Dokumentace pro účetní auditory a daňové poradce

Top  Previous  Next

Seznam témat:

základní informace pro auditory a danové poradce

 

Základní informace pro auditory a danové poradce

 

Informacní systém Vision ERP dusledne dodržuje platné právní úpravy: Zákona 563/1991 Sb., o úcetnictví ve znení pozdejších zmen, provádecích vyhlášek k úcetnictví, ceských úcetních standardu, zákona 235/2004 o DPH, zákona 586/1992 o daních z príjmu ve znení pozdejších zmen, zákona 337/1992 O správe daní a poplatku a další vyhlášky a opatrení a zákony které s informacními toky systému úcetnictví daní a zpracování mezd souvisí.

Informacní úcetní systém Vision ERP je postavený na SQL platforme a databázi Sybase Adaptive Anywhere s využitím transakcního systému relacní databáze s plne automatickými uzáverkami mesícu (hlavní knihy) bez potreby jakýchkoliv dávkových akcí s výjimkou uzavrení úcetních knih na konci úcetního období a otevrení úcetních knih pro další úcetní období. Zpracování a ukládání úcetních záznamu probíhá v transakcích, které zarucují bezpecné a soucasné uložení úcetního záznamu v úcetním deníku, hlavní knize, evidenci saldokonta a platebního styku.

Struktura dat

Úcetní doklad se skládá z techto cástí:

Záhlaví úcetního dokladu, zde mohou být zaznamenávány spolecné údaje pro úcetní prípad, ci úcetní prípady, které úcetní doklad sdružuje a má možnosti polí pro detailní popis techto úcetních záznamu. Strucný výcet položek:
datum dokladu (den úctování),
datum úcetního prípadu (vznik úcetního prípadu),
úcel prípadu (i v cizím jazyce), popis prípadu (i v cizím jazyce),
vazba k jinému dokladu (napr. JSD k zahranicním fakturám) nebo vazba k jiným dokladum (pr. JSD na více faktur), detailní popis úcetního prípadu (muže sloužit i k zaznamenání vymáhání pohledávky
apod.),
údaje o likvidaci prijatého plnení (vazba na príjemku do skladu nebo na záznam v evidenci majetku, prípadne na vnitrní zúctování (395)),
seznam pripojených dokumentu (napr. smlouvy v libovolném tvaru, pomocí scanneru priložené úcetní záznamy jako prijaté faktury apod.).
v prípade prijatého a uskutecneného plnení je navíc vazba k údajum saldokonta svázané pres úcetní vetu saldokonta,
v prípade pokladny a banky je vazba na úcet penez.
každý úcetní doklad muže obsahovat odkaz do císelníku firem, kde je i seznam zamestnancu (pod IC vlastního podniku jsou dle osobních císel vloženi z evidence mezd Vision ERP zamestnanci, je možné toho využívat jak u srážek placených z úctu, tak i pri zúctování bežných pokladních a jiných úcetních dokladu.
u uskutecneného plnení se v záhlaví vyplnují navíc údaje potrebné k rozlišení druhu vystavovaných dokladu (zálohové faktury, danové doklady, vrubopisy, Dokumentace k Vision ERP - Základní informace pro auditory a danové poradce strana 2 opravné danové doklady, doklady na prijaté platby, vratky DPH, evidencní faktury) a náležitosti danových dokladu, údaje o obchodním partnerovi a údaje
evidenci DPH na výstupu. Uskutecnené plnení lze sledovat v úcetních knihách uskutecneného plnení a príslušných císelných radách pokladny.
u prijatého plnení jsou obsaženy údaje o obchodním partnerovi, údaje o platebním styku a údaje o evidenci DPH na vstupu.

