Seznam témat:
Automatické účtování výdejek je jednou z nejdůležitějších vlastností systému a je na ní vidět silná provázanost různých agend. Automatické účtování je funkce, která slouží k tomu, aby se každý pohyb na skladě zcela automaticky promítl v účetnictví. Automatické účtování reaguje též na jakoukoliv změnu ve výdejce nebo příjemce. Vztah účetnictví a skladových dokladů je zobrazen na následujícím schématu.
Struktura účetního deníku je znázorněna vlevo. Deník je rozdělen na účetní knihy (agendy) a ty jsou rozděleny na dokladové řady. V každé dokladové řadě jsou potom účetní doklady.
Do této struktury potom zapadají doklady skladu. Doklady jsou rozděleny na příjemky a výdejky. Obecně platí, že jeden doklad skladu (příjemka nebo výdejka) je zároveň účetním dokladem v účetním deníku. Je vhodné všechny příjemky účtovat do jedné účetní knihy (např. PRI) a všechny výdejky do jiné knihy (např. VYD). Doklady jsou dále rozděleny podle čísla skladu a toto číslo přímo odpovídá číslu dokladové řady v deníku. Číslo příjemky (nebo výdejky) pak odpovídá číslu dokladu v účetnictví. To znamená, že jedna příjemka (výdejka) odpovídá přesně jednomu účetnímu dokladu.
Několikaleté zkušenosti ukázaly, že účtování pohybů na skladě musí mít určitou volnost, proto bylo do systému zabudováno několik možností jak účtování nastavit. Základním principem je použití tzv. pohybů a souvztažností, které definují způsob zaúčtování proti účtu skladu, který je nastaven přímo v číselníku skladů. Následující popis předpokládá že již máte správně vytvořen účtový rozvrh a nadefinované knihy a řady v účetnictví.
Při nastavování účtování musíte nastavit minimálně následující číselníky:
Způsob nastavení lze nejlépe ukázat na případu účtování výdejky zboží v případě oceňování metodou A:
V tomto případě se evidenční cena účtuje takto:
MD 504
DAL 131
Strana DAL se pro jeden sklad obvykle příliš nemění a proto je se nastavení způsobu účtování strany DAL zajistí nastavením účtu v definici skladu (číselník skladů).
Strana MD je závislá na mnoha okolnostech a pro jeden účet zásob na straně DAL může být několik způsobů zaúčtování strany MD. Nejčastěji se mění analytika účtu nebo střediskové členění. Všechny varianty účtování se nastaví v číselníku pohybů ke kterému se dostanete přímo z číselníku skladů pomocí tlačítka 
nebo z menu .
Pro každý typ účtování musíte připravit jeden pohyb. Tyto pohyby se při pořizování výdejky (příjemky) nabízí uživateli, který tak není nucen znát účetnictví, proto je pojmenujte tak, aby jejich významu rozuměl i pracovník, který není zběhlý v účetnictví.
Pohyby se používají též při fakturaci a jelikož fakturace jde někdy bezprostředně po výdeji pracuje program tak, že stejný pohyb, který byl použit na výdejce použije i na faktuře. Způsob zaúčtování se definuje pomocí souvztažnosti.
Typ pohybu slouží k bližšímu určení pohybu - zvolte tedy odpovídající typ. Tyto typy program bude používat k tomu, aby na různých místech nabízel jen vhodné pohyby a nenabízel všechny. Tento filtr se aktivuje především podle obsahu skladu, který je definován v číselníku skladů.
Při pořizování výdejky program též zjistí, zdali existuje více pohybů s jedním typem a pokud ne, tak pohyb vůbec nenabízí. Pohyb v takovém případě automaticky přiřadí položce výdejky - jak je vidět na následujícím obrázku.
Účetní souvztažnost vyberete z číselníku souvztažností. Systém umožňuje, abyste k různým pohybům používali jednu souvztažnost. To se může hodit v případech, kdy pomocí pohybů sledujete nějaké vnitřní důvody výdeje ze skladu. Například můžete mít:
- výdej režijního materiálu - preventivní údržba
- výdej režijního materiálu - zjištěné závady
přitom oba pohyby se mohou účtovat stejně. Podobně lze různé pohyby se stejnou souvztažností použít například pro zamezení funkce umísťovacích pravidel u některých pohybů.
Parametr "Používat" souží k zakázání použití určitého pohybu.
Parametr "Používat pro fakturaci" souží k zakázání použití určitého pohybu na fakturách.
Parametr "Neumísťovat přijímané položky" slouží k tomu, aby obsluha pomocí použití pohybu s takovým nastavením zamezila automatickému umístění na skladová místa*.
*(vlastnost automatického umísťování je standardně vypnuta)
Parametry "Účty příjmu a výdeje z druhu skladové položky" a "Výnosový účet z druhu skladové položky"slouží k tomu, aby bylo možno řídit způsob zaúčtování pomocí zařazení skladové položky k určitému druhu. Číselník druhů obsahuje pole pro účtování příjemek i výdejek a pokud je u pohybu nastaven tento parametr, potom program zjistí, zdali má skladová položka nějaký druh.
Pokud má (tak jako na předchozím obrázku), potom se program při účtování neřídí souvztažností, ale nastavením účtů v číselníku druhů skladových položek (viz následující obrázek)
Parametr "Výnosový účet z číselníku prací a služeb" má podobnou funkci jako předchozí dva parametry, slouží však pouze pro nastavení účtování na fakturách, při fakturaci prací a služeb a účtování se řídí nastavením v číselníku "prací a služeb".
Souvztažnost slouží k přesné definici účtování. Souvztažnosti můžete pořídit v menu .
Základní nastavení pro výdej a fakturaci demonstruje tento obrázek:
Jak bylo výše uvedeno, při účtování výdejky program zaúčtuje nejdříve celou částku výdejky na účet skladu, který je definován v číselníku skladů a potom jednotlivé položky výdejky účtuje podle použitého pohybu (respektive souvztažnosti). Pokud by například narazil na nastavení souvztažnosti z předchozího obrázku, zaúčtoval by spotřebu na stranu MD účtu 504 1. Pokud by výdejka obsahovala členění 1 a 3, tak by jej použil při účtování. Vše by vynásobil koeficientem 1.
Z uvedených vlastností též plyne zásadní závěr.
Každá položka výdejky může mít jiný pohyb. Každá položka výdejky může být účtována na jiný účet a rozúčtována na různá střediska, zakázky a další členění.
Související témata