Seznam témat:
Servisní portál je přístupný přímo z našich webových stránek:
Servisní portál
Přístup je chráněn přístupovým kódem a heslem. Obojí obdrží uživatelé systému na základě žádosti u obchodního oddělení (obchod@vision.cz ).
Po přihlášení se jednotlivé požadavky (reklamace, požadavky na úpravu, dotazy...) zadávají formou zápisu.
Uživateli se nabízí několik možností, kde si může jak zadat nový požadavek na servisní zásah, tak zkontrolovat již zaevidované požadavky. Každému požadavku ze strany zákazníka je přiřazen jednoznačný identifikátor tzv. "tiket".
Co je na portálu vidět
Uživatelé vidí seznam všech tiketů, které byly pod hlavičkou dané společnosti do našeho systému vloženy. Pokud jsme k tiketu vytvořili projekt, je v seznamu zobrazen i název, číslo a stav projektu. Pokud v některých případech čekáme na vaši reakci, je u čísla tiketu zobrazen praporek.
Další funkce
Filtr pro výběr záznamů. Během času se množství záznamů určitě rozroste na poměrně velké množství. Aby bylo stále možno se v seznamech nějak vyznat, můžete na pohled aplikovat různé filtry. Lze provést výběr dle kategorie záznamu (konzultace, reklamace, hlášení problému...), dle zadavatele atd...
Nový podnět můžete na portál pořídit pomocí tlačítka a portál vám nabídne dialog, v němž doplníte název, popis, oblast a kategorii podnětu.
Nový podnět
Další funkce
Funkce pro uložení nového podnětu = záznamu. Chcete-li záznam uložit, klikněte na ikonu „disketa“
Funkce pro připojení přílohy. Chcete-li připojit přílohu (wordovský dokument, obrázky a podobně), klikněte na ikonu „sponka“.
Detail tiketu obsahuje základní informace, které by vám měly pomoci se orientovat v průběhu zakázky. Je tu číslo a název tiketu, termíny, nástěnka pro rychlou komunikaci, související dokumenty (potvrzení zakázky, nabídka a podobně), souhrn příloh, odkaz na zakázku (projekt), které se tiket týká.
Formulář pro zadání požadavku
Každý případ, který pořídíte, se obvykle nějak vyvíjí. Obě strany o ní musí komunikovat. Každý případ proto obsahuje nástěnku, kam můžete psát komentáře a vzkazu k případu. Prostřednictvím emailu potom obdržíte upozornění na každou reakci z naší strany, stejně tak vám zašleme emailem informaci o změně stavu případu jako celku.
Funkcionalita portálu umožňuje automatické objednávání služeb. Pokud na základě vaší poptávky založíme zakázku (projekt) přijde vám e-mailem návrh „smlouvy o dílo“ ve formátu PDF. Závaznou objednávku můžete odeslat přímo z portálu. Postup je následující:
| 1. | V seznamu tiketů si najděte příslušný tiket |
| 2. | Otevřete detail tiketu |
| 3. | Najděte související projekty a zmáčkněte tlačítko „Objednat“ |
Související tikety a projekty
Pokud schválíte naši nabídku, na portále uvidíte záznam o schválení.
Informace o schválení objednávky
V průběhu realizace je možno komunikovat s realizátorem dvěma způsoby:
| • | pomocí tzv. nástěnky |
| • | e-mailová komunikace |
Portál Vám umožní zaznamenávat jakékoliv vzkazy přímo na nástěnku tiketu. Svůj vzkaz napište do pole „Nová poznámka“ a zmáčkněte tlačítko „Uložit poznámku“. Jakákoliv změna v tomto poli je vyhodnocena a e-mailem je odeslána zpráva o změně všem komunikujícím.
Příklad komunikace
Běžným zvykem je komunikovat mezi s realizátorem prostřednictvím e-mailu. Abychom udrželi pořádek a kontrolovatelnost, musí být e-mail odeslán na adresu servis@vision.cz a opatřen značkou [JID11#nnnnn], kde nnnnn reprezentuje číslo tiketu (na výše uvedeném obrázku je to číslo tiketu 47596). Podobně funguji i značka [PIDnnnnn], kde nnnnn by byl identifikátor projektu (na výše uvedeném obrázku je to projekt id = 17064). Odeslané emaily nebudou součástí nástěnky, ale najdete je v souvisejícím jednání.
Realizovaný projekt nemusí být vždy pouze jednoúrovňový a může se rozpadat na více etap, podetap a dalších dílčích úkolů.
Na portále je tato struktura přístupná v části „Související projekt“. Odtud se můžete „prokliknout“ k detailnějším informacím o projektu:
Informace o projektu vázaného s tiketem
Obsahuje-li projekt více etap, je jejich seznam zobrazen jako „Související projekty“. Každý související projekt (etapu) můžete opět „rozkliknout“ a dostat se o další úroveň níž. Seznam dokumentace obsahuje pro prohlížení veškeré sdílené dokumenty, které projekt obsahuje (například zadání, návrh řešení, části analýz, závěrečné zprávy a podobně).
Převzetí zakázky do užívání je opět do značné míry automatizované. V prvním kroku realizátor zasílá e-mailem ve formátu PDF protokol o předání. Záznam o zaslání předávacího protokolu je opět přístupný na portále.
Informace o zaslání předávacího protokolu
Pokud je vše v pořádku, můžete předávacího protokol potvrdit pomocí tlačítka v řádku tiketu "Převzít zakázku".
Převzetí zakázky
Související témata