 

Parametry se nastavují uživatelsky a definují se v císelníku úcetních knih (agend úcetního deníku), kde pomocí položky „vlastnost“ je urceno, o jakou knihu se jedná (bežná (pro vnitrní (interní) doklady), banka v tuzemské mene, banka cizí mene, pokladna v tuzemské mene, pokladna valutová, zúctování pokladny, príjem na sklady, výdej ze skladu, uskutecnené plnení (vše co se týká fakturace), prijaté plnení (došlé faktury), zúctování mezd, zúctování evidence majetku, apod.)

doklady pro dan z pridané hodnoty na vstupu a výstupu se evidují v databázi (tabulkách) prijatého a uskutecneného plnení,
k tabulce prijatého plnení je navázána tabulka (databáze) pro vytvorení souhrnného úcetního dokladu s evidencí DPH na vstupu, to je možné využít v prípade, že poverený zamestnanec vyúctovává v pokladne drobné nákupy, potom v záhlaví pokladního dokladu muže být vlastní IC, ID zamestnance a v rozúctování dokladu jsou vkládány zjednodušené a jiné doklady.
ohranicenými transakcemi je zajištena vazba mezi evidencí DPH a úcetnictvím probíhající pomocí úctu uvedených pro evidenci DPH (uvedené v císelníku císelných rad úcetního deníku).
pro odecítání danových dokladu na prijatou platbu slouží tabulka odectených dokladu na prijatou platbu, která se úcastní výpoctu danové povinnosti pro odvod DPH.
subsystém prodejních pokladen je svázán pomocí denních záverek na uskutecnené
plnení, skladovou evidenci a úcetnictví.

 

položka úcetního deníku je složený z úctu (konto – stálý úcet prevedený na položku úctového rozvrhu platného pro dané úcetní období), cástky MD, cástky DAL, popisu úcetního záznamu prípadne cástky v cizí mene a údaju pro sledování saldokonta: (úcet saldokonta, IC, kód rozlišení ci adresa firmy (multi), VS ci párovací znak a jeho rozlišení VSYM2, jehož správu rídí program v prípade, že na stejném úctu je již prípad saldokonta zaznamenán a obsluha rozhodla, že jde o nový prípad (pohledávku nebo závazek apod.)). Jako saldokonto lze sledovat libovolný pocet „stálých“ úctu (kont) dle uživatelského oznacení v úctovém rozvrhu v císelníku stálých úctu.

 

záznamy pro vnitropodnikové úcetnictví, které jsou prímo vázané k úcetnímu záznamu úcetní vety. Jedná se o libovolný pocet zúctovacích vet dle organizacního clenení. Vnitropodnikove lze sledovat libovolný výcet úctu dle uživatelského nastavení úctového rozvrhu. Každý záznam lze strediskove dodatecne rozepsat a to vcetne rozvahových úctu, pricemž je zajišteno, že jeden záznam saldokonta (závazek, Dokumentace k Vision ERP - Základní informace pro auditory a danové poradce strana 3 pohledávka apod.) muže být rozveden libovolne na více stredisek, divizí, zakázek apod. a pri párování (úhrade) takto rozvedeného záznamu systém automaticky zúctuje vnitropodnikové záznamy ve stejném pomeru jako u predpisu a to i pri cástecných úhradách, pokud obsluha neuvede jinak.

 

Nad úcetními doklady pracují subsystémy prijatého a uskutecneného plnení (jak je vysvetleno výše), Informacní systém Vision ERP sleduje podklady pro DPH. Pri dodržení postupu programem úcetnictví Vision ERP je možné tisknout veškeré soupisy dle zákona a je možné tisknout mesícní ci ctvrtletní výkaz pro odvod dane, prípadne exportovat priznání pro import do formátu pro elektronické podání

(http://adis.mfcr.cz/adis/jepo/menu_hlavni_ramce.htm).

