Seznam témat:
Evidence výpůjček slouží ke zvládnutí agendy pronájmu movitých předmětů (dále i “půjčování, výpůjčky”). Obsahem je seznam jednotlivých smluv o nájmu movitých předmětů. Funkce je umístěna v menu půjčovny.
Umístění evidence výpůjček v menu půjčovny
Funkce je navržena tak, aby uměla pracovat s výpůjčkami v krátkých obdobích (počítáno na hodiny, či násobky hodin) nebo s výpůjčkami na dny (a delší časové úseky). Sleduje se stav půjčovaného sortimentu, aktuální výpůjčky a rezervace výpůjček (příp. i "opce")
Dialogové okno výpůjčky s jednotlivými parametry
Evidují se tyto informace:
| • | Kdo je nájemce |
| • | Kdo a kdy předměty převzal |
| • | Seznam vypůjčeného sortimentu |
| • | Množství vypůjčeného (pronajatého) sortimentu |
| • | Ze kterého skladu (umístění) byl sortiment půjčen |
| • | Datum (čas) půjčení od – do |
| • | Cenový předpis za pronájem, "kauci", paušální ceny za pronájem |
| • | Datum, množství a stav vráceného sortimentu (sortiment lze vracet i postupně) |
| • | Doplňující ceny po vrácení (za čištění, poškození, překročení doby atd..) |
V hlavičce výpůjčky jsou ve spodní části umístěna tlačítka, pomocí kterých lze generovat nájemní (rezervační) smlouvu, protokol o vrácení či fakturovat výpůjčku. Na záložce Položky jsou pak umístěna tlačítka pro překlopení rezervace na nájem a následně pro vrácení půjčeného předmětu.
Dialogové okno položky výpůjčky
Ve fakturačních údajích jsou umístěny záznamy vzniklé při vytvoření nájemní smlouvy (v tomto případě se jedná o rezervaci). Další záznamy přibudou v momentě, kdy se rezervace změní na výpůjčku a další pak při vrácení půjčeného sortimentu.
Půjčovací (též plánovací) tabule je nejefektivnější způsob jak získat přehled o půjčovaném sortimentu. Díky přidané funkcionalitě lze přímo z této tabule snadno vytvořit nájemní smlouvu (ať výpůjčku, rezervaci nebo opci).
Rezervace slouží k zablokování určitého předmětu v určitém budoucím období pro určitého zákazníka. Předmět tedy nelze pronajmout v této době jinému zákazníkovi. Rezervace se sjednává pomocí rezervační smlouvy. Systém umožňuje tisk rezervačních smluv a fakturaci "storno poplatků" v případech zrušení rezervace ze strany budoucího nájemce.
Opce má podobný charakter jako rezervace, s tím rozdílem, že se nepředpokládá účtování storno poplatku při zániku "opce" ze strany nájemce a to proto, že pokud se opce nepřeklopí do určité doby na rezervaci, sama zanikne.
Půjčovací tabule s výběrem časového intervalu pro vytvoření rezervační smlouvy
Po výběru časového intervalu (tažení myši se stisknutým levým tlačítkem) vyskočí okno pro zadání typu smlouvy a půjčovaného množství. Po potvrzení se vybrané množství zohlední na časové ose. Takových výběrů lze provést několik a na závěr tlačítkem F8 Vytvořit smlouvy se všechny tyto výběry zahrnou do nájemní smlouvy.
V plánovací tabuli se zobrazí vybrané záznamy z prohlížeče sortimentu + předměty označené jako oblíbené.
Řady výpůjček
V řadě výpůjčky lze nastavit parametry důležité pro pořizování výpůjčky.
Dialogové okno řady výpůjček
Nejdůležitější parametry:
| • | umístění, ze kterého budou předměty v dané řadě půjčovány |
| • | zakázková řada, do které budou zakládány zakázky při vytvoření výpůjčky |
| • | parametr určující, zda se budou nabíze existující zakázky |
| • | parametr určující, zda se půjčuje na celé dny (nebo větší jednotky) |
| • | s půjčováním na celé dny souvisí i parametr, který umožňuje vrácení následující den do určité hodiny |
| • | a v neposlední řadě schvalovací postup, kterým může být řízeno workflow půjčovny |
Součástí řady půjčovny jsou i skripty obsluhující tlačítka pro generování nájemní/rezervační smlouvy a vratky.
Kalendář
Pro korektní výpočty půjčené doby je bezpodmínečně nutné mít vyplněn kalendář, dle kterého tyto výpočty probíhají. Kalendář lze nadefinovat buď v parametrech přídavného modulu - menu Konfigurace | Konfigurace modulů, nebo v části Projektové řízení | Kalendáře s následným přiřazením vytvořeného kalendáře v parametrech přídavného modulu.
Nastavení kalendáře půjčovny v parametrech přídavného modulu
Umístění
V půjčovně lze obsluhovat vícero umístění (skladů půjčovaných předmětů). K evidenci umístění slouží číselník umístění přístupný z menu půjčovny. U každé výpůjčky (rezervace/opce) musí být uvedeno konkrétní umístění, ze kterého byl předmět zapůjčen.
Aby mohl být předmět zapůjčen, musí být nejprve Zařazen do vybraného umístění. K tomu slouží funkce nad prohlížečem Sortimentu půjčovny.
Zařazení/vyřazení půjčovaného sortimentu z vybraného umístění
Každá výpůjčka (nájemní smlouva) musí obsahovat vazbu na zakázku. Ta je realizována prostřednictvím vyplněného sloupce členění 3. Výpůjčka může být součástí širší zakázky (v případě, že společnost kromě půjčovny provozuje i jinou činnost, v rámci které může existovat výpůjčka) nebo se při pořízení výpůjčky vytvoří zakázka nová (pokud je půjčovna provozována samostatně).
Vazba na zakázku je důležitá proto, že při fakturaci výpůjček se používá mechanismus fakturace zakázek (který je v případě samostatně provozované půjčovny zjednodušen).