Seznam témat:

umístění

popis funkce

možnosti prohlížeče

popis položek

protokoly

fakturace

Umístění

Funkce je umístěna v menu Půjčovna | Evidence o výpůjčkách:

Umístění funkce

Popis funkce

Funkce je určena k vytváření a správě protokolů o zápůjčce, jejich tisku a fakturaci zápůjček. Protokoly pak obsahují informace o zapůjčeném sortimentu, údaje o termínech půjčení - vrácení, o způsobu fakturace, stavu protokolu, stavu jednotlivých zapůjčených položek.

Protokol je nositelem informací o zápůjčce

Prohlížeč evidence o výpůjčkách

 

Pokud chceme založit nový protokol, jsme napřed dotázáni na řadu, do níž chceme protokol zařadit

 

 

a poté je vytvořen protokol, kde číslo dokladu je následující číslo v řadě.

Možnosti prohlížeče

Přímo v  záhlaví prohlížeči karet pořízení investic jsou umístěny funkce určené pro práci s kartami investic:

Funkce nad hlavičkami protokolů o zapůjčení

Popis funkcí

Funkce je určena pro přepočet fakturace.

Funkce, tak jak je to popsané v předchozím obrázku, jsou postupně určené pro vytvoření účetní faktury pro všechny položky protokolu (F6), pro jednorázovou fakturaci vybraných položek (Ctrl+F6) a vytvoření zálohové faktury (F9).

Popis položek

Záznamy jsou podobně jako u jiných evidencí organizovány v číselné řadě, program automaticky čísluje protokoly (číslo dokladu) v rámci jednotlivých řad.

Formulář pro zadání  protokolu o výpůjčkách skládá z více záložek:

základní údaje
doplňkové údaje
faktury protokolu

Záložka základní údaje

Z řady se přenesou některé informace, jejichž hodnoty lze na protokolu změnit. Jsou to:

fakturační jednotka
typ fakturace
den fakturace (v den)
IČ odběratele
celá skupina Členění

Ukázka formuláře - evidence o výpůjčkách - hlavička protokolu

Popis položek:

k fakturaci v cizí (domácí) měně - jedná se o částky (v závislosti na typu fakturace), které se objeví na následující faktuře
fakturováno v cizí (domácí) měně - suma všech fakturovaných částek za protokol
Předmět protokolu je nepovinná stručná charakteristika zápůjčky (např. Lešení na stavbu xyz)
Do položky Vystavil se vloží aktuálně přihlášený uživatel.
Předáno komu - nepovinná položka, která zachycuje osobu, jíž byly zapůjčované objekty fyzicky předány. Lze napovědět kontakty odběratele nebo zapsat volně.
Pole dne zachycuje datum předání. Je přednastaveno na aktuální datum, je možno změnit. Od tohoto datumu se pak začíná odvíjet fakturace.
Členění - event. organizační a účetní začlenění protokolu.
Poznámka - volný text.
Uzavřeno dne - datum uzavření protokolu. Má těsnou vazbu na Typ fakturace a fakturaci jako takovou.
Položky protokolu - seznam ekonomicky vyhodnotitelných záznamů o sjednaných službách, tedy o zapůjčení objektů nebo jejich skupin odběrateli.

 

Ostatní funkce

Funkce po výběru a označení položek hlavičky přesune jejich obsah do seznamu všech položek protokolu - tj. jednotlivých zápůjček. S výhodou se dá použít, pokud je potřeba opravit některou z informací, které se automaticky při vytváření přenášejí z hlavičky a např. byla zadána nesprávná hodnota.

Vytvoří účetní fakturu pro všechny položky protokolu, které mají povoleno fakturovat, nemají nastaveno Fakturovat ručně a jsou fakturovatelné v cyklu (položka je typu Půjčování sad, Půjčování dle evidenčních čísel nebo Skupiny pro půjčování). Při vytváření faktury se hlídá přípustnost termínu vystavení další faktury (dle atributu V den).  