Zúctování mezd se provádí nástrojem pro vytvorení úcetního dokladu z mezd, stejne evidence majetku (odpisy, pohyby, porízení majetku prostrednictvím provázané likvidace úctu porízení majetku, vyrazení apod.), evidence vozidel s vazby a úctováním silnicní dane, nedokoncené výroby z evidence výroby, skladové evidence (provázaná likvidace prijatého plnení s príjemkami na sklad a úctování výdejek ze skladu s možností provázané evidence na uskutecnené plnení), evidence nájemného. Zaúctování probíhá za každý vytvorený doklad dle uživatelsky nastavených úcetních souvztažností.

Pri zúctování pomocí uživatelsky nastavených souvztažností je zamezeno položky úcetních dokladu menit, systém to zajištuje nastavením príznaku v položce: „puvod“ – orientacne kódy:

(0-bežný doklad, porízeno rucne ci zúctováno tak, aby mohlo být opravováno, napr. pri zaúctování bankovního výpisu; 5-storno 8-použití zálohy 9-pri.plnení-DPH snížená výst.; 10-pri.plnení-DPH základní výst.; 11-prijaté plnení- saldopredpis; 12-prijaté plnení- DPH snížená; 13-prijaté plnení- DPH základní; 14-prijaté plnení- DPH doc.použití; 15-prijaté plnení- vyrovnání (kvyr) 16-vyrovnání rozpis pokladny 18-prijaté plnení- zaokrouhlení 19-prijaté plnení- rozkont 22-prij.pln-koefí - DPH snížená; 23-prij.pln-koefí - DPH základní; 24-prij.pln-koef - DPH doc.použití; 30-JSD clo suma 50-import; príjemky: 200 - vztažný zápis 201 - evid. cena 202 - clo a náklady celkem 203 - ostatní 204 - obaly 444 - jednotlivé náklady; výdejky: 205 - vztažný zápis 206 - evid. cena 207 - prod. cena 208 - ostatní 209 – obaly; uskutecnené plnení: 210-221 - FAKTURA 230-241 - OPRAVNÝ DOKLAD 250- 261 - VRATKA DANE 270-281 - DOBROPIS 290-301 - VRUBOPIS 310-321 - DOD. DAN. PRIZNÁNÍ + 0 - vzt. zápis + 5 - DPH sníž. + 6 - DPH zákl. + 7 - ZD + 8 - spotrební dan + 9 - celkem (navíc) +10 - zálohy +11 - ostatní 41-odpisy 42-pohyby; 100-199 ost.úcto; 200-499 ost.odbyt; 500-699 mzdy; 650 sporitelna; 700-899 ostatní majetek, 900-nájemné zaúctování predpisu 1000-1199 výroba)

 

Každá zmena položky úcetního dokladu je mimo databázový nástroj sledování zmen v databázi (oskar.log) zaznamenávána pro možnost on-line vypsání zmen na úcetním dokladu do tabulky dba.glog, uživatelská sestava nad položkami úcetního dokladu „Historie dokladu“. Zmeny úcetních dokladu jsou povoleny pouze v rámci neuzavreného mesíce, pokud uživatel nemá pridelenou príslušnou restrikci.

Úcetní doklady jsou soustredeny do císelných rad úcetního deníku ve clenení dle úcetních knih. Takto jsou úcetní záznamy trídeny chronologicky, z položek úcetního deníku je v ohranicených transakcích vytvárena evidence saldokont, evidence dle úctu soustredené v hlavní knize a evidencí pro platební styk. Hlavní knihu je možné tisknout dle syntetických úctu, analytických úctu nebo ruzne cleneného vnitropodnikového úcetnictví.

Dokumentace k Vision ERP - Základní informace pro auditory a danové poradce strana 4 Podrozvahové úcetnictví je možné sledovat libovolne vcetne evidence saldokont, systém doporucuje evidenci zálohových faktur též v podrozvahové evidenci, kde jsou vytvoreny vazby mezi zálohovou fakturou, platbou, dokladem na prijatou platbu a vyúctováním.

