Jak to bylo myšleno

Informační systému Vision ERP věnuje veliký prostor řízení vztahu se zákazníkem.  Tato problematika je poměrně široká a je těžké přesně určit kde jsou hranice této úlohy. To je ve skutečnosti dobře, protože celá vaše činnost je především o vztahu se zákazníkem a ať už na samém začátku jen hledáte obchodní příležitosti až po hýčkání stávajícího zákazníka, případně kontrolování smluvních podmínek. Informační systém Vision ERP své CRM tvoří vzájemnou úzkým propojením několika úloh.

Obchodní partneři

Číselník obchodních partnerů eviduje nejrozličnější informace použitelné v obchodním styku, případně informace důležité k obchodnímu jednání. Číselník je napojený na všechny části systému, kde se je potřeba se odkazovat na obchodního partnera. Z opačného pohledu je prostřednictvím tohoto číselníku možno nahlížet na nejaktuálnější stav saldokonta, na související marketingové akce, na související přijaté objednávky nebo vydané objednávky, související faktury došlé i vydané, související příjemky na sklad, související výdejky ze skladu, související obchodní příležitosti a související nabídky.

Číselník firem lze použít např. pro hromadnou korespondenci, tisk adres na obálky apod. Obchodní partneři jsou v systému identifikování dvěma základními klíči – IČ organizace a číselný kód pobočky. IČ je prezentováno alfanumerickým kódem pro případy, že IČ není k dispozici a kód pobočky slouží především k evidenci poboček partnera, odběrních míst a podobně. V evidenci je mnoho doplňujících informací. Uveďme alespoň obchodní podmínky, splatnosti, kredit, kontaktní osoby včetně e-mailových adres, seznam bankovních účtů, separátní ceníky a podobně.

Objednávky přijaté

Systém přijatých objednávek je určen jak velkoobchodním organizacím, tak maloobchodním organizacím s objednávkovou službou. Výrobním organizacím slouží tato úloha pro evidenci výrobních objednávek.

Objednávky sledují odběratele, termíny, poznámky, položky zboží nebo výrobků apod. Dále zde naleznete informace o konečném příjemci, vazbu na všechny doklady, které s ní souvisí (tj. zálohové faktury, výdejky a daňové doklady). Přijaté objednávky lze tisknout do připravených formulářů. Ve výrobní organizaci je objednávka jedním z podkladů výroby. Slouží obchodníkovi k zachycení zakázky, k předběžné kalkulaci a zjištění výrobních kapacit. Vhodnou konfigurací systému je potom snadné zajistit průběžné informování obchodníků o stavu zakázky ve výrobě.

Častým požadavkem obchodníků je sledování historie obchodního případu. Systém tento problém řeší "workflow" nástrojem, který poskytuje uživateli informace o aktuálním stavu kteréhokoliv případu a umožňuje plánovat práci sobě, nebo ostatním kolegům.

V rámci přijatých objednávek je možno sledovat rezervace zboží respektive materiálu na skladě. Mimo rezervací, které ve skutečnosti blokují materiál na skladě pro konkrétního odběratele, se tu sledují i požadavky, tedy množství, které je objednáno, ale není skladem. Na základě požadavků program generuje vydané objednávky a opačně v okamžiku příjmu zboží na sklad jsou požadavky převáděny do rezervací.

Funkce likvidace požadavků pracuje buď plně automaticky (dle datumu přijetí objednávky nebo termínu dodání) anebo poloautomaticky za asistence uživatele, příp. ji lze úplně vypnout. Se skladem souvisí též funkce "vyskladnění", která vygeneruje kompletní výdejku ze všeho zboží, které je pro danou objednávku rezervováno.

Objednávky jsou napojeny na fakturaci a lze tedy přímo na základě objednávky generovat zálohové faktury. Je zde sledováno i saldokonto, takže uživatel vidí, které objednávky respektive faktury z nich vystavené jsou již uhrazeny a může tedy tyto objednávky vyskladnit, vyfakturovat (přičemž je automaticky odečtena zaplacená záloha) a konečně sledovat platební kázeň. Z hlediska výrobních agend je zde propracovaná vazba na materiálové požadavky výroby - i výroba může rezervovat materiál na skladech stejným principem jako to provádějí obchodní objednávky.

