Evidence výpůjček |
Top Previous Next |
Seznam témat:
Evidence výpůjček slouží ke zvládnutí agendy pronájmu movitých předmětů (dále i “půjčování, výpůjčky”). Obsahem je seznam jednotlivých smluv o nájmu movitých předmětů. Funkce je umístěna v menu půjčovny. Umístění evidence výpůjček v menu půjčovny Funkce je navržena tak, aby uměla pracovat s výpůjčkami v krátkých obdobích (počítáno na hodiny, či násobky hodin) nebo s výpůjčkami na dny (a delší časové úseky). Sleduje se stav půjčovaného sortimentu, aktuální výpůjčky a rezervace výpůjček (příp. i "opce") Dialogové okno výpůjčky s jednotlivými parametry Evidují se tyto informace:
V hlavičce výpůjčky jsou ve spodní části umístěna tlačítka, pomocí kterých lze generovat nájemní (rezervační) smlouvu, protokol o vrácení či fakturovat výpůjčku. Na záložce Položky jsou pak umístěna tlačítka pro překlopení rezervace na nájem a následně pro vrácení půjčeného předmětu. Dialogové okno položky výpůjčky Ve fakturačních údajích jsou umístěny záznamy vzniklé při vytvoření nájemní smlouvy (v tomto případě se jedná o rezervaci). Další záznamy přibudou v momentě, kdy se rezervace změní na výpůjčku a další pak při vrácení půjčeného sortimentu. Půjčovací (též plánovací) tabule je nejefektivnější způsob jak získat přehled o půjčovaném sortimentu. Díky přidané funkcionalitě lze přímo z této tabule snadno vytvořit nájemní smlouvu (ať výpůjčku, rezervaci nebo opci). Rezervace slouží k zablokování určitého předmětu v určitém budoucím období pro určitého zákazníka. Předmět tedy nelze pronajmout v této době jinému zákazníkovi. Rezervace se sjednává pomocí rezervační smlouvy. Systém umožňuje tisk rezervačních smluv a fakturaci "storno poplatků" v případech zrušení rezervace ze strany budoucího nájemce. Opce má podobný charakter jako rezervace, s tím rozdílem, že se nepředpokládá účtování storno poplatku při zániku "opce" ze strany nájemce a to proto, že pokud se opce nepřeklopí do určité doby na rezervaci, sama zanikne. Půjčovací tabule s výběrem časového intervalu pro vytvoření rezervační smlouvy Po výběru časového intervalu (tažení myši se stisknutým levým tlačítkem) vyskočí okno pro zadání typu smlouvy a půjčovaného množství. Po potvrzení se vybrané množství zohlední na časové ose. Takových výběrů lze provést několik a na závěr tlačítkem F8 Vytvořit smlouvy se všechny tyto výběry zahrnou do nájemní smlouvy. V plánovací tabuli se zobrazí vybrané záznamy z prohlížeče sortimentu + předměty označené jako oblíbené. Význam použitých barev
Tip Sezn zobrazených sloupců lze uživatelsky rozšířit pomocí nástroje Editor konfigurace. V něm lze založit záznam pro půjčovací tabuli ve větvi Translate | #pujc_tabule | #added | Enumerated a do něj vložit pro jednotlivé přidávané sloupce název + podselekt, který zobrazí požadovanou hodnotu - např. takto: Zobrazení editoru konfigurace s přidáním uživatelských sloupců do půjčovací tabule Půjčovací tabule s přidaným sloupci Řady výpůjček V řadě výpůjčky lze nastavit parametry důležité pro pořizování výpůjčky. Dialogové okno řady výpůjček Nejdůležitější parametry:
Součástí řady půjčovny jsou i skripty obsluhující tlačítka pro generování nájemní/rezervační smlouvy a vratky. Kalendář Pro korektní výpočty půjčené doby je bezpodmínečně nutné mít vyplněn kalendář, dle kterého tyto výpočty probíhají. Kalendář lze nadefinovat buď v parametrech přídavného modulu - menu Konfigurace | Konfigurace modulů, nebo v části Projektové řízení | Kalendáře s následným přiřazením vytvořeného kalendáře v parametrech přídavného modulu. Nastavení kalendáře půjčovny v parametrech přídavného modulu Umístění V půjčovně lze obsluhovat vícero umístění (skladů půjčovaných předmětů). K evidenci umístění slouží číselník umístění přístupný z menu půjčovny. U každé výpůjčky (rezervace/opce) musí být uvedeno konkrétní umístění, ze kterého byl předmět zapůjčen. Aby mohl být předmět zapůjčen, musí být nejprve Zařazen do vybraného umístění. K tomu slouží funkce nad prohlížečem Sortimentu půjčovny. Zařazení/vyřazení půjčovaného sortimentu z vybraného umístění Každá výpůjčka (nájemní smlouva) musí obsahovat vazbu na zakázku. Ta je realizována prostřednictvím vyplněného sloupce členění 3. Výpůjčka může být součástí širší zakázky (v případě, že společnost kromě půjčovny provozuje i jinou činnost, v rámci které může existovat výpůjčka) nebo se při pořízení výpůjčky vytvoří zakázka nová (pokud je půjčovna provozována samostatně). Vazba na zakázku je důležitá proto, že při fakturaci výpůjček se používá mechanismus fakturace zakázek (který je v případě samostatně provozované půjčovny zjednodušen). |