Systém obsahuje možnosti sledování predkontovaných plateb pro možnosti opakujících se plateb, zálohových plateb na dan z príjmu apod.Dále systém obsahuje subsystém plánování úcetních dokladu, pomocí nehož lze sledovat opakující se plnení nebo leasingy apod. (tedy i prípady, kdy má na upozornení programu vzniknout danový doklad z platebního kalendáre.

 

V úcetní jednotce je nutné urcit pracovníka zodpovedného za zpracování úcetnictví a jemu vymezit povinnosti, které spocívají v zabezpecení zpracování úcetnictví prukazným zpusobem. Aby bylo prukazné zpracování pomocí programového vybavení Vision ERP zajišteno, je nezbytné nastavit v systému správne prístupová práva, každý zpracovaný mesíc zabezpecit uzavrení mesíce proti neoprávneným zásahum a zmenám úcetních dokladu a zajistit zpracování záverky DPH tiskem danového priznání funkcí pro tisk priznání a zabezpecit jeho uchování v databázi, což zajistí uzamcení uložených záznamu uskutecneného a prijatého plnení.

Správnost úctování a nastavení systému je nutné zjištovat mesícne minimálne tiskem sestav: „Úcetnictví\Deník\Nevyrovnané doklady“, které mohou vznikat napr. nenadálým výpadkem systému, „Úcetnictví\DPH\KONTROLA prijatého a uskutecneného plnení na deník v mesíci-ctvrtletí vystavení“ a zkontrolovat neporušenost vazby mezi úcetnictví (konta úctu DPH) a prijatým a uskutecneným plnením, „Úcetnictví\Hlavní knihakumulace\ Obratová predvaha L“ s tiskem s podrobností „na trídy“ a overit správnost za financní úcetnictví souctových v rádcích, sestavami „Úcetnictví\Výkazy\2005 - Rozvaha pracovní (i clenení 1 a 2)“, „Úcetnictví\Výkazy\2005 - Výkaz zisku a ztráty v Kc (i podle clenení 1 a 2)“ overit správnost prirazení kódu osnovy vision k uživatelsky nastavenému úctovému rozvrhu (vykazování úctu ve správných rádcích) a overit souvislost císelných rad tiskem sestavy: „Úcetnictví\Záverkové\Archivace úcetních dokladusouslednost císelných rad“.

 

Informacní úcetní systém Vision ERP umožnuje úcetním jednotkám splnit povinnost dle zákona o úcetnictví a vést úcetnictví tak, aby úcetní záverka sestavená na jeho základe podávala verný a poctivý obraz predmetu úcetnictví a financní situace úcetní jednotky. Celý systém je koncipovaný tak, aby tvorené zápisy byly rádne a prukazne vepisovány do potrebných evidencí a ruzné evidence a prehledy byly tvoreny z jedné prukazné databáze, aby informace v databázi nebyly duplikovány a nebyla zakládána možnost ruzných výsledku z ruzných zdroju dat. Evidence DPH je nadstavbou úcetní evidence a soucástí úcetních knih s možností uživatelského nastavení pro splnení všech ustanovení zákona o DPH. Informacní systém je provázaný tak, aby úcetní záznam byly proveDokumentace k Vision ERP - Základní informace pro auditory a danové poradce strana 5 dený v jednom úzkém dialogu.

Príkladem je zápis došlé faktury, který je prováden do knihy prijatého plnení, program dle zadané úcetní souvztažnosti vytvorí úcetní doklad i s nekolika úcetními záznamy v úcetním deníku, hlavní knize, evidence DPH dle sazeb a v prípade osvobození v príslušných kategoriích pro sledování záznamních povinností, porízení zásob a jejich ocenení, zaokrouhlení, … Vytvorí prukazný zápis príslušného saldokonta evidence závazku, vytvorí zápis do evidence platebního kalendáre k úhrade, vytvorí zápis do evidence k úcetní likvidaci prijatého plnení pro systém skladové evidence pro párovaní s príjemkou do skladu nebo pro zápis do evidence majetku. Na základe vystavené výdejky ze skladu je možné vytvorit fakturu, kterou je možné doplnit o další položky (napríklad služby). Po uložení této faktury do seznamu faktur je soucasne vytvoren zápis do knihy danových dokladu, je vytvoren dle souvztažností každé položky faktury i složitý úcetní doklad (pr. i zúctování strediskové) a provedená úcetní kumulace ci aktualizace hlavní knihy.