Sklady zboží, materiálu, výrobků

Systém objednávek je úzce spjatý se skladem zboží (materiálu nebo vlastních výrobků). Sklad zboží disponuje z hlediska evidence skladu stejnými funkcemi jako sklad materiálu. Je zde však vystavěna škála pomocných nástrojů a evidencí.

Sklad eviduje zvlášť každou dodávku, na kterou může být napojena i evidence sériových čísel. Program zvládá všechny typy automatického naskladňování a vyskladňování zboží. Příjem je možno realizovat prostřednictvím dodavatelských objednávek, opačně výdej je možno realizovat na základě rezervací vytvořených odběratelskými objednávkami.

Při vyskladňování program může jednotlivé dodávky vyskladňovat zcela automaticky, nebo po dialogu s uživatelem je možno ovlivnit i pořadí vyskladňování dodávek, či pořadí vyskladňování sériových čísel. Tyto možnosti ocení především ty společnosti, které musí sledovat extra každý prodaný kus, nebo musí sledovat záruční lhůty, či expirace zboží.

Sklad pracuje též s evidencí obalů, umožňuje zboží evidovat ve více měrných jednotkách (např. litry a kusy - u lahvových vín), umí uchovávat obrázek zboží, dále umí zboží řadit do různých kategorií - což se úspěšně využívá v marketingových rozborech, umí evidovat náhrady zboží a podobně.

Pro příjem i výdej je možno s výhodou využít čárové kódy, které lze nejen snímat ale i tisknout přímo ze systému.

Sklad je samozřejmě mimo jiné i zdrojem účetních dokladů. Systém umí zcela nezávisle na uživateli každý pohyb na skladě automaticky on-line účtovat. V zhledem k potřebám kontrolingu je zde zajištěna možnost účtování podle druhů, podle střediskového členění, podle zakázek, podle výrobních příkazů a podobně. Vše je opět zcela automatické na základě předem nadefinovaných vlastností systému.

Z účetnictví je potom opačná vazba na prvotní doklady a účetní má tak celý proces zcela pod kontrolou, aniž by musel rutinně účtovat každý jednotlivý skladový pohyb.

Ceníky a tvorba prodejní ceny

Program umožňuje tvořit prodejní cenu několika způsoby. V principu se vychází buď z ceny skladové nebo průměrné nebo stanovené (též ceníkové). S těmito cenami je možno dál velmi efektivně pracovat a vypočítávat cenu například podle příslušnosti zákazníka do dealerské kategorie apod. Cena může být ovlivněna též objemem odběru zboží. Zcela unikátní je systém separátních ceníků, který umožňuje nadefinovat každému odběrateli naprosto speciální ceník i s různými způsoby výpočtu prodejní ceny. Z cenových systémů je též možno uvést systém katalogových cen, systém akčních cen, systém několika pevných ceníků a podobně.

Všechny tyto nástroje velice dobře optimalizují práce obchodního oddělení, zvláště tam, kde je větší počet uživatelů

Fakturace

Funkce obsluhující odběratelskou fakturaci může pracovat samostatně, nebo v návaznosti na výdejkách či objednávkách. Faktury jsou evidovány v řadách. Řady mohu mít různé vlastnosti předurčující jejich použití (saldo účet, členění, šablona, design faktury, zaokrouhlování apod.).

V rámci faktury lze mimo jiné pořizovat položky na základě katalogu skladových karet, pořizovat položky na základě katalogu prací a služeb, pořizovat položky samostatně, přiřazovat položkám slevy, vkládat mezi položky textové řádky apod. Faktury se účtují opět automaticky a ihned (s okamžitým efektem v evidenci DPH, saldokontu, výsledcích hospodaření).

Související témata