Půjčovna

Půjčovna je přídavný modul (plugin) IS Vision ERP. Instalace modulu spočívá v rozbalení souboru Pujcovna.zip a nakopírování pluginu (Pujcovna.bpl) do adresáře Vision32\Plugins. Funkce půjčovna je potom přístupná z modulu z hlavního menu systému Vision ERP.

Pod tímto heslem skrývá seznam libovolných položek vybraných na základě evidence dlouhodobého majetku, operativní evidence, skladových karet případně libovolné na agendách nezávislých položek. Tedy obsahem služby může být libovolná nabídka materiálu či služeb.

Modul je určen pro evidenci a fakturaci zápůjček majetku a materiálu mimo firmu.

Aby bylo možné začít pracovat s tímto modulem je potřeba provést jeho některá základní nastavení. Dále pak je třeba, aby některá z výše uvedených agend byla naplněna. Nejprve je tedy potřeba nastavit číselníky speciálně určené pro modul půjčovna (řady, umístění), dále definovat sortiment (podmnožina číselníku služeb), pak je možné začít s evidencí výpůjček.

Jako první je potřeba si rozmyslet co a jak se bude půjčovat a podle toho nastavit řady protokolů (obsahuje řady protokolů pro půjčování a řady pro za/vyřazovací protokoly).

Dále naplnit číselník umístění - jedná se fyzická umístění objektů pro půjčování. V systému není ve všech agendách možnost přiřadit objektu místo, kde se nachází, proto má modul své vlastní prostředky.

Aby bylo možno službu používat v modulu Půjčovna, musí mít nastaveno v číselníku služeb Používat v modulech: Půjčovna, Přijaté objednávky, Uskutečněné plnění.

Každá položka sortimentu pak musí mít nastaveny své položky pro půjčování a jejich umístění.

Je určeno k půjčování skupiny objektů, které funkčně patří k sobě a většinou se používají společně (např. vrtačka, sada vrtáků do železa, stopková bruska a prodlužovačka). Sada má v rámci modulu jednu cenu za půjčení a pracuje se s ní jako s celkem.

Je určeno k půjčování jednotlivých objektů větší ceny, které jsou obvykle vedeny v agendě Majetek (např. obytné kontejnery - buňky). V rámci položky sortimentu je v tomto případě na záložce Půjčované položky seznam všech objektů, které sortiment popisuje. U každého tohoto objektu je předpokládán počet 1 ks a u každého je nastaveno jeho počáteční umístění.

Umožňuje evidovat zápůjčky ve skupinách po zvolených řadách, je možno půjčovat předměty z následujících agend:

Je určeno k půjčování zvoleného typu objektu, který je ve skupině zastoupen větším počtem kusů (např. židle, stůl apod.). Objekt ve skupině má pro všechny kusy stejnou cenu.

Kromě výše uvedených typů sortimentu je možno v modulu používat i ostatní typy (Obecný typ, Doprava,...), pokud mají správně nastaveno Používat v modulech.

Nyní lze přistoupit k samotnému půjčování. Děje se tak ve výše nastavených řadách z nadefinovaných umístění.

V rámci evidence o výpůjčkách se pomocí půjčovacích protokolů zachytí množstevní a časový rozsah zápůjčky. V hlavičce se zachytí společné údaje, jako např. firma odběratele, typ fakturace apod. Položky pak obsahují pohyb jednotlivých objektů vybraných ze sortimentu - tj. jejich množství, cenu, evidenční a výrobní číslo, odkud bylo půjčeno apod.

V rámci položky se pak zachycují jednotlivá částečná (jsou-li přípustná) vrácení se zachycením stavu při vrácení, umístění po vrácení, vracející osobu apod.

Cílem je fakturovat služby obsažené na protokolu odběrateli. Do tohoto procesu vstupují údaje z hlavičky, jako např. Typ fakturace, Jednotka fakturace, Termín zahájení, Fakturovat od atd.

Z položky ovlivňuje fakturaci kromě počtu kusů, délky zápůjčky a ceny za kus hlavně nastavení parametrů Fakturovat a Fakturovat ručně

•

Fakturovat - určuje, že cena položky bude zahrnuta do faktury odběrateli. Můžou se vyskytovat takové položky, které bylo s dodavatelem dohodnuto nefakturovat, případně jde o bonus dodavatele. Ty pak mají nastaveno fakturovat = NE. Položky označené jako Fakturovat se potom všechny vyskytnou v tzv. cyklických fakturách. Zápůjčka bývá obvykle za delší časové období (měsíce až roky u půjčování např. kontejnerů). Fakturační cyklus je naproti tomu měsíční. Tudíž u těchto položek musí být možná opakovaná fakturace s tím, že se tato nesmí opakovat v měsíci vícekrát.

•	Fakturovat ručně - pokud je u položky kromě Fakturovat nastaveno ještě Fakturovat ručně, je režim zachycení ve faktuře odlišný.

•

Kromě cyklicky fakturovaných položek typu "Půjčení kontejneru na 6 měsíců" jsou v půjčovacím protokolu zachyceny i doprovodné služby. Jedná se např. o dopravu kontejneru na určené místo, jeho instalaci případně vyčištění apod. To jsou jednorázové služby, které jsou poskytovány většinou na začátku a na konci zápůjčky. V rámci přípravy protokolu je možno namodelovat celý proces zápůjčky a jednorázové služby pak v patřičný okamžik vyfakturovat tak, že požadované služby na protokolu označíme a stiskneme tlačítko Fakturovat ručně. U každé položky s tímto příznakem je zajištěno, že se může vyskytovat pouze na jedné faktuře.

V rámci vztahu k odběrateli je možno nad protokolem vystavit ještě zálohovou fakturu - aukci. Ta se vystaví z označených položek, kde položky pro cyklickou fakturaci budou vystaveny s množstvím určeným parametrem "Počet měsíců pro fakturaci kauce" z Nastavení parametrů.

Po vytvoření protokolu je možno vytisknout "Protokol o zápůjčce", v případě vrácení položky pak "Potvrzení o vrácení".