Úcetní zápisy jsou ukládány prukazným zpusobem a skýtají možnost vést úcetnictví správné, úplné, prukazné, srozumitelné, prehledné a zpusobem zarucujícím trvalost úcetních záznamu. Umožnuje evidovat úcetní doklady jako prukazné úcetní záznamy se všemi náležitostmi, které je možné uživatelsky zadávat a evidovat. Podpisové záznamy je možné sledovat klasicky v tiskových výstupech nebo elektronicky s vazbou na príslušné zákony a s vazbou na uživatelské nastavení systému.

Úcetní zápisy je možné provádet prubežne v príslušném úcetním období, které muže být jak hospodárským rokem tak shodné s kalendárním rokem. Dusledne jsou dodržovány vazby úctového rozvrhu na úctování v úctových knihách v deníku, který je rozdelený prukazne dle druhu dokladu do úcetních knih deníku a v techto knihách jsou úcetní záznamy sledovány v prehledných definovatelných císelných radách. Úcetní zápisy je zde možné usporádají z hlediska casového (chronologicky) a je jím možné prokazovat zaúctování všech úcetních prípadu v úcetním období.

Hlavní kniha, v níž jsou úcetní zápisy usporádané z hlediska vecného (systematicky) je sestavována z úcetních knih deníku, což zarucuje správnou presentaci porízených dat. V knihách analytických úctu, v nichž podrobne rozvádeny úcetní zápisy hlavní knihy, jsou prehledne a prukazne evidovány veškeré úcetní zápisy. Také je možné vést záznamy v knihách podrozvahových úctu.

Sestavená hlavní kniha zahrnuje syntetické úcty nebo i analytické úcty podle úctového rozvrhu, které obsahují informace o zustatkách úctu ke dni, k nemuž se otevírá hlavní kniha, souhrnné obraty strany Má dáti a Dal úctu, za každý kalendární mesíc, zustatky úctu ke dni, ke kterému se sestavuje úcetní záverka. Podporuje úctování v cizích menách vcetne úctování nákladu a výnosu pro vytvorení podkladu pro konsolidace v možnosti sledování libovolných úctu v clenení jak dle obchodních partneru tak men dle uživatelského nastavení. V úcetnictví Vision ERP se používá cizích men pri úctování o pohledávkách a závazcích, ceninách, valutách, devizách, cenných papírech, majetkových úcastech, vkladech do základního jmení, nemovitosDokumentace k Vision ERP - Základní informace pro auditory a danové poradce strana 6 tech v zahranicí a dále o všech ostatních hodnotách, jejichž ocenení je vyjádreno v cizí mene dle uživatelského nastavení. Je možné používat jak pevných kursu, tak je možné úctovat denními kursy, kursový lístek je možné denne stahovat elektronicky a importovat ze serveru CNB funkcí Vision ERP.

Umožnuje dodržovat ustanovení zákonu o ocenování Umožnuje soucasné vedení a úctování jak v mene ceské, tak hodnoty prepoctené posledním zadaným kurzem EUR. Dále umožnuje vedle úctového rozvrhu sestaveného dle ceské legislativy postavit i úctový rozvrh jiné úcetní soustavy. Informacním systémem Vision ERP je možné sestavit podklady pro úcetní záverku dle zákona o úcetnictví dle uživatelského nastavení spocívajícího v prirazení úctu k sestavení rozvahy, výkazu zisku a ztrát jakož i podklady pro sestavení CahFlow.

