doba v minutách, po kterou může být server vytížen od okamžiku, kdy byl nečinný a zahájil aktualizaci na pozadí. Po uplynutí této doby se aktualizace pozastaví a bude pokračovat opět, když server nebude vytížen (tímto se zabrání zablokování dalších akcí na pozadí). Na běžnou práci uživatelů nemá tento parametr žádný vliv. |
Průběh akce na pozadí je možné kontrolovat opětovným spuštěním úlohy, pokud aktualizace na pozadí dosud nebyla zahájena nebo dokončena, uživatel je informován hlášením o stavu:
Úloha je připravena, čeká se na povolení události „GDPR_aktualizuj_duvodytmp“ (tento stav by neměl trvat déle než 5 minut).
Úloha je spuštěna, čeká se až server nebude vytížen, zatím nenastala situace, kdy server není vytížen.
Úloha je spuštěna a situace, kdy server není vytížen už nastala minimálně jednou, čeká se na další nečinnost serveru.
V některých případech může dojít k tomu, že k nečinnosti serveru vůbec nedojde. Uživatel je na to upozorněn při volbě aktualizace na pozadí:
Ve speciálních případech, kdy se důvody evidence osobních údajů mají vyhodnocovat samostatně za jednotlivé pobočky dané firmy (nájemníci, zákazníci z e-shopu apod.), je nutné u hlavní firmy (multi ID = 0) nastavit odpovídající parametr.
Parametr u hlavní firmy, kterým se řídí vyhodnocování důvodů evidence osobních údajů za pobočky
Automatická aktualizace důvodů GDPR
Provádí se denně v 5:00 prostřednictvím databázové události „GDPR_aktualizuj_duvody“ - událost je součástí aktualizace na verzi 187. Aktualizují se pouze firmy, jejichž doklady byly přidány, změněny nebo smazány od poslední hromadné aktualizace.
Pokud dojde k situaci, kdy aktualizace na pozadí nebyla dokončena při spuštění události „GDPR_aktualizuj_duvody“, bude aktualizace na pozadí ukončena a zbývající firmy se aktualizují prostřednictvím této události a to i v případě, že na pozadí byla zvolena aktualizace všech firem (tabulka „dba.gfgdprduvodyzmeny“ se při volbě na pozadí naplní všemi firmami).
Jestliže přímá aktualizace (neprovádí se na pozadí) trvá v okamžiku spuštění události „GDPR_aktualizuj_duvody“, událost se sice spustí, ale výkonná procedura se ukončí (událost spouští stejnou proceduru, ve které je vícenásobné spuštění ošetřeno).
Související témata