Pro použití při jednorázové fakturaci vybraných položek (např. dopravy apod.). Vytvoří účetní fakturu pro všechny vybrané položky, které mají nastaveno Fakturovat a Fakturovat ručně. Jednou vyfakturovaná položka se už znovu nefakturuje.

Vytvoří zálohovou fakturu pro vystavení kauce za půjčené objekty a s nimi spojené doplňkové služby. Faktura se vytvoří z vybraných položek, jednou vyfakturovaná položka se už znovu nefakturuje.

U cyklické fakturace je prováděna kontrola předčasnosti fakturace, která má zamezit vícenásobnému vystavení cyklické faktury v rámci jednoho měsíce.

 

Položky protokolu

Formulář - položky protokolu - zápůjčky

Popis položek:

Pořadí položky v rámci protokolu

V rámečku Fakturace jsou orientačně spočítány částky:

k fakturaci v cizí (domácí) měně - jedná se o částky za položku (v závislosti na typu fakturace), které se objeví na následující faktuře
fakturováno v cizí (domácí) měně - suma všech fakturovaných částek za položku
Fakturační jednotka - přeneseno z hlavičky protokolu
Fakturovat - umožní některé položky z jinak fakturovaného protokolu z fakturace vyřadit (např. odběrateli zapůjčenou drobnost o jejímž zapůjčení nechceme ztratit přehled, ale je cenově nevýznamná)
Sortiment půjčování - nabízí se ty služby, které mají vybraný mimo jiné nastaveno Používat v modulech - Půjčovna
Název - ze služby přenesený název, možno upravit
Evidenční číslo - je zviditelněné pouze v případě, že služba je typu půjčování Půjčování dle evidenčních čísel.
Cena výchozí - přeneseno ze služby, není možno upravit
Cena nabízená - při založení položky nastavena rovno Cena výchozí. Je možno ji měnit (aplikace slev) a tato cena se bere jako fakturační. V případě vytvoření protokolu ze zakázky je toto pole nastaveno na hodnotu Ceny bez DPH v položce vynásobené poměrem Nabízené a Základní ceny z nabídky.
Množství - půjčované množství. Hodnota tohoto pole je kontrolována, zjišťuje se tzv. disponibilita.

 

Parametry pro vrácení položky

Formulář - parametry vrácení

Po dvojkliku na záznam o vrácení položky se tento otevře k editaci a můžeme některé atributy změnit.

 

Záložka doplňkové údaje

Textové položky ve formuláři evidence o výpůjčkách - hlavička protokolu - záložka doplňkové údaje

Popis položek:

Dny pro fakturaci - dny, které se z týdne počítají jako fakturační (přeneseno z řady)
Hodin ve dni - pro budoucí použití, přeneseno z řady.
Parametry - rozšiřující parametry na úrovni hlavičky protokolu. Zatím bez specifikace využití.

 

Záložka faktury protokolu

Seznam všech doposud vystavených faktur, které se vážou k protokolu za celé období jeho existence. Dvojklikem nebo tlačítkem "Zobrazit fakturu"

si můžeme prohlédnout podrobnosti vybrané faktury.

Formulář evidence o výpůjčkách - hlavička protokolu - záložka faktury protokolu

Disponibilita

V okamžiku půjčování (tvorba protokolu) je třeba vědět, že požadované množství sortimentu je k dispozici. Určuje se pro službu a umístění uvedené na položce. Zjistí se počáteční stav na skladu k danému datu, počet všech v daný okamžik zapůjčených objektů a počet všech vrácených. Tato hodnota se porovná s požadovaným množstvím a v případě, že toto množství převyšuje disponibilní množství, ukáže se varovné hlášení a položku není možno uložit.

Protokoly

Po vytvoření protokolu je možno vytisknout "Protokol o zápůjčce", v případě vrácení položky pak "Potvrzení o vrácení".

Umístění funkce pro tisk

Standardní sestavy - protokolů

Fakturace

Formulář sortimentu pro půjčování - nastavení jakým způsobem se bude fakturovat

Související témata

Restrikce a oprávnění

Řady protokolů

Číselník umístění

Parametry

Fakturace dle zakázek

Sortiment pro půjčování

Zákazníci a jejich výpůjčky