Jedná se o sestavy:

„Úcetnictví\Záverkové\Záverka (frm_r_2005) - Rozvaha+výkaz zisku a ztráty“ –

lze tisknout zaokrouhlené hodnoty v tis. Kc a to do pevného formuláre nebo dynamického formuláre (tisknou se jen ty rádky, které obsahují nejakou hodnotu), a to v plném rozsahu nebo zkráceném rozsahu. Pro ruzné možnosti vykazování je možné tisknout výkazy i v cizích menách nebo i v anglickém a nemeckém jazyku, prípadne zaokrouhlené v korunách ci bez zaokrouhlení.

„Úcetnictví\Výkazy\Cash Flow v tis (od r 2002)“ – tisk v tisíci korunách, u kapitálových

úctu se dotazuje na zadání údaju.

„Úcetnictví\Záverkové\Zmeny vlastního kapitálu“ – podklad pro výkaz o zmenách kapitálu.

Pro provedení úcetní záverky je ve Vision ERP nástroj na uzavrení úcetních knih a otevrení úcetních knih v novém úcetním období. Správnost provedení je možné overit tiskem sestav:

„Úcetnictví\Záverkové\Konecný úcet rozvažný“,
„Úcetnictví\Záverkové\Úcet zisku a ztrát“ v uzavíraném úcetním období a
„Úcetnictví\Záverkové\Pocátecní úcet rozvažný“

v založeném úcetním období. Systém archivace úcetních dokladu je možné overit tiskem sestavy:

„Úcetnictví\Záverkové\Archivace úcetních dokladu-souslednost císelných rad“.

Pro priznání k dani právnické osoby je možné tisknout sestavy:

„Úcetnictví\Záverkové\Podklady pro priznání k DPPO“ a „Úcetnictví\Hlavní knihakumulace\Pripocítatelné úcty k základu DPPO“.

Informacní systém Vision ERP nemuže a neodpovídá za úcetní záznamy dopravované do informacního systému importem z jiných zdroju. Pomocí cásti informacního systému Vision ERP je možné vést evidenci investicního majetku v prímém napojení na podvojné úcetnictví, muže sledovat odpisy majetku pro Dokumentace k Vision ERP - Základní informace pro auditory a danové poradce strana 7 financní úcetnictví oddelene od odpisu investicního majetku podle zákona o dani z príjmu právnických osob.

Vnitropodnikové úcetnictví je možné vést budto prostrednictvím úctu 599 a 699 nebo prostrednictvím 8. a 9. úctové trídy. Vecná nápln úctu není programem vázána.

Podrozvahové úcetnictví je možné vést oddelene.

Postupy úctování nákupu materiálu a zboží jsou naplneny formou úcetních souvztažností knihy došlých faktur prostrednictvím úctu porízení v závislosti na budto automatizované likvidace (úcetního rozpisu strany MD) došlých faktur pomocí programového vybavení skladové evidence informacního systému Vision ERP, nebo rucní likvidací.

Celkove je možné informacní úcetní systém Vision ERP hodnotit jako velmi pružný moderní systém, který jednoznacne prevyšuje standard, splnuje predpoklady prukazne vedené evidence ekonomických informací úcetní jednotky. Systém mimorádne zabezpecuje  data pred poškozením.

Ostatní dokumentace:

1. Projekt zavádení Vision ERP v dané spolecnosti,

2. dokumentace pro zákazníky na www.vision.cz

3. uživatelská dokumentace k Vision ERP pri spušteném programu v základní nabídce F1 (*.hlp a *.cnt v adresári s programovou cástí Vision ERP)

 

 

Zpracoval analytik IS Vision ERP:

František Frýbort, danový poradce c. 716, mobil: 605200840, email: ffrybort@vision.cz

Konzultace lze provést také s úcetním auditorem systému Vision ERP:

Ing. Peva Pokorná, úcetní auditor a danový poradce, email: peva.pokorna@oswald.cz

 

Související témata